Formularios de contacto: la guía definitiva

Formularios de contacto: la guía definitiva

Introducción 

No estás solo si tienes dificultades para conectar con los clientes. Si bien todo el mundo reconoce la necesidad de una comunicación eficaz con el cliente, muchos de nosotros encontramos dificultades para hacerla realidad. A veces esto se debe al hecho de que no solicitamos la opinión de los clientes, lo que dificulta la reflexión y la mejora. A veces es porque no les facilitamos ponerse en contacto con nosotros en primer lugar.

El primer paso para solucionar estos desafíos es desarrollar un sitio web donde los visitantes puedan obtener más información sobre su empresa. Deberías usar el constructor de formularios en línea para crear una página de contacto para que pueda responder las consultas de los consumidores, brindar un excelente servicio al cliente y entusiasmar a las personas con su negocio.

¿Qué es un formulario de contacto?

Un formulario de contacto es un formulario de entrada de usuario que permite a los usuarios del sitio web o de la aplicación ingresar información que los propietarios del sitio web o de la aplicación pueden ver. Es similar a enviar un correo electrónico, excepto que en lugar de usar una aplicación de correo electrónico, simplemente completa el mensaje directamente en la página.

Puede crear un formulario de contacto simple y elegante con la aplicación LeadGen

La creación de formularios de contacto puede no ser el aspecto más emocionante del diseño de sitios web, pero la implementación es vital por varias razones generales. Los formularios que están bien optimizados pueden mejorar las tasas de conversión al mismo tiempo que mejoran la experiencia del usuario.

¿Cuál es el propósito de un formulario de contacto?

Antes de comprender los beneficios significativos de los formularios de contacto y cómo hacerlos, es importante comprender su función. Los formularios de contacto, en particular, son páginas dedicadas en varios sitios web que permiten a los usuarios del sitio web ponerse en contacto con los propietarios del sitio y sus equipos de servicio al cliente.

¿Qué distingue a los formularios de contacto de otras opciones de servicio al cliente para comunicarse con empresas y propietarios de sitios?

Es probable que se encuentren entre las mejores alternativas tanto para clientes como para empresas. Por un lado, los clientes pueden contactar con los propietarios de los sitios en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los formularios de contacto son fáciles de usar y fáciles de completar. Los visitantes simplemente deben ingresar su nombre, dirección de correo electrónico y un comentario. Después de eso, la comunicación del cliente se entrega inmediatamente a la empresa. Las empresas, por otro lado, no están obligadas a publicar sus correos electrónicos al público, pero aún pueden estar disponibles para los clientes y brindar la ayuda que tanto necesitan. Como resultado, es una situación de ganar-ganar para ambas partes.

Beneficios de los formularios de contacto

El uso de formularios de contacto proporciona a las empresas varias ventajas. Aunque anteriormente hemos destacado varios, ahora nos concentraremos en los beneficios particulares que los propietarios de sitios web pueden esperar después de integrar los formularios de contacto.

a) Reducir los correos electrónicos no deseados

Todos los dueños de negocios quieren que su empresa sea accesible y acogedora. Un método es proporcionar toda la información de contacto, incluidos números de teléfono y direcciones de correo electrónico, a los visitantes del sitio web. No obstante, aunque muchos visitantes aprecian esto, otros pueden optar por utilizar la información proporcionada. Como resultado, las empresas reciben una gran cantidad de ofertas, descuentos promocionales y correos electrónicos no deseados que obstruyen su bandeja de entrada de servicio al cliente.

Los formularios de contacto son perfectos para ofrecer la asistencia necesaria a los clientes y evitar los correos electrónicos no deseados.

Además de crear desorden, los robots de spam que extraen direcciones de correo electrónico de los sitios web agregan con frecuencia estas direcciones a las listas de correo de Internet, lo que plantea graves problemas de seguridad. El tipo más frecuente de estafa por correo electrónico es el phishing. Debido a que los formularios de contacto no muestran la dirección de correo electrónico comercial, son la respuesta ideal para brindar la ayuda necesaria a los clientes y eliminar los correos electrónicos no deseados que pueden abrumar rápidamente su bandeja de entrada.

b) Atención al cliente 24/7

Cada modo de comunicación tiene ventajas y desventajas, pero la comunicación telefónica puede no ser la opción ideal para las organizaciones. Las líneas telefónicas suelen estar ocupadas y, en el mejor de los casos, los clientes se colocan en la cola de espera.

Incluso si sus empleados de atención al cliente tardan algunas horas en reaccionar a una consulta, siempre puede enviar un mensaje utilizando un formulario de contacto.

