Guía definitiva sobre formularios de solicitud

Guía definitiva sobre formularios de solicitud

Introducción

Formularios de solicitud recopilar información de empresas y personas que buscan trabajo. Completar un formulario es la etapa inicial y final de prácticamente todas las actividades que realiza en Internet, ya sea unirse a un sitio de redes sociales, completar transacciones de tarjetas de crédito de comercio electrónico o registrarse para un producto financiero dentro de un sistema bancario en línea.

Los formularios de solicitud recopilan información de empresas y solicitantes de empleo.

La amplitud de los datos requeridos por su formulario varía según la industria. Independientemente, estaría dispuesto a apostar que la mayoría de ellos, particularmente en FinTech o Empresas de software fintech, están profundamente anclados en un entorno fuera de línea. Estos formularios suelen ser utilizados por firmas financieras y necesitan una plétora de tipos de datos especializados.

Sin embargo, simplemente convertir el formulario a una versión digital es insuficiente. El procedimiento podría seguir siendo tan largo y difícil como lo era antes. Dado que el formulario es la barrera final que el usuario debe superar antes de lograr su objetivo, debe concentrarse en mejorar la experiencia del usuario del formulario hasta que sea rápido, fluido y eficiente.

Una experiencia fantástica, por otro lado, no sucede en el vacío. Cuando piensas en el proceso de diseño de formularios, verá rápidamente varios elementos que deben mejorarse. Al minimizar la carga cognitiva y acelerar el progreso del usuario a través del formulario, debe ayudar al usuario a mantenerse concentrado y consciente.

¿Qué son los formularios de solicitud?

An formulario de CLI es un documento utilizado para recopilar información de un individuo u organización. Por lo general, se usa para solicitar un trabajo, un préstamo, una propiedad de alquiler, una membresía o un programa educativo.

Los formularios de solicitud suelen incluir informacion personal, como el nombre del solicitante, información de contacto y calificaciones. También puede solicitar información sobre la experiencia laboral, los ingresos, los activos y el historial crediticio del solicitante. Algunos formularios también pueden incluir una sección para que el solicitante proporcione documentación, como una currículum, DNI o comprobante de ingresos.

Los formularios de solicitud son utilizados por los empleadores, caseros, instituciones financieras y otras organizaciones para evaluar las calificaciones del solicitante y tomar una decisión sobre si aprobar la solicitud. El formulario también se puede usar para cobrar una tarifa por el proceso de solicitud y para proporcionarle al solicitante los términos y condiciones del trabajo, préstamo u otras oportunidades.

Los formularios de solicitud en línea son cada vez más populares, ya que permiten un procesamiento más rápido y eficiente de las solicitudes y una forma más conveniente para que los solicitantes presenten sus solicitudes. Es importante asegurarse de que el formulario en línea sea seguro y cumpla con las leyes y reglamentos de protección de datos y antidiscriminación.

Las mejores prácticas para crear un formulario de solicitud

Es fundamental seguir las mejores prácticas para los formularios de solicitud, además de las excelentes prácticas para los formularios en línea. Esto le permitirá simplificar el proceso de solicitud y disminuir los errores de los solicitantes. También aumentará sus posibilidades de localizar a las personas adecuadas. Las siguientes son las prácticas recomendadas para desarrollar formularios de solicitud:

A) Enfoque de “una cosa por página”

Dividir formularios de solicitud largos y complejos, como los que se utilizan en FinTech (por ejemplo, formularios de solicitud de seguros o préstamos), en numerosas porciones más pequeñas es un enfoque típico para reducir la carga cognitiva del usuario.

La presentación de piezas más pequeñas y semánticamente combinadas ayuda al usuario a mantener el enfoque en un solo trabajo y en la parte de información solicitada. Podemos mantener al usuario continuamente actualizado sobre su lugar dentro del flujo de la aplicación presentando el formulario como un procedimiento de varios pasos. También pueden simplemente cambiar entre fases si es necesario.

