Einwilligungsformulare: Einblicke in die Gestaltung digitaler Einwilligungsformulare

Einwilligungsformulare: Ein vollständiger Leitfaden

Einleitung

Einige Branchen, einschließlich Gesundheitswesen, Banken, Recht und Technologie, benötigen Einverständniserklärungen. Geschäftsinhaber und Manager müssen die geeignete Art von Genehmigungsformular auswählen und anwenden. Anderenfalls kann es seine ursprüngliche gesetzliche Funktion verfehlen.

Es ist wichtig, dem Kunden alle Details mitzuteilen, bevor Sie ein Dokument unterzeichnen.

 Wir haben unten alles beschrieben, was Sie über Einwilligungsformulare wissen müssen, zusammen mit hilfreichen Tipps und Ratschlägen.

Was sind Einwilligungsformulare?

Ein Einwilligungsformular ist ein unterzeichnetes Dokument, das die informierte Erlaubnis einer Person für medizinische Forschung, klinische Studien oder Geschäftstätigkeit enthält. Einwilligungsformulare, auch Freigabeformulare genannt, sind rechtliche Dokumente, die den beteiligten Parteien die schriftliche Genehmigung erteilen, Informationen auszutauschen oder zu erhalten. Sie weisen Verbraucher häufig auf die Gefahren der damit verbundenen Verwendung hin und stellen den Anbieter von allen damit verbundenen Ansprüchen frei. Eine Einwilligungserklärung dient bei Unterzeichnung als Vollmacht und Verzichtserklärung.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung Ihres Kunden oder Verbrauchers einholen, bevor Sie mit irgendeinem weiteren Verfahren fortfahren.

Das Ziel eines Einwilligungsformulars besteht darin, Kunden, Patienten oder Personen über die Informationen zu informieren, die Sie erwerben, die Rechte, die sie aufgeben, und andere relevante Details. Sie garantieren, dass die Kommunikationskanäle zwischen den Parteien offen bleiben und dass die Menschen das Recht haben, informiert zu werden.

Verschiedene Arten von Einwilligungen

Die Einwilligung kann viele Formen annehmen. Verschiedene Aspekte, wie die relevante Branche, die Medien, die rechtlichen Umstände und andere, beeinflussen die von Ihnen verwendete Form der Einwilligung. Sie sollten die vielen Arten von Genehmigungen berücksichtigen, die Ihnen zur Verfügung stehen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wir haben die sechs am weitesten verbreiteten Arten von Berechtigungen aufgeführt, die Sie im Folgenden kennen sollten:

A) Ausdrückliche Zustimmung

Wenn Sie Verbrauchern die Möglichkeit geben, die Nutzung, das Risiko oder die Offenlegung zu akzeptieren, holen Sie die ausdrückliche Erlaubnis ein. Wenn ein Unternehmen beispielsweise mit Verbraucherdaten umgeht, müssen weltweite Datenschutzstandards gesondert vereinbart werden. Diese Regeln zwingen Unternehmen dazu, explizite und schriftliche Offenlegungen über ihre Aktivitäten und darüber, wie Kunden sich abmelden können, zu machen.

B) Aktive Zustimmung

Ähnlich wie bei der ausdrücklichen Zustimmung liegt die aktive Zustimmung vor, wenn Verbraucher einer bestimmten Aussage "aktiv" zustimmen. Die aktive Zustimmung wird durch Klicken auf „Ich stimme zu“ auf einer Webseite oder Unterzeichnung eines Vertrages nachgewiesen.

C) Einverständniserklärung

Wenn Sie eine Einverständniserklärung einholen, teilen Sie dem Subjekt alle Ergebnisse und Auswirkungen seiner Einwilligung mit. Damit die Einverständniserklärung gültig ist, muss der Unterzeichner:

I) Kompetent sein

II) Frei autorisieren

III) Informieren Sie sich gut über die Verwendung und die Gefahren.

IV) Sollte mindestens 18 Jahre alt sein

D) Passive Zustimmung

Passive Zustimmung ist eine Art implizite Zustimmung, bei der der Kunde seine Zustimmung erteilt, ohne gefragt zu werden. Wenn Sie versuchen, Datenschutzbestimmungen einzuhalten, können Sie keine passive Zustimmung verwenden. Sie können jedoch passive Zustimmungsbedingungen verwenden, wenn die Verwendung den Verbraucher nicht wesentlich beeinflusst.

