Cómo optimizar su flujo de trabajo con IA

Aumente la eficiencia con herramientas de IA

¿Se siente abrumado al intentar mantenerse al día con la optimización diaria del flujo de trabajo con IA? A medida que las tareas se acumulan y las cosas se escapan, es probable que sueñe despierto con recuperar esas horas perdidas. ¿Qué pasaría si pudiera delegar tareas repetitivas a un asistente que trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin quejarse?

La inteligencia artificial (IA) es esa mano amiga digital que estabas esperando. Según una investigación de McKinsey, la implementación de soluciones de IA en sus flujos de trabajo puede ahorrar hasta un 30% de su semana laboral.

Siga estas mejores prácticas para optimizar los flujos de trabajo mediante IA. Primero, evaluaremos dónde se está estancando en el trabajo mundano. Luego, después de evaluar diferentes herramientas de IA, considere tomar una curso de científico de datos para profundizar su comprensión. A continuación, integre soluciones automatizadas en áreas clave como servicio al cliente, informes y procesamiento de facturas.

Aprenderás a Personalizar IA a sus necesidades únicas con plataformas sin código. 

También cubriremos tácticas de implementación diseñadas para una adopción a largo plazo. Pronto medirá los increíbles resultados de los flujos de trabajo ordenados, lo que le permitirá ahorrar tiempo y dinero a su empresa. El futuro del trabajo eficiente ya está aquí: ¿está preparado para integrar la IA?

Identificar tareas repetitivas

El primer paso para optimizar el flujo de trabajo es analizar los procesos actuales para identificar tareas mundanas y repetitivas que puedan automatizarse. Examine las áreas en las que los empleados se atascan en el trabajo administrativo, como la entrada manual de datos, la elaboración de informes, la redacción de contenidos y otras responsabilidades rutinarias. 

Estas tareas repetitivas son objetivos principales para la automatización de la IA. Por ejemplo, la entrada de datos para aspectos como información de clientes, ventas, inventario, etc. puede aprovechar las herramientas de clasificación e ingesta de datos de IA para importar y organizar información con poca supervisión humana. La elaboración de informes es otra área en la que sobresale la IA: los algoritmos del lenguaje natural pueden convertir los datos en resúmenes escritos. 

La redacción de contenido también se beneficia de la automatización de la IA para los primeros borradores de elementos como descripciones de productos, eslóganes, contenido web, etc. La clave es determinar tareas repetitivas de gran volumen en las que la IA puede ahorrar la mayor cantidad de tiempo.

Evalúe el software de escritura de IA

El software de redacción con inteligencia artificial utiliza el procesamiento del lenguaje natural para generar contenido escrito original. Las herramientas más avanzadas pueden incorporar contexto y puntos de datos de fondo para producir artículos, publicaciones en redes sociales, contenido de blogs y más, adaptados a las necesidades de una organización. En comparación con la contratación de personal de marketing, Herramientas de escritura de IA Proporciona un enorme ahorro de tiempo y dinero. 

También permiten escalar, crear versiones, localizar y personalizar contenido de forma instantánea. Por ejemplo, un sitio de comercio electrónico puede generar automáticamente descripciones de productos diarias personalizadas para cada segmento de usuarios. La IA mejora continuamente su redacción mediante algoritmos de aprendizaje automático. Y nunca se cansa, trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana y cuesta una fracción de lo que cuestan los redactores humanos. 

Empresas como Frase, Copysmith e INK ofrecen plataformas de escritura de inteligencia artificial de nivel empresarial para evaluar. La calidad de los resultados continúa mejorando a medida que los modelos de lenguaje natural subyacentes se entrenan en conjuntos de datos más grandes.

Integre la IA en áreas clave del flujo de trabajo

Muchas áreas del flujo de trabajo están maduras para la integración de la IA. El servicio al cliente puede aprovechar Chatbots que utilizan PNL para comprender consultas y responder adecuadamente sin agentes humanos. Herramientas como Ada y Conversations de Hubspot facilitan la creación de chatbots. 

Para la creación de contenidos, más allá Software de escritura AI Al generar publicaciones de blogs y contenido de redes sociales, la IA puede crear informes ricos en datos, descripciones de productos y más. En análisis, la identificación de patrones a partir de grandes conjuntos de datos se optimiza mediante IA, destacando tendencias, anomalías, etc. 

Para flujos de trabajo con gran cantidad de datos, la IA se destaca en correlacionar información y responder preguntas procesando números que a los analistas les llevarían semanas. Software de flujo de trabajo Al igual que Zapier, Automate.io e IFTTT, permiten la integración sin código de IA en múltiples sistemas comerciales, vinculando CRM, análisis, calendarios y software de productividad.

Cree soluciones de IA personalizadas

Las plataformas de IA sin código de empresas como Anthropic permiten a cualquiera crear soluciones de IA personalizadas y adaptadas a sus limitaciones específicas de flujo de trabajo sin necesidad de experiencia en ciencia de datos. Estos paneles intuitivos hacen que la creación e implementación de IA sea tan fácil como usar una aplicación sencilla. 