El método de "una cosa por página" simplifica significativamente la corrección de errores en comparación con los paneles de acordeón, por ejemplo. Los paneles de acordeón tienen sus usos, pero cuando comienzas a desplazarte por ellos en busca de errores, pueden distraerte.

B) Optimización de etiquetas de formularios de solicitud

Una etiqueta es una palabra o frase que se muestra encima o al lado de un campo de formulario que informa al usuario del formulario de su función. Puede hacer que estas etiquetas sean más efectivas manteniéndolas breves y al punto.

C) Minimizar los menús desplegables

El menú desplegable debe usarse como un elemento de la interfaz de usuario cuando hay más de 5 cosas para elegir en algún punto del formulario, de acuerdo con la regla general. De lo contrario, los botones de radio o los controles segmentados pueden sustituir fácilmente a los menús desplegables. Presentar todas las opciones disponibles al usuario sin ocultarlas en un menú desplegable mejora el escaneo, lo que tiene una influencia significativa en el rendimiento y la eficiencia del usuario.

D) En la medida de lo posible, haga que su formulario de solicitud sea compatible con dispositivos móviles

Muchos solicitantes completarán su formulario en su teléfono inteligente o tableta, así que simplifique el aumento de las tasas de finalización. Los consejos para hacer que su formulario de solicitud sea más compatible con dispositivos móviles incluyen:

a) Para eliminar el requisito de desplazamiento, divida los formularios de solicitud grandes en páginas más cortas.

b) Evite tipos de elementos complicados que no funcionan bien en dispositivos móviles o que no se pueden mostrar en una pantalla pequeña.

c) No hay fotos enormes. Es casi seguro que tardarán demasiado en cargarse.

d) Las respuestas largas que son difíciles de ingresar en un teclado pequeño disminuirán las tasas de finalización.

E) Permitir la carga de archivos y URL para currículos, CV, cartas de presentación, portafolios y similares

Puede ser inconveniente para los candidatos que prepararon previamente la documentación para su empleo y antecedentes escolares tener que volver a ingresarla en un formulario de solicitud. Permitir que los candidatos presenten documentos o vincularlo a un lugar de Internet para ellos en lugar de completar los campos del formulario uno por uno.

F) Hacer explícitas las políticas de privacidad de su organización o empresa

Tenga cuidado de expresar (y luego seguir) procedimientos claros para obtener información personal de los candidatos. Agregue algo como "Nos tomamos la seguridad en serio y nunca venderemos, alquilaremos ni divulgaremos su información personal". Si alguno de los visitantes de su formulario de solicitud es de la UE, también debe asegurarse de que su formulario de solicitud cumpla con el RGPD.

G) Optimiza tu CTA

Un fuerte tu llamada a la acción. mejorará el número de personas que completan su formulario de solicitud. Optimice los colores para que el formulario de solicitud se destaque y utilice palabras de acción como "Enviar" o "Solicitar ahora" para promover el envío.

H) No asuma que los candidatos quieren saber de usted en el futuro

Usted desarrolla confianza y una buena reputación al permitir que los candidatos acepten recibir sus notificaciones por correo electrónico. Incluya una opción de aceptación (en lugar de una opción de exclusión) al incluir una casilla de verificación al final del formulario de solicitud con una opción como "Acepto recibir correos electrónicos". Luego puede usar la lógica condicional de la Notificación para enviar un correo electrónico solo cuando el resultado tenga esa respuesta.

I) Optimizar las páginas de éxito

Después de una solicitud exitosa, se debe notificar a los visitantes que se ha recibido su solicitud. Sin embargo, su página de éxito puede hacer mucho más que simplemente decir: "Hemos aceptado su solicitud". El tipo de formulario de solicitud que cree determinará cómo optimizará su página de éxito.