E) Stillschweigende Zustimmung

Unter bestimmten Umständen führt die Beteiligung automatisch zu einer Zustimmung, die als stillschweigende Zustimmung bezeichnet wird. Die meisten Staaten implementieren zum Beispiel eine implizite Zustimmungsregel beim Erwerb eines Führerscheins. In diesem Fall bedeutet stillschweigende Zustimmung, dass Sie sich bereit erklären, den Behörden eine Atemprobe für legitime DWI/DUI-Untersuchungen zur Verfügung zu stellen.

F) Opt-Out-Zustimmung

Die Opt-out-Zustimmung liegt vor, wenn Kunden die Autorisierung jederzeit verweigern oder widerrufen können. Sie können beispielsweise ein Opt-out-Zustimmungsformular einfügen, damit Kunden Cookies auf Ihrer Website ablehnen können. Die Zustimmung wird formalisiert, wenn der Kunde sie weiterhin verwendet, ohne sie abzulehnen.

Best Practices zum Erstellen eines Einwilligungsformulars

Hier sind einige Überlegungen, die Sie beim Erstellen Ihrer Einwilligungserklärung anstellen sollten.

A) Automatisierte Antworten

Einige Felder in einem Formular, wie z. B. Datum und Uhrzeit der Unterschrift des Formulars, können automatisch ausgefüllt werden, um dem Benutzer Zeit zu sparen. Wenn die Person bereits ein Konto auf Ihrer Website hat, können Informationen wie Name und Adresse automatisch in das Formular eingetragen werden.

B) Erstellen Sie ein benutzerfreundliches Layout

Papierformulare sind oft mühsam und auf eine bestimmte Anzahl von Seiten begrenzt. Da für digitale Formulare nicht die gleichen Einschränkungen gelten, können Sie eine benutzerfreundlichere Erfahrung entwickeln. Sie können das Formular beispielsweise übersichtlicher gestalten, indem Sie die Informationen in Abschnitte oder verschiedene Seiten unterteilen.

C) Halten Sie es kurz

Der beste Weg, um fortzufahren, ist, es kurz und bündig zu halten. Natürlich müssen Sie alle relevanten Informationen und Fragen angeben, aber behalten Sie nur das, was Sie wirklich benötigen. Fügen Sie nicht mehr Fragen hinzu, nur um sie zu haben. Stellen Sie sicher, dass jede Anfrage einen Zweck hat.

D) Verwenden Sie bedingte Logik

Basierend auf früheren Antworten kann Ihr Formular Fragen verbergen oder offenlegen. Wenn zum Beispiel die Person, die das Formular ausfüllt, Ja zu der Frage sagt, ob sie Kinder hat oder nicht, kann das Formular als nächstes nach dem Alter der Kinder fragen. Wenn die Frage nach dem Kinderwunsch verneint wurde, würde das Formular die Frage nach dem Alter der Kinder überspringen.

E) Kontextuelle Unterstützung verwenden (Hilfetext)

Das Einfügen von Hilfssprache in das Formular kann dem Benutzer helfen, durch die Fragen zu navigieren. Sie haben nicht genug Platz, um schwierige Themen in Papierform zu erläutern. Sie können Erklärungen und Anleitungen in digitaler Form hinzufügen, indem Sie mit der Maus über einen bestimmten Text fahren oder darauf tippen.

Elemente, die in einer Einwilligungserklärung enthalten sein müssen

Es mag verlockend sein, bestimmte Informationen in Ihrem Einwilligungsformular wegzulassen, um es einfach zu halten oder Platz zu sparen. Das Formular muss jedoch alle Informationen enthalten, die Sie von der Person wünschen, die es ausfüllt, sowie alle Elemente, die Sie von ihnen benötigen.

Beispielsweise sollten Sie gegebenenfalls allgemeine Informationen wie Name, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Krankengeschichte der Person sammeln. Stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Platz für eine Unterschrift bereitstellen. Sie müssen dem Benutzer auch spezifische Informationen zur Verfügung stellen. Wenn es auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollte ein Einwilligungsformular die folgenden sechs Elemente enthalten:

A) Legalität

Überprüfen Sie Ihre Einwilligungsdokumente mit einem Rechtsexperten. Sie können Sie beraten, wenn das Dokument in irgendeiner Weise gegen die öffentliche Ordnung oder das Vertragsrecht verstößt.

B) Papierformatierung

In Ihrem Einwilligungsformular sollten Kopfzeilen, lesbare Schriftarten und einfacher Text verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass es für eine breite Leserschaft geeignet ist.

C) Präzision

Wenn Sie jemanden auffordern, auf seine Rechte zu verzichten, müssen Sie zur Einhaltung des Gesetzes eine detaillierte Liste dessen vorlegen, worauf er verzichtet. Andernfalls riskieren Sie, ihre Rechte zu verletzen oder in Ihren Genehmigungsformularen keine angemessenen Informationen bereitzustellen.

