Kontaktformulare: Der ultimative Leitfaden

Kontaktformulare: Der ultimative Leitfaden

Einleitung 

Sie sind nicht allein, wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit Kunden in Kontakt zu treten. Während jeder die Notwendigkeit einer effektiven Kundenkommunikation erkennt, haben viele von uns Schwierigkeiten, sie in die Realität umzusetzen. Manchmal liegt dies daran, dass wir keine Kundeneingaben einholen, was es schwieriger macht, zu reflektieren und zu verbessern. Manchmal liegt es daran, dass wir es ihnen nicht leicht machen, uns überhaupt zu kontaktieren.

Der erste Schritt zur Bewältigung dieser Herausforderungen besteht darin, eine Website zu entwickeln, auf der Besucher mehr über Ihr Unternehmen erfahren können. Sie sollten die verwenden Online Form Builder um eine Kontaktseite zu erstellen, damit Sie Kundenanfragen beantworten, exzellenten Kundenservice bieten und Menschen für Ihr Unternehmen begeistern können.

Was ist ein Kontaktformular?

Ein Kontaktformular ist ein Benutzereingabeformular, das es Website- oder App-Benutzern ermöglicht, Informationen einzugeben, die die Website- oder App-Eigentümer möglicherweise sehen. Es ist ähnlich wie beim Senden einer E-Mail, außer dass Sie die Nachricht direkt auf der Seite ausfüllen, anstatt eine E-Mail-Anwendung zu verwenden.

Mit der LeadGen App können Sie ein einfaches und elegantes Kontaktformular erstellen

Das Erstellen von Kontaktformularen ist vielleicht nicht der aufregendste Aspekt des Website-Designs, aber die Implementierung ist aus einer Reihe von Gründen für das Gesamtbild von entscheidender Bedeutung. Gut optimierte Formulare können die Konversionsraten erhöhen und gleichzeitig die Benutzererfahrung verbessern.

Was ist der Zweck eines Kontaktformulars?

Bevor wir die wesentlichen Vorteile von Kontaktformularen und deren Erstellung verstehen, ist es wichtig, ihre Funktion zu verstehen. Insbesondere Kontaktformulare sind spezielle Seiten auf verschiedenen Websites, die es Website-Benutzern ermöglichen, Website-Eigentümer und ihre Kundendienstteams zu kontaktieren.

Was unterscheidet Kontaktformulare von anderen Kundendienstoptionen für die Kontaktaufnahme mit Unternehmen und Websitebesitzern?

Sie gehören höchstwahrscheinlich zu den besten Alternativen für Kunden und Unternehmen. Einerseits können Kunden jederzeit und von jedem Ort aus Kontakt mit den Websitebesitzern aufnehmen. Kontaktformulare sind einfach zu verwenden und unkompliziert auszufüllen. Besucher müssen lediglich ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und eine Bemerkung eingeben. Danach wird die Kommunikation des Kunden sofort an das Unternehmen übermittelt. Unternehmen hingegen müssen ihre E-Mails nicht öffentlich veröffentlichen, können aber dennoch für Kunden verfügbar sein und dringend benötigte Hilfe leisten. Im Ergebnis ist es eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

Vorteile von Kontaktformularen

Die Nutzung von Kontaktformularen bietet Unternehmen mehrere Vorteile. Obwohl wir zuvor einige hervorgehoben haben, konzentrieren wir uns jetzt auf bestimmte Vorteile, die Website-Eigentümer nach der Integration von Kontaktformularen erwarten könnten.

a) Reduzieren Sie Spam-E-Mails

Jeder Unternehmer möchte, dass sein Unternehmen zugänglich und einladend ist. Eine Methode besteht darin, Website-Besuchern alle Kontaktinformationen, einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adressen, zur Verfügung zu stellen. Obwohl viele Besucher dies zu schätzen wissen, können sich andere dafür entscheiden, die bereitgestellten Informationen zu verwenden. Infolgedessen erhalten Unternehmen eine Fülle von Angeboten, Werberabatten und Spam-E-Mails, die ihren Kundenservice-Posteingang verstopfen.

Kontaktformulare eignen sich perfekt, um Kunden die benötigte Unterstützung zu bieten und gleichzeitig Spam-E-Mails zu verhindern.