Dependiendo de los objetivos de su formulario de solicitud, su página de éxito puede vincular a los candidatos a un la landing page en tu sitio web. También puede enviar candidatos a otras páginas de su sitio web en función de las respuestas de sus formularios de solicitud. Por ejemplo, si un candidato universitario especifica "teatro" como especialidad, su página de éxito puede enviarlo a la página de teatro. Independientemente de lo que decidas agregar a tu página de éxito, hazlo breve, directo y apto para dispositivos móviles.

J) Permitir que los candidatos guarden y devuelvan su formulario de solicitud

Algunas solicitudes son breves (por ejemplo, una solicitud de voluntario para un jardín comunitario), mientras que otras son largas (como una solicitud para la universidad o una solicitud de precalificación de hipoteca). Fomenta más conversiones ofreciendo a los visitantes la opción de almacenar su progreso y regreso, independientemente de la duración.

Beneficios de los formularios de solicitud

Anteriormente mencionamos algunos de los beneficios de los formularios de solicitud, pero en esta parte de la publicación, analizaremos los beneficios de utilizar formularios de solicitud en el proceso de contratación con más detalle.

A) Facilitar la comparación de los solicitantes

Además de poder hacer preguntas más detalladas, los reclutadores pueden hacer comparaciones rápidas entre candidatos para determinar quién avanza y quién no. Los reclutadores pueden comparar la educación, los talentos y la experiencia de los solicitantes. Esto le ahorra a la empresa una cantidad significativa de tiempo y dinero porque no se desperdicia tiempo ni dinero en entrevistas cara a cara.

B) Mejora el conocimiento de tu candidato

 Usando formularios de solicitud, los reclutadores pueden aprender mucho más sobre los candidatos que a través de un CV o una carta de presentación. Los reclutadores pueden hacer preguntas específicas sobre la información requerida para el puesto.

C) Investigaciones de antecedentes

 Se puede realizar una verificación de antecedentes de los solicitantes muy temprano en el proceso de contratación. Por lo general, es preferible realizar verificaciones de antecedentes y de selección antes de invitar a los candidatos a las entrevistas, ya que ahorra tiempo y energía si alguien no es apropiado para el puesto.

Si los cheques resultan desfavorables más adelante en el proceso de reclutamiento, los reclutadores que los ejecutan al final del proceso ya habrán perdido un tiempo valioso e importante organizando y entrevistando a los solicitantes.

D) Coherencia

Debido a que todos los candidatos responden el mismo conjunto de preguntas en los formularios de solicitud, puede obtener información imparcial sobre ellos. Esto permite a los reclutadores evaluar a todos los candidatos en igualdad de condiciones.

E) Flexibilidad

Uno de los beneficios de usar un formulario de solicitud es que puede hacer las preguntas que desee. Entonces, si los reclutadores quieren saber más sobre su experiencia y trabajo anterior, las consultas pueden ser más detalladas. Muchos reclutadores disfrutan haciendo preguntas basadas en competencias en los formularios de solicitud. Estas son indagaciones sobre el comportamiento previo en roles que pueden ser relevantes para el rol actual en cuestión. Puede encontrar más preguntas de entrevistas basadas en competencias o comportamiento aquí.

¿Quién utiliza los formularios de solicitud?

Los empleadores los utilizan con mayor frecuencia en el sector público, ya que el objetivo no es vender papel sino garantizar un medio metódico para comparar a los solicitantes. Alguien Buscando un trabajo en una escuela del gobierno local o central puede esperar completar un formulario de solicitud para cada trabajo. Las fuerzas armadas también disfrutan de formularios de solicitud difíciles que ponen a los candidatos a prueba incluso antes de que lleguen a la parte del curso de asalto de la evaluación.

Además, muchas empresas comerciales importantes utilizan formularios de solicitud de empleo estándar, ya que se pueden procesar mucho más rápido que los CV, que pueden presentarse en una variedad de formatos. Si una corporación contrata personas en lotes, como para un programa de posgrado, puede crear un formulario de solicitud con preguntas particularmente específicas para este trabajo. Tampoco es raro que una corporación solicite un formulario de solicitud además de un CV.

¿Por qué los usan?