Todos los negocios tienen un horario de oficina normal y es imposible conseguir que alguien conteste el teléfono mientras la oficina está cerrada. Como resultado, los clientes a veces se van insatisfechos, ya que no puede contactar a los representantes de la marca temprano en la mañana, tarde o noche. Los formularios de contacto solucionan este problema rápidamente. Ya sea que sus líneas telefónicas estén ocupadas o cerradas, siempre puede enviar un mensaje utilizando un formulario de contacto. Incluso si su personal de servicio al cliente tarda algunas horas en responder a una consulta, los consumidores creerán que la empresa brinda servicio al cliente las 24 horas.

c) Hacer que sea sencillo para los visitantes de su sitio web

Los clientes buscan constantemente nuevos métodos para interactuar con los propietarios de sitios web. Por lo general, quieren hacer una pregunta, informar un problema o felicitar un producto específico. Sea cual sea la situación, es fundamental proporcionar a los clientes una herramienta de comunicación cómoda y sencilla. Muchos clientes y usuarios de productos dudan en preguntar sobre inquietudes detalladas o describir dificultades específicas por teléfono. En esos casos, los formularios de contacto brindan a los usuarios la libertad, la flexibilidad y la privacidad para decir lo que quieran mientras permanecen dentro de su zona de confort.

Un formulario de contacto simple siempre atrae a más usuarios para completar el formulario sin problemas ni dudas.

Los formularios de contacto son sin duda uno de los métodos más sencillos para comunicarse con los visitantes de un sitio web, ya que simplemente exigen el nombre del visitante, dirección de correo electrónico e información sobre el motivo del contacto (comentarios, sugerencias, etc.)

d) Mejor seguimiento y gestión de consultas.

Con la expansión del negocio viene un aumento en las consultas del sitio web. ¿Es posible mantenerse al día con la carga de trabajo adicional sin agregar un equipo completo de servicio al cliente? ¡La hay, por supuesto! Los formularios de contacto pueden ayudarlo a mejorar el seguimiento y el manejo de las consultas. Podrá ver cada envío de formulario, lo que le permitirá seguimiento de formularios de contacto y manejarlos individualmente.

¿Quieres ver todo el historial de contacto de un cliente u organizar las consultas para poder responderlas en orden cronológico? Los formularios de contacto te lo pondrán todo muy fácil. Además, puede optar por clasificar las consultas en función de numerosos parámetros preestablecidos y así trabajar con ellos más rápidamente.

e) Recopile comentarios de los consumidores y amplíe su lista de correo electrónico

Durante muchos años, el correo electrónico ha sido una de las formas más efectivas para que las empresas se comuniquen con su público objetivo a bajo costo o sin costo alguno. Las empresas pueden usar formularios de contacto no solo para mantenerse en contacto con sus clientes, sino también para recopilar su información y utilizarla para desarrollar listas de correo electrónico.

La recopilación de comentarios de los clientes es de suma importancia para que cualquier empresa sirva mejor a sus clientes.

Por lo tanto, las empresas pueden diseñar campañas de marketing por correo electrónico más sólidas dirigidas a consumidores que ya están interesados ​​y comprometidos. Mejorar el tráfico del sitio web, aumentar la creación de clientes potenciales y expandir la audiencia será mucho más fácil. Además, la adquisición de datos de los consumidores, como la ubicación del usuario y la demografía, puede ser de gran ayuda para las empresas durante la toma de decisiones y los procedimientos de planificación futura.

f) Atención al cliente multilingüe

Muchas empresas locales eventualmente se convierten en empresas mundiales que venden sus productos y servicios en otras naciones. Naturalmente, esto da como resultado una base de consumidores mundial, y puede que le resulte difícil comunicarse con su clientela extranjera. No todos hablan inglés y no todos lo hablan con fluidez. Los empresarios deben estar preparados para recibir consultas en varios idiomas y estar equipados con las herramientas necesarias para atenderlas. Los propietarios de sitios web nunca deben ignorar los tickets de clientes en idiomas extranjeros, ya que pueden incluir información importante para una empresa.

Afortunadamente, los propietarios de sitios pueden confiar en la atención al cliente multilingüe a través de formularios de contacto. Simplemente pueden interpretar y responder consultas escritas, sin embargo, las conversaciones telefónicas son más difíciles. Como resultado, los malentendidos y las dificultades para establecer un contacto claro con los invitados internacionales pronto serán cosa del pasado. Puede ir más allá de las expectativas del consumidor comunicándose con todos los clientes en su idioma nativo.