D) Ursache lösen

Ihr Genehmigungsformular sollte eine Freigabeklausel enthalten, der der Käufer zustimmt. Sie entbinden Sie von den Gefahren, die mit der Nutzung Ihrer Waren oder Dienstleistungen verbunden sind.

E) Haftungsbeschränkungsklausel

Der Haftungsverzicht sollte unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass Kunden Sie nicht wegen Anbieternachlässigkeit verklagen werden. Um Durchsetzbarkeit zu erlangen, stellen Sie sicher, dass Ihre Haftungsausschlüsse einen gesetzlichen Haftungsschutz enthalten.

 F) Unterschrift und Datumszeilen

Die letzte Komponente eines Einwilligungsformulars ist bei Bedarf die aktive Einwilligung. Eine aktive Erlaubnis kann die Form einer Unterschrift und einer Datumsgrenze haben oder so einfach sein wie ein „Ich akzeptiere“-Button. Wenn Sie eine stillschweigende Zustimmung verwenden, können Sie diesen Schritt überspringen."

Anwendungsfälle von Einwilligungsformularen

Ein Einwilligungsdokument ist in vielen Rechtsszenarien erforderlich. Es ist schwierig zu verstehen, wie sie abstrakt funktionieren, besonders wenn Sie zum ersten Mal eine schreiben. Wir haben in diesem Abschnitt drei Muster von Einverständniserklärungen in einem hypothetischen Fall beigefügt:

Anwendungsfall 1: Website-Cookies

Das Folgende ist ein Beispiel für ein Online-Geschäft, das an Kunden in Gebieten verkauft, in denen Datenschutzbestimmungen für Verbraucher gelten:

A) Fashion World ist ein Online-Bekleidungshändler für Damen.

B) Sie verkaufen und versenden an Verbraucher auf der ganzen Welt.

C) Um effektiv zu funktionieren, verlässt sich ein Teil ihrer Website auf Cookies.

D) Fashion world hat auf ihrer Website ein aktives Cookie-Zustimmungsformular.

E) Sie halten sich auch an Opt-out-Zustimmungsverfahren.

F) Bestimmte Elemente der Website funktionieren nicht oder sind nicht verfügbar, wenn die Verbraucher den Bedingungen nicht zustimmen.

Anwendungsfall 2: DUI-Tests

Das folgende Beispiel zeigt, wie Regierungen Genehmigungsformulare verwenden:

A) Diana lebt jetzt im Bundesstaat Kalifornien.

B) Sie ist kürzlich umgezogen und möchte einen Führerschein machen.

C) Gemäß den Gesetzen zur stillschweigenden Zustimmung wird der Bundesstaat Kalifornien ihr einen Führerschein ausstellen.

D) Diana stimmt einem akzeptablen DUI-Screening zu, indem sie akzeptiert und auf öffentlichen Straßen fährt.

E) Wenn sie sich weigert, bei einer anschließenden DUI-Kontrolle eine Atemprobe abzugeben, verliert sie automatisch für eine gewisse Zeit ihren Führerschein.

Anwendungsfall 3: Persönliche Gesundheitsinformationen

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für ein Technologieunternehmen im Gesundheitswesen:

A) Heart Beat Rx bietet eine App, die die Herzfrequenz eines Patienten überwacht, organisiert Online-Rezepte, macht individuelle Vorschläge für Kunden und sendet Daten an Ärzte.

B) Heart Beat Rx akquiriert neue Kunden über ein Formular auf dem Begrüßungsbildschirm der App.

C) Vor der Nutzung des Dienstes muss der Kunde seine ausdrückliche und aktive Zustimmung erteilen.

D) Heart Beat Rx enthält in seinem Kunden-Onboarding-Verfahren ein Genehmigungsformular.

E) Wenn der Verbraucher keine Zustimmung erteilt, kann er einige oder alle Funktionen der Anwendung nicht nutzen.

Wer verwendet Einwilligungsformulare?

Einwilligungsformulare werden von Unternehmen verwendet. Sie verwenden sie, um eine Genehmigung für eine bestimmte Aktion zu erteilen. Zu verschiedenen Zeiten müssen Organisationen in bestimmten Branchen wie Gesundheitswesen, Technologie und Finanzen mithilfe von Einwilligungsformularen Einwilligungen einholen. Beauftragen Sie Vertragsanwälte, wenn Sie eine Einwilligungserklärung für Ihre Firma erstellen müssen. Sie sind mit dem Gesetz vertraut und können es auf Ihre spezifischen Umstände anwenden. Vom ersten Entwurf bis zur Vertragsunterzeichnung garantiert Ihnen ein Jurist das Recht auf Einwilligungserklärung.