Además de utilizar formularios de solicitud para demostrar que están empleando eficientemente el dinero de los contribuyentes en asuntos de contratación, algunas empresas los utilizan para recopilar información que no se proporcionaría fácilmente en un CV.

Como resultado, las escuelas, y cualquier otra organización que trabaje con niños o adultos vulnerables, preguntarán sobre condenas penales anteriores y exigirán un historial laboral detallado para garantizar que no haya espacios en los que un candidato pueda haberse escondido en prisión.

Los empleadores también usan formularios de solicitud para medir la motivación y proporcionar una evaluación preliminar de las habilidades esenciales, como la ortografía, la gramática y la puntuación (por eso es tan importante revisar la ortografía de su solicitud antes de hacer clic en enviar).

Q / A

1. ¿Qué información debo proporcionar en un formulario de solicitud?

A pesar de las numerosas diferencias de formato según la empresa y la industria, los formularios de solicitud a menudo cubren el mismo terreno:

a) Su información personal

b) Su experiencia laboral

c) Su formación académica

d) Razones por las que usted es un buen candidato para el trabajo

e) Referencias

2. ¿Cómo completo un formulario de solicitud correctamente?

a) Lea atentamente las instrucciones: Asegúrese de comprender los requisitos y la información que debe proporcionar.

b) Reúna toda la información y los documentos necesarios: tenga a mano su información personal, documentos, historial laboral, antecedentes educativos y cualquier otra información relevante.

c) Completar el formulario con precisión: Rellenar el formulario con información veraz y actualizada. Vuelva a verificar que toda la ortografía y gramática sean correctas. Para garantizar que, un herramienta de revisión gramatical puede ser útil

d) Responda las preguntas completamente: asegúrese de proporcionar suficiente información para dar una idea clara de sus calificaciones y experiencia.

e) Proporcione documentación adicional si es necesario: algunas solicitudes pueden requerir que adjunte un currículum, una carta de presentación o un comprobante de ingresos. Asegúrese de leer las instrucciones cuidadosamente para ver lo que se requiere.

f) Firmar y fechar el formulario: Algunos formularios pueden requerir una firma y fecha para certificar que la información provista es precisa.

g) Envíe el formulario: si el formulario es un formulario en línea, asegúrese de enviarlo correctamente. Si es un formulario en papel, asegúrese de enviarlo a la dirección correcta.

Al seguir estos pasos, puede asegurarse de completar el formulario de solicitud correctamente y aumentar sus posibilidades de que se considere su solicitud.

3. ¿Qué debo hacer si cometo un error en mi formulario de solicitud?

Si comete un error en su formulario de solicitud, esto es lo que puede hacer:

a) Revisar el formulario: Revisar cuidadosamente el formulario para identificar el error y corregirlo.

b) Comuníquese con la organización: si no está seguro de cómo corregir el error, puede comunicarse con la organización que proporcionó el formulario y solicitar una aclaración.

c) Envíe una versión corregida: Si puede hacer la corrección usted mismo, envíe una versión corregida del formulario a la organización.

d) Explique el error: si envía una versión corregida, asegúrese de explicar el error en una carta o nota de presentación.

e) Sea honesto: si cometió un error, sea honesto y directo al respecto. Explique lo que hizo para corregir el error y por qué sucedió.

Es importante corregir los errores en su formulario de solicitud lo antes posible, ya que los errores u omisiones pueden afectar negativamente la evaluación de su solicitud. Al tomar medidas rápidas para corregir el error y brindar una explicación, puede demostrar que es responsable y tomar el proceso con seriedad.

4. ¿Puedo enviar mi formulario de solicitud en línea?

Depende de la organización que acepte el formulario de solicitud. Muchas organizaciones se han pasado a los formularios en línea en los últimos años, ya que pueden ser más convenientes y eficientes tanto para la organización como para el solicitante.