Factores a considerar al diseñar formularios de contacto

A) Diseño y Estructura

El formulario debe ser lo más fácil de usar posible, permitiendo al usuario expresar una pregunta de manera clara. Los formularios de contacto complicados pueden generar molestias, lo que puede obligar a un consumidor potencial a abandonar su sitio web y nunca regresar. Para evitar esto, hemos desarrollado una lista de las opciones de diseño más importantes que se deben tomar:

a) Formularios de varios pasos: Considere utilizar formularios de varios pasos, que se ha demostrado que aumentan las tasas de finalización, especialmente cuando se solicita más información. Por ejemplo, divida el formulario en varias fases si realmente debe solicitar el título del trabajo o el número de teléfono. Cuando utilice formularios de varios pasos, incluya una barra de progreso. Esto permite a los usuarios determinar cuántos pasos se han realizado y cuántos quedan. Al resaltar cuántos pasos quedan en total, se anima al usuario a completar el procedimiento. Al utilizar un procedimiento de varios pasos, es posible que se salga con la suya solicitando que se completen más campos.

b) Evite los campos no esenciales: No pida más información de la absolutamente necesaria. Por lo general, el nombre y la dirección de correo electrónico son suficientes; siempre puede hacer más preguntas después. El elemento más importante es la dirección de correo electrónico: una vez que la tenga, tendrá un canal abierto de comunicación con ellos hasta que decidan darse de baja.

c) Etiquetas superiores izquierdas: Se ha establecido que colocar las etiquetas de campo encima de cada campo a la izquierda funciona mejor que tener la etiqueta al lado de la izquierda. Esto se debe a que se necesita menos atención visual para absorber información de un campo específico. Es una pequeña distinción, pero contribuye a una mejor experiencia de usuario. Menús desplegables: Usar un menú desplegable cuando hay un conjunto específico de respuestas es una técnica confiable para aumentar las posibilidades de completar el formulario. También hace que los datos sean más fáciles de administrar cuando llegan a su software de CRM.

B) Integración CRM

Su formulario de contacto debe combinarse con un sistema CRM (gestión de relaciones con el cliente) para obtener los mejores resultados. Dicho sistema garantiza que las consultas se agrupen en el orden en que fueron recibidas, así como clasificadas según la naturaleza de la consulta. Un sistema de CRM ayuda al personal a resolver las preguntas más rápidamente, ya que tienen una interfaz de usuario estructurada.

Un diseño bien organizado como ese disminuye la probabilidad de que una consulta se pierda en el sistema y se ignore. Si no hay respuesta, parecerá poco profesional y la ventaja decepcionante será para sus rivales en lugar de comprarle a usted. Además, el sistema CRM puede conectar el formulario de contacto con otros sistemas, lo que significa que la información recopilada se puede utilizar para desarrollar el perfil del cliente y, como resultado, ayudar a crear una campaña de marketing más enfocada.

C) Optimizar para dispositivos móviles:

Dado que los dispositivos móviles se usan ampliamente para acceder a Internet, es una buena idea verificar que sus formularios se muestren y funcionen correctamente en estos dispositivos. Aquí hay algunas ideas fáciles de optimización móvil:

a) Asegurarse de que la entrada del teclado se establezca automáticamente en letras o números.

b) Las funcionalidades integradas del dispositivo, como la geolocalización y un selector de fechas, se utilizaron para facilitar la entrada de datos del usuario.

c) Habilitar el enfoque de campo amplía el campo en el que escriben los usuarios, lo que elimina las dificultades causadas por el tamaño de la pantalla de los dispositivos móviles.

D) Botones de radio Vs Casillas de verificación Vs Menús desplegables

El uso de botones de radio, casillas de verificación y opciones desplegables es otro enfoque maravilloso para simplificar sus formularios y mejorar las tasas de conversión. Cuando existen pocas alternativas y el usuario puede elegir solo una, los botones de radio son una excelente herramienta. Las casillas de verificación son una opción ideal si tiene un número limitado de respuestas permitidas pero desea que el usuario elija más de una, o si desea que una persona simplemente diga "sí o no", como en el formulario de registro de la aplicación Leadgen.

Los menús desplegables son útiles para presentar numerosas alternativas cuando el usuario solo puede elegir una. Los menús desplegables, por otro lado, necesitan un mayor esfuerzo cognitivo por parte del usuario. Si el usuario cree que el formulario es difícil de completar, no es tan efectivo como podría ser. Para evitar estos problemas, los diseñadores de formularios eligen botones de radio en lugar de menús desplegables cuando el número de alternativas seleccionadas es limitado.

