Formularios de consentimiento: información sobre el diseño de formularios de consentimiento digitales

Formularios de consentimiento: una guía completa

Introducción

Algunas industrias, incluidas la atención médica, la banca, la ley y la tecnología, necesitan formularios de consentimiento. Los dueños y gerentes de negocios deben elegir y aplicar el tipo apropiado de formulario de permiso. De lo contrario, puede dejar de cumplir su función legal original.

Es importante proporcionar todos los detalles al cliente antes de firmar cualquier documento.

 A continuación, describimos todo lo que necesita saber sobre los formularios de consentimiento, junto con sugerencias y consejos útiles.

¿Qué son los formularios de consentimiento?

Un formulario de consentimiento es un documento firmado que detalla el permiso informado de una persona para realizar investigaciones médicas, ensayos clínicos o actividades comerciales. Los formularios de consentimiento, también conocidos como formularios de divulgación, son documentos legales que brindan autorización por escrito para que las partes involucradas compartan o reciban información. Con frecuencia notifican a los consumidores sobre los peligros del uso relacionado y liberan al proveedor de cualquier reclamo relacionado. Un formulario de consentimiento sirve como autorización y renuncia cuando se firma.

Asegúrese de obtener el consentimiento de su cliente o consumidor antes de continuar con cualquier tipo de proceso adicional.

El objetivo de un formulario de consentimiento es notificar a los clientes, pacientes o sujetos sobre la información que está adquiriendo, los derechos que están cediendo y otros detalles relevantes. Garantizan que los canales de comunicación entre las partes permanezcan abiertos y que las personas tengan derecho a estar informadas.

Diferentes tipos de consentimiento

El consentimiento puede tomar muchas formas. Varios aspectos, como la industria relevante, los medios, las circunstancias legales y otros, influyen en la forma de consentimiento que utilizará. Debe considerar los muchos tipos de permisos disponibles antes de tomar una decisión. A continuación, detallamos los seis tipos de permisos más frecuentes que debe tener en cuenta:

A) Consentimiento explícito

Cuando brinda a los consumidores la opción de aceptar el uso, el riesgo o la divulgación, está obteniendo un permiso explícito. Cuando una empresa maneja los datos de un consumidor, por ejemplo, los estándares de privacidad en todo el mundo necesitan un acuerdo específico. Estas reglas obligan a las empresas a hacer divulgaciones explícitas y por escrito sobre sus actividades y cómo los clientes pueden optar por no participar.

B) Consentimiento activo

Similar al consentimiento explícito, el consentimiento activo ocurre cuando los consumidores aceptan "activamente" una afirmación en particular. El consentimiento activo se demuestra haciendo clic en "Acepto" en una página web o firmando un contrato.

C) Consentimiento informado

Cuando obtiene el consentimiento informado, le informa al sujeto de todos los resultados y repercusiones de proporcionar su permiso. Para que el consentimiento informado sea válido, el firmante debe:

I) Ser competente

II) Autorizar libremente

III) Estar bien informado sobre el uso y los peligros.

IV) Ser mayor de 18 años

D) Consentimiento Pasivo

El consentimiento pasivo es una especie de consentimiento implícito en el que el cliente otorga su permiso sin que se lo pidan. Si intenta cumplir con las normas de privacidad, no puede emplear el consentimiento pasivo. Sin embargo, puede utilizar términos de consentimiento pasivo si el uso no influye materialmente en el consumidor.

E) Consentimiento Implícito

En determinadas circunstancias, la participación proporciona automáticamente la aprobación, lo que se conoce como consentimiento implícito. La mayoría de los estados, por ejemplo, implementan una regla de consentimiento implícito al adquirir una licencia de conducir. En este caso, el consentimiento implícito significa que acepta proporcionar una muestra de aliento a las autoridades para investigaciones legítimas de DWI/DUI.

F) Consentimiento de exclusión voluntaria

El consentimiento de exclusión es cuando los clientes pueden rechazar o retirar la autorización en cualquier momento. Puede, por ejemplo, incluir un formulario de consentimiento de exclusión para que los clientes puedan rechazar las cookies en su sitio web. El consentimiento se formaliza cuando el cliente continúa utilizándolo sin declinarlo.

Mejores prácticas para crear un formulario de consentimiento

Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta al construir su formulario de consentimiento.

A) Automatizar respuestas

Algunos campos de un formulario, como la fecha y la hora en que se firma el formulario, se pueden completar automáticamente para ahorrar tiempo al usuario. Si la persona ya tiene una cuenta en su sitio web, la información como el nombre y la dirección se puede completar automáticamente en el formulario.