Spam-Bots, die E-Mail-Adressen von Websites extrahieren, verursachen nicht nur Unordnung, sondern fügen diese Adressen auch häufig zu Internet-Mailinglisten hinzu, was zu schwerwiegenden Sicherheitsproblemen führt. Die am weitesten verbreitete Art von E-Mail-Betrug ist Phishing. Da Kontaktformulare nicht die geschäftliche E-Mail-Adresse anzeigen, sind sie die ideale Antwort, um Kunden die erforderliche Hilfe zu leisten und gleichzeitig Spam-E-Mails zu eliminieren, die Ihren Posteingang schnell überfluten können.

b) Kundensupport rund um die Uhr

Jede Art der Kommunikation hat Vor- und Nachteile, aber die telefonische Kommunikation ist möglicherweise nicht die ideale Option für Unternehmen. Die Telefonleitungen sind häufig besetzt, und im besten Fall werden Kunden in die Warteschlange gestellt.

Auch wenn Ihre Kundenbetreuer einige Stunden brauchen, um auf eine Anfrage zu reagieren, können Sie jederzeit eine Nachricht über ein Kontaktformular senden.

Jedes Unternehmen hat normale Bürozeiten, und es ist unmöglich, jemanden ans Telefon zu bekommen, während das Büro geschlossen ist. Dies führt dazu, dass Kunden manchmal unzufrieden abreisen, da sie die Markenvertreter am frühen Morgen, Nachmittag oder Abend nicht erreichen können. Kontaktformulare beheben dieses Problem schnell. Unabhängig davon, ob Ihre Telefonleitungen besetzt oder geschlossen sind, können Sie jederzeit eine Nachricht über ein Kontaktformular senden. Selbst wenn Ihre Kundendienstmitarbeiter einige Stunden brauchen, um auf eine Anfrage zu antworten, werden die Verbraucher glauben, dass das Unternehmen einen 24-Stunden-Kundendienst bietet.

c) Machen Sie es den Besuchern Ihrer Website einfach

Kunden sind ständig auf der Suche nach neuen Methoden, um mit Website-Eigentümern in Kontakt zu treten. Sie möchten normalerweise eine Frage stellen, ein Problem melden oder ein bestimmtes Produkt loben. Unabhängig von der Situation ist es unerlässlich, den Kunden ein komfortables und einfaches Kommunikationstool zur Verfügung zu stellen. Viele Kunden und Produktanwender zögern, am Telefon nach detaillierten Anliegen zu fragen oder spezifische Schwierigkeiten zu schildern. In diesen Fällen bieten Kontaktformulare den Benutzern die Freiheit, Flexibilität und Privatsphäre, alles zu sagen, was sie wollen, während sie in ihrer Komfortzone bleiben.

Ein einfaches Kontaktformular zieht immer mehr Benutzer an, das Formular ohne viel Aufhebens und Zögern auszufüllen.

Kontaktformulare sind zweifellos eine der einfachsten Methoden, um mit Website-Besuchern zu kommunizieren, da sie lediglich den Namen des Besuchers, seine E-Mail-Adresse und Informationen über den Grund der Kontaktaufnahme (Kommentare, Vorschläge usw.)

d) Verbesserte Nachverfolgung und Verwaltung von Anfragen

Mit der Geschäftsausweitung geht eine Zunahme der Website-Anfragen einher. Ist es möglich, mit der zusätzlichen Arbeitsbelastung Schritt zu halten, ohne ein ganzes Kundendienstteam hinzuzufügen? Es gibt natürlich! Kontaktformulare können Ihnen dabei helfen, die Nachverfolgung und Bearbeitung von Anfragen zu verbessern. Sie können jede Formularübermittlung sehen, sodass Sie dies tun können Kontaktformulare verfolgen und gehen individuell damit um.

Möchten Sie die gesamte Kontakthistorie eines Kunden einsehen oder Anfragen so organisieren, dass Sie sie in chronologischer Reihenfolge beantworten können? Kontaktformulare machen es Ihnen ganz einfach. Darüber hinaus können Sie Anfragen anhand zahlreicher voreingestellter Parameter kategorisieren und so schneller bearbeiten.

e) Sammeln Sie Kundenfeedback und erweitern Sie Ihre E-Mail-Liste

Seit vielen Jahren ist E-Mail eine der effektivsten Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Zielgruppe kostengünstig oder kostenlos zu kontaktieren. Unternehmen können Kontaktformulare verwenden, um nicht nur mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, sondern auch, um ihre Informationen zu sammeln und sie zum Erstellen von E-Mail-Listen zu verwenden.

