Dieser Artikel erklärt, wie Buchungskontrolle funktioniert in Cliqforms bei Verwendung eSignaturen, welche Informationen erfasst werden und wie Sie (und Ihre Befragten) darauf zugreifen können.
Was ist ein Audit-Trail?
An Buchungskontrolle ist ein sicherer Datensatz, der Folgendes erfasst Wer hat das Formular unterschrieben, wann hat er es unterschrieben, wie hat er es unterschrieben und unter welchen Bedingungen?Es trägt dazu bei, Transparenz, Verantwortlichkeit und die Einhaltung der Vorschriften für digital signierte Formulare sicherzustellen.
Wenn aktiviert, generiert cliqforms automatisch Folgendes:
- A Einreichungs-PDF (Formularantworten)
- An PDF-Datei des Prüfprotokolls (Details zur Unterzeichnung und Verifizierung)
Was passiert nach der Einreichung?
Im Abschnitt „Einreichungen“ (Ansicht des Formularinhabers)
Nach der Einreichung wird der Hauptdatensatz wie folgt angezeigt:
- Alle Formularantworten (wie üblich)
- Unterschriftenfeld:
- Signatur-Vorschau
- Timestamp
- Signaturmodus
- Zwei herunterladbare Dateien:
- Einreichungs-PDF
- PDF-Datei des Prüfprotokolls
Das Einreichungs-PDF enthält
- Übermittlungs-ID
- Einreichungsdatum und -zeit
- Alle Fragen und Nutzerantworten
Die Einreichungs-PDF enthält sowohl Details zur Einreichung als auch zum Prüfprotokoll.
PDF-Datei des Prüfprotokolls enthalten
- Die für die Unterschrift verwendete E-Mail-Adresse wurde verifiziert.
- Signaturtyp und Modus
- Einwilligungsbestätigung
- Timestamp
- IP-bezogene Details
- Quell-URL
- Standort (falls verfügbar)
Dieses Dokument dient als offizieller Nachweis der Unterzeichnung.
Was der Unterzeichner (Endbenutzer) erhält
Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie ein Formular erstellen, das eine Unterschrift erfasst, und eines der Formularelemente ein Textfeld ist, würde das Textfeld in der Übermittlung erscheinen.
Nach der Übermittlung:
- Der Unterzeichner erhält ein Bestätigungsemail
- Die E-Mail enthält:
- Formularantworten
- Signiertes Dokument
- Details zum Prüfprotokoll
Zugriff auf Signaturen über Export (CSV / JSON)
Beim Exportieren von Einreichungen:
- Signaturlinks sind in der CSV/JSON-Datei enthalten.
- Wichtiges Sicherheitsverhalten:
- Wenn der Link in der dieselbe Browsersitzung wenn der Formularinhaber angemeldet ist → Signatur sichtbar
- Wenn geöffnet in Inkognito- oder anderer Browser → Die Signatur wird angezeigt als nicht verfügbar
Dadurch wird sichergestellt, dass die Signaturdaten geschützt bleiben.
Zusammenfassung
Der Audit-Trail in Cliqforms gewährleistet:
- Identitätsprüfung durch OTP-basierte E-Mail-Verifizierung
- Obligatorische Dokumentenprüfung vor der Unterzeichnung
- Sicherer, herunterladbarer Unterschriftennachweis
- Transparenz sowohl für Formularinhaber als auch für Befragte
Es eignet sich ideal für Verträge, Einwilligungsformulare, Genehmigungen und alle Szenarien, in denen Vertrauen und Compliance wichtig sind.
Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung? Wenden Sie sich an unser Support-Team oder lesen Sie verwandte Artikel im Hilfecenter.