B) Crear un diseño fácil de usar

Los formularios en papel suelen ser tediosos y están limitados a un número determinado de páginas. Debido a que los formularios digitales no tienen las mismas restricciones, puede desarrollar una experiencia más fácil de usar. Puede, por ejemplo, hacer que el formulario sea más navegable dividiendo la información en secciones o en varias páginas.

C) Sea breve

La mejor manera de proceder es mantenerlo breve y dulce. Por supuesto, debe incluir toda la información y consultas relevantes, pero solo conserve lo que realmente necesita. No incluya más preguntas simplemente por tenerlas. Asegúrese de que cada consulta tenga un propósito.

D) Usar lógica condicional

Según las respuestas anteriores, su formulario puede ocultar o revelar preguntas. Por ejemplo, si la persona que completa el formulario responde afirmativamente a la pregunta sobre si tiene o no hijos, el formulario puede preguntar a continuación sobre las edades de los hijos. Si la respuesta a la pregunta sobre tener hijos fuera no, el formulario omitiría la pregunta sobre las edades de los hijos.

E) Usar soporte contextual (texto de ayuda)

Incluir lenguaje de asistencia dentro del formulario puede ayudar al usuario a navegar a través de las preguntas. No tiene suficiente espacio para exponer temas difíciles en papel. Puede incorporar explicaciones y orientación en formato digital al pasar el cursor sobre un texto determinado o tocarlo.

Elementos a incluir en un Formulario de Consentimiento

Puede ser tentador omitir cierta información en su formulario de consentimiento para mantenerlo simple o ahorrar espacio. Sin embargo, el formulario debe tener toda la información que desea de la persona que lo completa, así como todos los elementos que requiere de ellos.

Por ejemplo, si corresponde, debe recopilar información general, como el nombre de la persona, la dirección postal, la dirección de correo electrónico, la fecha de nacimiento y el historial médico. Asegúrese de proporcionar un lugar para una firma también. También debe proporcionar al usuario información específica. Cuando corresponda a su empresa, un formulario de consentimiento debe tener los siguientes seis elementos:

A) Legalidad

Revise sus documentos de consentimiento con un profesional legal. Ellos podrán aconsejarle si el documento contradice la política pública o la ley de contratos de alguna manera.

B) Formato de papel

En el formulario de permiso se deben usar encabezados, fuentes legibles y texto sin formato. Asegúrese de que sea apropiado para un amplio número de lectores.

C) Precisión

Para cumplir con la ley, si le pide a alguien que renuncie a sus derechos, debe presentar una lista detallada de lo que está renunciando. De lo contrario, corre el riesgo de infringir sus derechos o de no proporcionar la información adecuada en sus formularios de autorización.

D) Causa de Liberación

Su formulario de permiso debe incluir una cláusula de liberación con la que el comprador esté de acuerdo. Le absuelven de los peligros relacionados con el uso de sus bienes o servicios.

E) Cláusula de limitación de responsabilidad

La exención de responsabilidad debe decir inequívocamente que los clientes no lo demandarán por negligencia del proveedor. Para obtener la exigibilidad, asegúrese de que sus descargos de responsabilidad incorporen protección de responsabilidad legal.

 F) Líneas de firma y fecha

Cuando sea necesario, el componente final de un formulario de consentimiento es el consentimiento activo. El permiso activo puede tomar la forma de una firma y fecha, o puede ser tan simple como un botón "Acepto". Si está utilizando el consentimiento implícito, puede omitir este paso".

Casos de uso de formularios de consentimiento

Se requiere un documento de consentimiento en muchos escenarios legales. Es difícil comprender cómo funcionan en abstracto, especialmente si estás escribiendo uno por primera vez. Hemos incluido tres muestras de formularios de consentimiento en un caso hipotético en esta sección:

Caso de uso 1: cookies del sitio web

El siguiente es un ejemplo de un negocio en línea que vende a clientes en áreas donde se aplican las normas de privacidad del consumidor:

A) Fashion world es una tienda de ropa en línea para damas.

B) Venden y envían a consumidores de todo el mundo.

C) Para funcionar de manera efectiva, una parte de su sitio web depende de las cookies.

D) En su sitio web, Fashion world tiene un formulario de consentimiento de cookies activo.

E) También se adhieren a los procesos de consentimiento de exclusión voluntaria.