Das Sammeln von Kundenfeedback ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um seine Kunden besser bedienen zu können.

Unternehmen können daher stärkere E-Mail-Marketingkampagnen entwickeln, die sich an Verbraucher richten, die bereits interessiert und engagiert sind. Die Verbesserung des Website-Traffics, die Steigerung der Lead-Erzeugung und die Erweiterung des Publikums werden viel einfacher. Darüber hinaus kann die Erfassung von Verbraucherdaten, wie z. B. Benutzerstandort und Demografie, Unternehmen bei der Entscheidungsfindung und Zukunftsplanung erheblich unterstützen.

f) Mehrsprachiger Kundenservice

Viele lokale Firmen wachsen schließlich zu weltweiten Unternehmen heran, die ihre Waren und Dienstleistungen in anderen Ländern verkaufen. Daraus ergibt sich natürlich ein weltweiter Kundenstamm, und es kann für Sie schwierig sein, mit Ihrer ausländischen Kundschaft zu kommunizieren. Nicht jeder spricht Englisch, und nicht jeder spricht es fließend. Geschäftsinhaber müssen darauf vorbereitet sein, Anfragen in mehreren Sprachen zu erhalten, und mit den notwendigen Tools ausgestattet sein, um diese zu bearbeiten. Kundentickets in Fremdsprachen sollten von Website-Eigentümern niemals ignoriert werden, da sie möglicherweise wichtige Informationen für ein Unternehmen enthalten.

Websitebesitzer können sich glücklicherweise auf eine mehrsprachige Kundenbetreuung über Kontaktformulare verlassen. Sie können schriftliche Anfragen einfach interpretieren und beantworten, Telefongespräche sind jedoch schwieriger. Damit gehören Missverständnisse und Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme mit internationalen Gästen bald der Vergangenheit an. Sie können die Erwartungen der Verbraucher übertreffen, indem Sie mit allen Kunden in ihrer Muttersprache kommunizieren.

Faktoren, die beim Entwerfen von Kontaktformularen zu berücksichtigen sind

A) Design und Struktur

Das Formular muss so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet werden, damit der Benutzer eine Frage klar formulieren kann. Komplizierte Kontaktformulare können Ärger hervorrufen, was einen potenziellen Verbraucher dazu zwingen kann, Ihre Website zu verlassen und nie wieder zurückzukehren. Um dies zu vermeiden, haben wir eine Liste der wichtigsten Designentscheidungen zusammengestellt:

a) Mehrstufige Formulare: Erwägen Sie die Verwendung von mehrstufigen Formularen, die nachweislich die Abschlussrate erhöhen – insbesondere wenn mehr Informationen angefordert werden. Unterteilen Sie das Formular zum Beispiel in mehrere Phasen, wenn Sie wirklich nach der Berufsbezeichnung oder Telefonnummer fragen müssen. Wenn Sie mehrstufige Formulare verwenden, fügen Sie einen Fortschrittsbalken hinzu. Auf diese Weise können Benutzer feststellen, wie viele Schritte abgeschlossen wurden und wie viele verbleiben. Durch Hervorheben der verbleibenden Gesamtschritte wird der Benutzer aufgefordert, das Verfahren abzuschließen. Bei einem mehrstufigen Verfahren kann es vorkommen, dass Sie um das Ausfüllen weiterer Felder bitten.

b) Vermeiden Sie nicht unbedingt erforderliche Felder: Fragen Sie nicht nach mehr Informationen als unbedingt notwendig. In der Regel reichen der Name und die E-Mail-Adresse aus – Sie können später jederzeit weitere Fragen stellen. Das wichtigste Element ist die E-Mail-Adresse – sobald Sie diese haben, haben Sie einen offenen Kommunikationskanal mit ihnen, bis sie sich entscheiden, sich abzumelden.

c) Etiketten oben links: Es hat sich herausgestellt, dass das Platzieren der Feldbeschriftungen über jedem Feld auf der linken Seite besser funktioniert als die Beschriftung links daneben. Dies liegt daran, dass es weniger Augenaufmerksamkeit erfordert, um Informationen aus einem bestimmten Feld aufzunehmen. Es ist ein kleiner Unterschied, aber es trägt zu einer besseren Benutzererfahrung bei. Drop-down-Menüs: Die Verwendung eines Drop-down-Menüs bei einem bestimmten Satz von Antworten ist eine zuverlässige Methode, um die Möglichkeiten zum Ausfüllen von Formularen zu verbessern. Es erleichtert auch die Verwaltung der Daten, wenn sie in Ihrer CRM-Software ankommen.