Si la opción de enviar un formulario de solicitud en línea está disponible, generalmente puede encontrarla en el sitio web de la organización o en las instrucciones de la solicitud. Al enviar el formulario en línea, asegúrese de seguir las instrucciones cuidadosamente y proporcione toda la información requerida.

Si no está seguro de si puede enviar su formulario de solicitud en línea o si hay algún requisito especial, es una buena idea ponerse en contacto con la organización y pedir una aclaración.

En algunos casos, aún se puede requerir un formulario en papel. En este caso, deberá imprimir el formulario, completarlo a mano y enviarlo por correo o entregarlo a la organización.

5. ¿Debo proporcionar referencias en mi formulario de solicitud?

La necesidad o no de proporcionar referencias en un formulario de solicitud depende de los requisitos específicos de la organización que acepta el formulario. Algunas organizaciones pueden solicitar referencias como parte del proceso de solicitud, mientras que otras pueden no requerirlas.

Si se requieren referencias, normalmente se le pedirá que proporcione los nombres y la información de contacto de las personas que pueden hablar sobre sus calificaciones, habilidades y carácter. Esto puede incluir supervisores anteriores, colegas o maestros.

Es una buena idea hacerles saber a sus referencias que proporcionará su información en su formulario de solicitud y pedirles permiso. Esto puede ayudar a garantizar que estén dispuestos y puedan brindarle una referencia cuando sea necesario.

Si no se requieren referencias, sigue siendo una buena idea tener una lista de personas que puedan hablar sobre sus calificaciones y experiencia, en caso de que la organización las solicite más adelante en el proceso.

6. ¿Qué sucede después de enviar mi formulario de solicitud?

Después de enviar su formulario de solicitud, el proceso puede variar según la organización y el tipo de solicitud. Sin embargo, aquí hay algunos pasos comunes que pueden ocurrir:

a) Revisión y evaluación: La organización revisará su formulario de solicitud y otros materiales de apoyo para evaluar sus calificaciones y determinar si cumple con sus requisitos.

b) Entrevista o evaluación: Dependiendo de la organización y el tipo de solicitud, es posible que se le solicite participar en una entrevista o evaluación para brindar más información o demostrar sus habilidades.

c) Toma de decisiones: La organización utilizará la información de su formulario de solicitud, entrevista y otras fuentes para tomar una decisión sobre su solicitud.

d) Notificación: La organización le notificará su decisión, ya sea a través de correo electrónico, teléfono o correo postal. Si se acepta su solicitud, es posible que reciba instrucciones adicionales sobre los próximos pasos.

e) Seguimiento: si su solicitud no es aceptada, es una buena idea hacer un seguimiento con la organización para pedir comentarios sobre su solicitud y averiguar qué puede hacer para mejorar sus posibilidades en el futuro.

Es importante ser paciente y realizar un seguimiento del estado de su solicitud. Las diferentes organizaciones tienen diferentes plazos para procesar las solicitudes, así que prepárese para esperar unas semanas o más para tomar una decisión. Si no ha recibido respuesta después de un período de tiempo razonable, es una buena idea hacer un seguimiento con la organización para preguntar sobre el estado de su solicitud.

7. ¿Qué debo hacer si me solicitan información o documentación adicional?

Si se le pide que proporcione información o documentación adicional como parte del proceso de solicitud, es importante que responda con prontitud y proporcione los materiales solicitados lo antes posible.

Estos son algunos pasos a seguir si se le pide que proporcione información adicional:

a) Revisar la solicitud: Lea atentamente la solicitud para comprender exactamente lo que la organización está solicitando y lo que necesitan de usted.

b) Reunir la información necesaria: Reúna toda la información y documentación necesarias, incluidos los formularios, transcripciones, cartas de recomendación u otros materiales que puedan ser necesarios.

c) Comprobar la exactitud: Antes de enviar la información adicional, verifíquela dos veces para asegurarse de que sea precisa y esté completa.

d) Presentar la información: Envíe la información adicional a la organización según las instrucciones. Asegúrese de seguir las instrucciones específicas o los plazos proporcionados.