F) Ciertos elementos del sitio web no funcionarán o estarán disponibles si los consumidores no están de acuerdo con las condiciones.

Caso de uso 2: prueba de DUI

El siguiente ejemplo demuestra cómo los gobiernos utilizan los formularios de autorización:

A) Diana ahora reside en el Estado de California.

B) Se mudó recientemente y desea obtener una licencia de conducir.

C) Según los estatutos de consentimiento implícito, el estado de California le otorgará una licencia de conducir.

D) Diana acepta una revisión de DUI aceptable al aceptar y conducir en vías públicas.

E) Si se niega a producir una muestra de aliento durante un control de DUI posterior, perderá automáticamente su licencia de conducir por un cierto período de tiempo.

Caso de uso 3: Información de salud personal

El siguiente es un ejemplo de una empresa de tecnología sanitaria:

R) Heart Beat Rx proporciona una aplicación que controla la frecuencia cardíaca de un paciente, organiza recetas en línea, hace sugerencias individualizadas a los clientes y envía datos a los médicos.

B) Heart Beat Rx adquiere nuevos clientes mediante un formulario en la pantalla de inicio de la aplicación.

C) Antes de utilizar el servicio, los clientes deben proporcionar su permiso expreso y activo.

D) En su procedimiento de incorporación de clientes, Heart Beat Rx incluye un formulario de autorización.

E) Si el consumidor no da su consentimiento, no podrá utilizar ninguna o todas las funcionalidades de la aplicación.

¿Quién usa los formularios de consentimiento?

Los formularios de consentimiento son utilizados por las empresas. Los utilizan para proporcionar aprobación para una determinada acción. En varios momentos, industrias particulares, como la atención médica, la tecnología y las finanzas, necesitan que las organizaciones obtengan el consentimiento mediante formularios de consentimiento. Contrata abogados contratados si necesitas establecer un formulario de consentimiento para tu empresa. Conocen bien la ley y pueden aplicarla a sus circunstancias específicas. Desde el primer borrador hasta la firma del contrato, un especialista legal garantiza que usted tiene el formulario de derecho a consentimiento.

Formularios en línea versus formularios en papel en el formulario de consentimiento

Considere cuántos formularios de consentimiento en papel envía a casa cada año. ¿Y cuántas (o cuántas) declaraciones se completaron correctamente, firmaron y devolvieron a tiempo para la actividad relevante? La digitalización de los formularios de consentimiento es un enfoque excelente para reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para la distribución, realizar un seguimiento rápido del estado y mejorar la finalización de los formularios.

             Formularios en papel: Pila de papeles en la oficina

Los formularios en papel fueron la vanguardia de la productividad en la oficina hace dos siglos. Puede ser difícil de imaginar, así que pintemos un cuadro. En ese entonces, había pocas opciones si necesitaba un duplicado de un documento. Es posible que tenga un tipo de impresora e imprima copias para usted. Incluso podría pedirle a un empleado que escriba a mano el texto.

Los formularios en papel aumentaron la eficiencia al proporcionar instrucciones impresas y espacio para que los usuarios completaran su información. Fue una mejora significativa con respecto a la creación de una carta comercial desde cero cada vez que tenía un pedido o una solicitud. Hoy tenemos una nueva oportunidad ya que han surgido las formas digitales.

Si está acostumbrado a utilizar formularios en papel, es posible que se pregunte por qué debería cambiar a la recopilación de datos móviles con formularios digitales. Veamos las ventajas y desventajas de utilizar formularios en papel en el trabajo.

Ventajas de usar formularios en papel

A) No se requiere electricidad. Los formularios en papel no requieren el uso de una batería o una conexión a Internet. ¡Está en el negocio si tiene una superficie nivelada, un bolígrafo y suficiente luz para ver!

B) Es simple de transmitir. ¿Qué pasa si tienes que salir temprano del trabajo? Con un formulario en papel, puede ofrecérselo a un compañero de trabajo y pedirle que lo complete.

C) Precio bajo. Las fotocopiadoras e impresoras han reducido el costo de hacer copias.

Contras de usar formularios en papel

Los formularios en papel no son tan simples y fluidos como los formularios digitales

A) La transmisión es lenta. Cuando se completa un formulario en papel, debe devolverse a la sede. Dependiendo de su ubicación, esto puede tardar horas o días. Este tipo de demoras hacen que administrar su negocio sea más desafiante.