B) CRM-Integration

Für die besten Ergebnisse sollte Ihr Kontaktformular mit einem CRM-System (Customer Relationship Management) gekoppelt sein. Ein solches System garantiert, dass Anfragen nach der Reihenfolge ihres Eingangs gruppiert und je nach Art der Anfrage klassifiziert werden. Ein CRM-System hilft den Mitarbeitern, Fragen schneller zu bearbeiten, da sie über eine strukturierte Benutzeroberfläche verfügen.

Ein gut organisiertes Design wie dieses verringert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Abfrage im System verloren geht und ignoriert wird. Wenn es keine Antwort gibt, wirkt es unprofessionell, und der enttäuschende Lead geht an Ihre Konkurrenten, anstatt bei Ihnen zu kaufen. Darüber hinaus kann das CRM-System das Kontaktformular mit anderen Systemen verbinden, was bedeutet, dass die gesammelten Informationen verwendet werden können, um das Kundenprofil zu entwickeln und als Ergebnis bei der Erstellung einer gezielteren Marketingkampagne zu helfen.

C) Für Mobilgeräte optimieren:

Da mobile Geräte weit verbreitet sind, um auf das Internet zuzugreifen, ist es eine gute Idee, zu überprüfen, ob Ihre Formulare auf diesen Geräten richtig angezeigt und ausgeführt werden. Hier sind ein paar einfache Ideen zur mobilen Optimierung:

a) Sicherstellen, dass die Tastatureingabe automatisch auf Buchstaben oder Zahlen eingestellt wird.

b) Die integrierten Funktionen des Geräts, wie z. B. Geolokalisierung und Datumsauswahl, wurden verwendet, um die Eingabe von Benutzerdaten zu erleichtern.

c) Das Aktivieren des Feldfokus vergrößert das Feld, in das Benutzer tippen, und beseitigt Schwierigkeiten, die durch die Bildschirmgröße mobiler Geräte verursacht werden.

D) Optionsfelder vs. Checkboxen vs. Dropdowns

Die Verwendung von Optionsfeldern, Kontrollkästchen und Dropdown-Optionen ist ein weiterer wunderbarer Ansatz, um Ihre Formulare zu vereinfachen und die Konversionsraten zu verbessern. Wenn es nur wenige Alternativen gibt und der Benutzer nur eine auswählen kann, sind Optionsfelder ein hervorragendes Werkzeug. Kontrollkästchen sind eine ideale Wahl, wenn Sie eine begrenzte Anzahl zulässiger Antworten haben, aber möchten, dass der Benutzer mehr als eine auswählt, oder wenn Sie möchten, dass eine Person einfach „Ja oder Nein“ sagt, wie im Anmeldeformular der Leadgen App.

Dropdown-Menüs sind nützlich, um zahlreiche Alternativen anzuzeigen, wenn der Benutzer nur eine auswählen kann. Drop-down-Menüs hingegen erfordern eine größere kognitive Anstrengung des Benutzers. Wenn der Benutzer glaubt, dass das Formular schwer auszufüllen ist, ist es nicht so effektiv, wie es sein könnte. Um diese Probleme zu vermeiden, wählen Formulardesigner Optionsfelder statt Dropdown-Menüs, wenn die Anzahl der ausgewählten Alternativen begrenzt ist.

E) Testen, testen, testen!!!

Wenn Sie Verbraucherfeedback zum Kontaktformular sammeln, sollten Sie Verbesserungen vornehmen, um die allgemeine Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Testen Sie das Formular, um sicherzustellen, dass alles wie geplant funktioniert. Nichts ist schlimmer als Website-Probleme, da sie die Unzufriedenheit der Benutzer und eine niedrigere Gesamtkonversionsrate verursachen.

Sie können mit neuen Funktionen wie der vorausschauenden Dateneingabe und einer Reihe von Dateneingabeformularen experimentieren. Fordern Sie Beiträge von Ihrer Benutzerbasis an, um festzustellen, was fehlt und was aufgenommen werden sollte. Wenn Sie einfach fragen, werden Sie erstaunt sein, wie viele Informationen Einzelpersonen geben werden.