Online-Formulare vs. Papierformulare in Einwilligungsformularen

Überlegen Sie, wie viele Papier-Einverständniserklärungen Sie jedes Jahr nach Hause schicken. Und wie viele (oder wie wenige) Rücksendungen wurden korrekt ausgefüllt, unterschrieben und rechtzeitig für die jeweilige Tätigkeit zurückgeschickt? Die Digitalisierung von Einwilligungsformularen ist ein hervorragender Ansatz, um den für die Verteilung erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand zu verringern, den Status schnell zu verfolgen und das Ausfüllen von Formularen zu verbessern.

             Papierformulare: Papierstapel im Büro

Papierformulare waren vor zwei Jahrhunderten die Schneide der Büroproduktivität. Es mag schwer vorstellbar sein, also lassen Sie uns ein Bild malen. Damals gab es nur wenige Möglichkeiten, wenn Sie ein Duplikat eines Dokuments benötigten. Möglicherweise haben Sie einen Druckertyp und drucken Kopien für Sie. Sie können den Text sogar von einem Sachbearbeiter handschriftlich schreiben lassen.

Papierformulare steigerten die Effizienz, indem sie gedruckte Anweisungen sowie Platz für Benutzer zum Ausfüllen ihrer Informationen bereitstellten. Es war eine erhebliche Verbesserung gegenüber der Erstellung eines Geschäftsbriefs von Grund auf neu, wenn Sie eine Bestellung oder Anfrage hatten. Heute haben wir eine neue Chance, seit digitale Formen entstanden sind.

Wenn Sie es gewohnt sind, Papierformulare zu verwenden, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie auf die mobile Datenerfassung mit digitalen Formularen umsteigen sollten. Schauen wir uns die Vor- und Nachteile der Verwendung von Papierformularen bei der Arbeit an.

Vorteile der Verwendung von Papierformularen

A) Es wird kein Strom benötigt. Papierformulare erfordern weder die Verwendung einer Batterie noch eine Internetverbindung. Sie sind im Geschäft, wenn Sie eine ebene Fläche, einen Stift und genug Licht zum Sehen haben!

B) Es ist einfach zu übertragen. Was ist, wenn Sie früher von der Arbeit gehen müssen? Mit einem Papierformular können Sie es einem Kollegen anbieten und ihn bitten, es auszufüllen.

C) Niedriger Preis. Fotokopierer und Drucker haben die Kosten für die Herstellung von Kopien gesenkt.

Nachteile der Verwendung von Papierformularen

Papierformulare sind nicht so einfach und nahtlos wie digitale Formulare

A) Die Übertragung ist langsam. Wenn ein Papierformular ausgefüllt ist, muss es an die Zentrale zurückgeschickt werden. Je nach Standort kann dies Stunden oder Tage dauern. Diese Art von Verzögerungen erschweren die Verwaltung Ihres Unternehmens.

B) Es ist schwer zu lesen. Haben Sie schon einmal in aller Eile verfasste Unterlagen gelesen? Die Details sind schwer zu erkennen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter aus dem Außendienst nehmen müssen, um zu klären, was sie auf ihre Papiere schreiben, kostet das Ihr Unternehmen Geld.

C) Die Kosten für den Schutz und die Lagerung von Papier. Laut a Deloitte-Analyse, Es gibt drei langfristige Hauptausgaben im Zusammenhang mit Papieraufzeichnungen: Lagerung, Aufbewahrung sowie Abruf und Entsorgung.

D) Es gibt keine Analytik. Es gibt keine einfache Methode, um Daten in Papierform zu untersuchen, ohne sie erneut in eine Tabellenkalkulation oder ein anderes System einzugeben. Wie können Sie ohne Trenddaten gute Managemententscheidungen treffen?

E) Die Bearbeitungskosten. Wenn Genehmigungen erforderlich sind, muss möglicherweise ein einziges Papierformular von verschiedenen Abteilungen geprüft werden. Der Transport des Papierformulars von einer Abteilung zur nächsten verlangsamt den gesamten Vorgang.

F) Probleme mit der Sicherheit. Papierformulare können im Gegensatz zu digitalen Informationen nicht verschlüsselt werden. Das bedeutet, dass ein verlegtes Papierformular leicht gelesen werden kann! Das Eingehen dieses Risikos sollte mit Vorsicht erfolgen, da sich Betrug zu einem Multimilliarden-Dollar-Geschäft entwickelt hat.