Imagine optimizar un flujo de trabajo contable creando un asistente de inteligencia artificial para procesar las facturas automáticamente a medida que llegan: extrayendo detalles clave, cotejándolos con bases de datos, resaltando discrepancias y aprobando pagos. Un programador de IA puede gestionar calendarios en todos los departamentos, reservando de manera óptima reuniones y eventos en función de la disponibilidad de los empleados y otras limitaciones. 

Los casos de uso son infinitos. La IA personalizada puede integrarse directamente en su entorno de software existente mediante API simples. Mantener la flexibilidad es clave para que las soluciones puedan adaptarse a un panorama empresarial en constante cambio.

Mejores prácticas para la implementación

La implementación de la IA en el flujo de trabajo requiere cuidado para garantizar altas tasas de adopción. Incorpore soluciones gradualmente comenzando con flujos de trabajo no críticos. Entrene continuamente modelos de IA haciendo que el personal critique y corrija resultados incorrectos, mejorando la precisión con el tiempo. 

Mantenga controles y supervisión humanos cuando implemente áreas sensibles como financieras o legales. Fomentar la alfabetización digital a través de almuerzos y aprendizajes que expliquen cómo funciona la IA para aliviar los temores sobre la pérdida de empleo. Realice un seguimiento de métricas cuantificadas antes y después de la integración de la IA para medir los ahorros de tiempo y costos. Y solicite comentarios directos de los usuarios para identificar áreas de fricción. 

Perfeccione las soluciones para aumentar la satisfacción y las tasas de uso. Con una planificación deliberada guiada por las mejores prácticas, la integración de la IA puede ordenar los flujos de trabajo en toda la empresa.

Medir resultados e iterar

Para determinar el verdadero impacto de la integración del flujo de trabajo con IA, las empresas deben monitorear de cerca las métricas clave antes y después del lanzamiento. Cuantificar el ahorro de costos y tiempo demuestra el ROI y construye el caso de negocios.

Establezca KPI adaptados a la eficiencia del flujo de trabajo en torno a 3 áreas clave: tiempo humano invertido, costos y errores. Capture métricas granulares sobre las horas de los empleados invertidas semanalmente antes de la IA. Luego, realice un seguimiento posterior al lanzamiento para calcular el ahorro total de tiempo, destacando las horas recuperadas. Para conocer los costos, obtenga datos sobre subcontratación anterior, software y otros gastos necesarios, y compárelos después de integrar soluciones como herramientas de escritura de IA. 

Los errores requieren el recuento de las tasas de defectos históricas que la IA elimina directamente (citas perdidas, ingreso de datos incorrecto, etc.). Las empresas deben determinar los plazos de retorno de la inversión (por ejemplo, apuntar a ahorrar un 20 % en 6 meses mediante la eficiencia de la IA). Los paneles centralizan todas las métricas rastreadas en visualizaciones dinámicas que se actualizan en tiempo real a medida que ingresan nuevos datos.

Sin embargo, optimizar la integración del flujo de trabajo de IA no termina en medir las ganancias puras de eficiencia. Recopile comentarios directos de los usuarios a través de encuestas, grupos focales y entrevistas. Esto identifica áreas de fricción: casos en los que la IA falla o genera más trabajo. Vuelva a entrenar periódicamente los algoritmos de aprendizaje automático utilizando esta retroalimentación para mejorar la precisión. 

Y refine la experiencia del usuario en torno a notificaciones integradas, transparencia, anulaciones convenientes, etc. en función de observaciones de comportamiento y tickets de soporte. Experimente continuamente con la estabilidad de la IA antes de implementar actualizaciones más amplias. Con mejoras iterativas en las métricas, ahorro de costos y adopción por parte de los usuarios, el éxito de la integración del flujo de trabajo de IA alcanza su máximo potencial con el tiempo. Demostrar el retorno de la inversión acelera la expansión a otras áreas sin explotar.

Conclusión

La implementación de IA transformará sus flujos de trabajo obsoletos casi de la noche a la mañana. Las tareas mundanas desaparecen mágicamente a medida que los chatbots, los generadores de contenido automatizados y las soluciones de inteligencia artificial personalizadas se filtran en los procesos diarios.

Los empleados recuperan felizmente entre el 15 y el 30 % de sus semanas laborales mientras su empresa realiza un seguimiento de la optimización a través de métricas específicas. Ahora es el momento de tomar el control de ganancias de eficiencia escalables a través de integraciones de IA probadas.

Siga la guía paso a paso que se describe aquí para evaluar herramientas de IA, planes de integración personalizados, resultados medidos y mejoras continuas que ponen los flujos de trabajo en piloto automático. Dígale adiós al trabajo monótono, los altos costos y la fricción en los procesos al incorporar a su nuevo asistente digital: la IA.