Effektive Vorlagen für schöne Kontaktformulare

Sie können ein Kontaktformular für Ihre Website erstellen, indem Sie das verwenden Mit LeadGen-App Formulare und Auswahl einer Vorlage. Sie wurden alle von erfahrenen Designern erstellt, und Sie können ihr Aussehen und ihre Kategorien leicht an Ihre Anforderungen anpassen. Sehen Sie sich zunächst die Vorlagen unten an.

I) Standard-Kontaktformulare

Diese Vorlage enthält alle wesentlichen Felder: Vor- und Nachname, Kontaktinformationen und Platz für eine kurze Nachricht. Es ist eine vielseitige Lösung, die eine breite Palette von Gruppen anspricht, darunter Verbraucher, Geschäftspartner, Personalvermittler und andere.

Es ist erwähnenswert, dass Sie wie bei den anderen Vorlagen das Farbschema und den Stil ändern können, um sie an Ihre Botschaft und Marke anzupassen.

II) Mehrstufiges Kontaktformular

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie Personen dazu bringen möchten, sich für ein Programm oder einen Dienst anzumelden. Das mehrstufige Formular ist in drei Teile gegliedert, die Kunden bei der Registrierung helfen.

Dies macht den Anmeldeprozess einfacher und weniger einschüchternd als eine einzelne lange Seite. Längere Formulare wie dieses sollten auf einer separaten Kontaktseite auf Ihrer Website platziert werden.

III) Kontaktformular für Vertriebsleiter

Wenn Sie Leads erstellen möchten, verwenden Sie dieses Kontaktformular. Es bietet Benutzern einen Ort, an dem sie ihr Unternehmen und ihre Position ausfüllen und nach Kontaktinformationen fragen können. Dadurch erhalten Sie einen besseren Einblick in potenzielle Kunden und können Ihren Targeting-Ansatz optimieren.

IV) Kontaktformular für Preisangebote

Für viele Unternehmen, wie z. B. Beratung, Hauswartung, Immobilien und andere, ist die erste Frage, die Website-Besucher haben, wie viel Ihre Dienstleistungen kosten. Indem Sie in Ihrem Formular eine präzise Sprache verwenden, können Sie potenzielle Kunden dazu drängen, sich nach den Preisen zu erkundigen. Die Überschrift „Angebot anfordern“ ersetzt das herkömmliche „Kontaktieren Sie uns“ in der Vorlage unten, und ein Dropdown-Menü ermöglicht es Besuchern, einen Service auszuwählen.

V) Feedback-Kontaktformular

Kundenfeedback ist häufig Ihre beste Ressource für Verbesserungen und Wachstum. Wenn Sie möchten, dass Verbraucher ihre Erfahrungen teilen, sollten Sie ein Feedback-Formular anstelle eines herkömmlichen Kontaktformulars einfügen. Durch die Frage "Bitte teilen Sie Ihr Feedback?" im themenbereich macht dieses kontaktformular-design deutlich, worum es in der nachricht gehen soll.

Abschließende Überlegungen

Kontaktformulare gibt es schon so lange wie das Internet, und sie erfüllen einen entscheidenden Zweck. Sie lassen Kunden Fragen stellen, um ein Problem oder Anliegen anzusprechen. Dies könnte das Einzige sein, was einen Käufer davon abhält, einen Kauf zu tätigen. Daher müssen Sie den Prozess des Stellens einer Frage und des Erhaltens einer Antwort so einfach und effizient wie möglich gestalten. 

Es liegt in Ihrem eigenen Interesse, äußerst nützliche Kontaktformulare zu entwerfen, da sie Ihnen die E-Mail-Adresse des Kunden und somit eine Möglichkeit bieten, ihn häufig zu kontaktieren. Um Kunden auf dem Laufenden zu halten, müssen Sie sie bitten, sich für Werbebotschaften anzumelden. Diese Vorschläge können Ihnen den Einstieg erleichtern. Sobald Sie Ihr Kontaktformular eingerichtet haben, können Sie in Zukunft immer Verbesserungen in Abhängigkeit von Kundenfeedback vornehmen.

Mit LeadGen-App ermöglicht es Ihnen, in wenigen Minuten saubere und moderne Designs zu erstellen. Bevor Sie Formulare von Grund auf neu erstellen, beginnen Sie mit gebrauchsfertigen, auf Mobilgeräte reagierenden Vorlagen und passen Sie sie an Ihre Spezifikationen an. Versuch es jetzt, um Reibungsverluste zu verringern und das Kundenerlebnis zu verbessern!

PS Denken Sie daran, Ihre Formulare so einfach und klar wie möglich zu halten!