G) Es ist schwierig, Formulardaten auf einen Computer umzuwandeln. Es ist schwer zu analysieren. Es ist schwierig, Informationen von einem Papierformular in einen Computer umzuwandeln, wenn Ihre Organisation sie erhält. Selbst mit Scannern müssen Sie jedes Formular überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen klar sind.

In den 1990er Jahren wurde viel über das papierlose Büro geredet. Damals fehlten bestimmte entscheidende Technologien wie zuverlässige mobile Geräte. Es ist jetzt möglich, ein papierloses Büro zu führen.

Vorteile von Online-Formularen

Online-Formulare können Sie bei der Umstellung auf ein papierloses Büro unterstützen. Neben der Einsparung von Papier und Druck haben digitale oder mobile Formulare folgende Vorteile:

A) Vermeiden Sie die Zahlung von Papierlagergebühren. Wenn Ihre Organisation jedes Jahr Geld ausgibt, um es zu behalten legale Dokumente Anderswo ist es an der Zeit, diese Kosten zu senken. Im Vergleich zu einem traditionellen Records Management Service ist die digitale Speicherung weniger kostspielig.

B) Pflegen Sie Ihre Arbeitsabläufe. Sie müssen nicht Ihre gesamte Arbeitsroutine überarbeiten. Digitale Formulare sind so konzipiert, dass sie in Ihren Workflow passen (z. B. Antragsteller, Genehmiger, Analyse).

C) Stellen Sie eine Verbindung zu Ihrer anderen Software her. Benutzt du Dropbox? Dies ist nur einer der Internetdienste, die mit Ihrem Mobiltelefon verknüpft werden können.

D) Unterstützung für Mobilgeräte. Wählen Sie eine Lösung für mobile Formulare, die sowohl mit Android als auch mit dem iPhone kompatibel ist.

Tool, um mit der digitalen Nutzung von Einwilligungsformularen zu beginnen

Da die große Mehrheit der Menschen Zugang zu einem Smart Device und einem Datentarif hat, können Online-Plattformen bei Kohortenstudien und der Rekrutierung auf der ganzen Welt helfen. Im Allein Vereinigtes Königreich, 84 % aller Haushalte haben Zugriff auf Mobilgeräte und das Internet. Optimierte Datenerfassung, Datenqualität und Online-Überwachung aller Vorteilstechnologien. Es ist erwähnenswert, dass Push-Benachrichtigungen, die in mHealth-Apps sehr nützlich sind, können beim Ausfüllen webbasierter Fragebögen und der Patientenbindung helfen.

Überraschenderweise, elektronische Signaturen sind nicht immer notwendig. Persönliche Informationen, wie die heutigen sicheren Finanztransaktionen, können ausreichen, um den Zugriff auf gesundheitsbezogene Daten und deren Nachverfolgung zu ermöglichen. Tools, die dabei helfen können, diese Einwilligungsformulare digital zu erstellen, sind Formular Ersteller. Einer dieser Online-Formularersteller ist LeadGen-App. Werfen wir einen kurzen Blick auf die 3 einfachen Schritte zum digitalen Erstellen von Einverständniserklärungen.

Schritt 1: Sie können Ihr Formular ganz nach Ihren Wünschen von Grund auf neu erstellen oder einfach aus unserer über 400 Vorlagenkategorie Ihrer Wahl auswählen.

Schritt 2: Sie können das Formular gemäß Ihrer Farbwahl bearbeiten, es zu einem mehrstufigen oder einstufigen Formular machen und verschiedene Arten von Fragetypen haben.

Schritt 3: Sobald Ihr Formular erstellt und gestaltet ist, können Sie es einfach mit einem einfachen Einbettungscode in Ihre Zielseite einbetten.

Und voila! Ihr Formular ist fertig!!

Zusammenfassung

Abhängig von den Umständen können Einwilligungsformulare ausführlich oder einfach sein. Sie beinhalten jedoch in der Regel eine Art Annahme, Genehmigung und Freigabe von Ansprüchen. Da Sie Kunden häufig bitten, in bestimmten Fällen auf ihre Rechte zu verzichten, ist es wichtig, sich an einen zu wenden Anwaltsfinder der Sie bei der Beauftragung des richtigen Anwalts unterstützt, um sicherzustellen, dass ihre Bürgerrechte geschützt werden.

Eine Einwilligungserklärung entbindet Sie nicht von grober Fahrlässigkeit. Es gibt noch Anforderungen und Ziele, die es zu erfüllen gilt. Einverständniserklärungen schützen Sie nur vor realistischen Risiken; andernfalls kann Ihr Haftpflichtversicherer die Deckung ablehnen.