Al proporcionar la información solicitada de forma rápida y precisa, puede demostrar su compromiso con el proceso y aumentar sus posibilidades de éxito.

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre la solicitud, es una buena idea comunicarse con la organización para obtener una aclaración. Esto puede ayudar a garantizar que proporcione la información que necesitan y puede ayudar a evitar demoras o malentendidos en el proceso.

8. ¿Puedo adjuntar una carta de presentación o un currículum a mi formulario de solicitud?

El hecho de que pueda o no adjuntar una carta de presentación o un currículum a su formulario de solicitud puede depender de los requisitos específicos de la organización. Algunas organizaciones pueden requerir que envíe una carta de presentación y un currículum por separado además del formulario de solicitud, mientras que otras no.

Es una buena idea revisar cuidadosamente las instrucciones de la solicitud para ver si se requiere una carta de presentación o un currículum, y seguir las instrucciones provistas. Si no se requiere una carta de presentación o un currículum, pero le gustaría incluir uno, puede preguntarle a la organización si estarían dispuestos a aceptarlo como parte de su solicitud.

Si se requiere una carta de presentación, es importante asegurarse de que se adapte al puesto o programa específico que está solicitando y que destaque sus calificaciones y experiencia de una manera convincente.

Una carta de presentación y un currículum bien escritos pueden ayudar a complementar su solicitud y proporcionar a la organización información adicional sobre sus antecedentes y habilidades. Al incluir una carta de presentación y un currículum con su solicitud, puede demostrar su compromiso con el proceso y aumentar sus posibilidades de éxito.

9. ¿Qué sucede si mi solicitud es rechazada? ¿Que puedo hacer?

Si se rechaza su solicitud, puede ser decepcionante, pero es importante comprender que el rechazo es una parte normal del proceso de solicitud. Hay varios pasos que puede seguir si su solicitud no es aceptada:

a) Revisar la decisión: Revise cuidadosamente las razones del rechazo, si se proporcionan. Esta información puede ayudarlo a comprender en qué necesita trabajar o mejorar en el futuro.

b) Reflexione sobre su aplicación: Considere lo que podría haber hecho de manera diferente en su solicitud para aumentar sus posibilidades de aceptación. Esto podría incluir mejorar sus calificaciones, brindar más detalles en sus respuestas o hacer que su solicitud sea más relevante para las necesidades de la organización.

c) Buscar retroalimentación: Si es posible, comuníquese con la organización y solicite comentarios sobre su solicitud. Esto puede ayudarlo a comprender mejor en qué necesita trabajar y puede ayudarlo a prepararse para futuras aplicaciones.

d) Volver a aplicar: Si corresponde, considere volver a postularse para el puesto o programa en el futuro. Esto puede ser especialmente útil si se ha tomado el tiempo de abordar cualquier debilidad o problema identificado en su solicitud anterior.

e) Considerar otras oportunidades: Si su solicitud es rechazada, puede ser el momento de considerar otras oportunidades. Esto podría incluir explorar diferentes organizaciones, programas o puestos, o tomar cursos o capacitaciones adicionales para aumentar sus calificaciones.

Recuerde que el rechazo es una parte normal del proceso de solicitud y que es importante mantenerse positivo y seguir avanzando. Con el enfoque correcto, puede aumentar sus posibilidades de éxito en el futuro.

Consideraciones Finales:

¿Cuál es la ventaja más significativa de mejorar el rendimiento del usuario y abordar todas las posibles inquietudes mientras completan un formulario? Eficiencia mejorada. Pero esa no es la única ventaja de un buen diseño de formularios de solicitud. Una experiencia de usuario optimizada también aumentará tasas de conversión de formularios, acelerando su progreso hacia el cumplimiento de sus objetivos comerciales.

Además, si su formulario requiere información confidencial o incluye transacciones financieras, es fundamental que el usuario se sienta cómodo durante todo el proceso. Un encuentro desagradable podría afectar la reputación y la confiabilidad de su empresa.