E) ¡Prueba, Prueba, Prueba!

A medida que recopila comentarios de los consumidores en el formulario de contacto, considere realizar mejoras para mejorar la usabilidad general. Pruebe el formulario para asegurarse de que todo funcione según lo planeado. No hay nada peor que los problemas del sitio web, ya que provocan la insatisfacción del usuario y una tasa de conversión general más baja.

Puede experimentar con nuevas funciones como la entrada de datos predictivos y una variedad de formularios de entrada de datos. Solicite información de su base de usuarios para determinar qué falta y qué debe incluirse. Si simplemente pregunta, se sorprenderá de la cantidad de información que proporcionarán las personas.

Plantillas efectivas para hermosos formularios de contacto

Puede crear un formulario de contacto para su sitio web utilizando el Aplicación LeadGen formularios y seleccionando una plantilla. Todos están hechos por diseñadores experimentados, y puede modificar fácilmente su apariencia y categorías para cumplir con sus requisitos. Para comenzar, consulte las plantillas a continuación.

I) Formularios de contacto estándar

Esta plantilla tiene todos los campos esenciales: nombre y apellido, información de contacto y espacio para un mensaje breve. Es una solución versátil que atrae a una amplia gama de grupos, incluidos consumidores, socios comerciales, reclutadores de empleo y otros.

Vale la pena señalar que, al igual que el resto de estas plantillas, puede cambiar la combinación de colores y el estilo para que se ajusten a su mensaje y marca.

II) Formulario de contacto de varios pasos

Esta es la plantilla que debe usar si desea que las personas se registren en un programa o servicio. El formulario de varios pasos se divide en tres partes que ayudan a los clientes a través del procedimiento de registro.

Esto hace que el proceso de registro sea más fácil y menos intimidante que una sola página larga. Los formularios más largos, como este, deben colocarse en una página de contacto separada en su sitio web.

III) Formulario de contacto de clientes potenciales de ventas

Si desea crear clientes potenciales, utilice este formulario de contacto. Proporciona un lugar para que los usuarios completen su empresa y puesto, además de solicitar información de contacto. Esto le brinda una mejor perspectiva de los clientes potenciales, lo que le permite optimizar su enfoque de orientación.

IV) Formulario de contacto de cotización de precios

Para muchas empresas, como consultoría, mantenimiento del hogar, bienes raíces y otras, la primera consulta que tienen los visitantes del sitio es cuánto cuestan sus servicios. Al utilizar un lenguaje preciso en su formulario, puede instar a los posibles clientes a consultar sobre los precios. El encabezado "Obtener una cotización" reemplaza el convencional "Contáctenos" en la plantilla a continuación, y un menú desplegable permite a los visitantes elegir un servicio.

V) Formulario de contacto para comentarios

Los comentarios de los clientes suelen ser su mejor recurso para mejorar y crecer. Si desea que los consumidores compartan sus experiencias, debe incluir un formulario de comentarios en lugar de un formulario de contacto convencional. Al preguntar "¿Por favor comparta sus comentarios?" en el área temática, este diseño de formulario de contacto hace que sea obvio de qué debe tratarse el mensaje.

Consideraciones Finales:

Los formularios de contacto han existido durante tanto tiempo como Internet y tienen un propósito crucial. Permiten que los clientes hagan preguntas para abordar un problema o inquietud. Esto podría ser lo único que impide que un comprador realice una compra. Como resultado, debe hacer que el proceso de hacer una pregunta y recibir una respuesta sea lo más simple y eficiente posible. 

Le conviene diseñar formularios de contacto extremadamente útiles, ya que le brindan la dirección de correo electrónico del cliente y, como resultado, un medio para contactarlo con frecuencia. Para mantener informados a los clientes, debe pedirles que opten por recibir mensajes promocionales. Estas sugerencias pueden ayudarlo a comenzar. Una vez que haya establecido su formulario de contacto, siempre puede realizar mejoras en función de los comentarios de los clientes en el futuro.

Aplicación LeadGen le permite generar diseños limpios y modernos en cuestión de minutos. Antes de crear formularios desde cero, comience con plantillas listas para usar que respondan a dispositivos móviles y modifíquelas según sus especificaciones. Pruébalo ¡ahora mismo para disminuir la fricción y mejorar la experiencia del cliente!

PS ¡Recuerde mantener sus formularios lo más básicos y claros posible!