B) Es difícil de leer. ¿Alguna vez ha leído documentos redactados apresuradamente? Los detalles son difíciles de discernir. Si tiene que sacar a sus empleados del campo para aclarar lo que pusieron en su papeleo, le cuesta dinero a su empresa.

c) Los gastos de protección y almacenamiento del papel. De acuerdo a una análisis deloitte, Hay tres gastos principales a largo plazo asociados con los registros en papel: almacenamiento, retención y recuperación y eliminación.

D) No hay análisis. No existe un método simple para examinar los datos en papel sin volver a ingresarlos en una hoja de cálculo o en un sistema diferente. ¿Cómo se pueden tomar buenas decisiones de gestión sin datos de tendencias?

e) Los gastos de tramitación. Si se necesitan aprobaciones, es posible que varios departamentos deban examinar un solo formulario en papel. Transportar el formulario en papel de un departamento a otro ralentiza todo el procedimiento.

F) Problemas con la seguridad. Los formularios en papel, a diferencia de la información digital, no se pueden cifrar. ¡Eso implica que un formulario en papel extraviado puede leerse fácilmente! Aceptar este riesgo debe hacerse con precaución ya que el fraude se ha convertido en un negocio multimillonario.

G) Es difícil convertir datos de formulario a una computadora. Es difícil de analizar. Es difícil convertir la información de un formulario en papel a una computadora cuando su organización la obtiene. Incluso con escáneres, debe revisar cada formulario para asegurarse de que la información sea clara.

Hubo mucho revuelo sobre la oficina sin papel en la década de 1990. En ese momento, faltaban ciertas tecnologías cruciales, como dispositivos móviles confiables. Ahora es posible operar una oficina sin papeles.

Ventajas de los formularios en línea

Los formularios en línea pueden ayudarlo en la transición a una oficina sin papel. Además de ahorrar dinero en papel e impresión, los formularios digitales o móviles tienen las siguientes ventajas:

A) Evite pagar tarifas de almacenamiento de papel. Si su organización gasta dinero cada año para mantener documentos legales en otros lugares, es hora de reducir ese costo. En comparación con un servicio de gestión de registros tradicional, el almacenamiento digital es menos costoso.

B) Mantenga sus flujos de trabajo. No hay necesidad de revisar toda su rutina de trabajo. Los formularios digitales están diseñados para adaptarse a su flujo de trabajo (por ejemplo, solicitante, aprobador, análisis).

C) Conéctese a su otro software. ¿Haces uso de Dropbox? Ese es solo uno de los servicios de Internet que pueden estar vinculados a su teléfono móvil.

D) Soporte para dispositivos móviles. Elija una solución de formularios móviles que sea compatible con Android y iPhone.

Herramienta para comenzar a utilizar Formularios de Consentimiento digitalmente

Dado que la gran mayoría de las personas tiene acceso a un dispositivo inteligente y un plan de datos, las plataformas en línea pueden ayudar con los estudios de cohortes y el reclutamiento en todo el mundo. En el Reino Unido solo, 84% de todos los hogares tienen acceso a dispositivos móviles e Internet. La recopilación de datos optimizada, la calidad de los datos y el monitoreo en línea benefician a todas las tecnologías. Cabe resaltar que notificaciones push, que son bastante útiles en las aplicaciones de mHealth, pueden ayudar a completar cuestionarios basados ​​en la web y la participación del paciente.

Asombrosamente, firmas electrónicas no siempre son necesarios. La información personal, al igual que las transacciones financieras seguras de hoy en día, puede ser suficiente para permitir el acceso y el seguimiento de datos relacionados con la salud. Las herramientas que pueden ayudar a crear estos formularios de consentimiento digitalmente son Creador de formularios en línea. Uno de esos creadores de formularios en línea es Aplicación LeadGen. Echemos un vistazo rápido a los 3 sencillos pasos para crear formularios de consentimiento digitalmente.

Paso 1: Puede crear su formulario desde cero según su elección, o simplemente puede elegir entre nuestra categoría de más de 400 plantillas de su elección.

Paso 2: Puede editar el formulario según su elección de color, convertirlo en un formulario de varios pasos o de un solo paso, tener diferentes tipos de tipos de preguntas.

Paso 3: Una vez que su formulario esté creado y diseñado, insértelo fácilmente en su página de destino con un simple código de inserción.

¡Y voilá! Tu formulario está listo!!

Conclusión

Dependiendo de las circunstancias, los formularios de consentimiento pueden ser elaborados o simples. Sin embargo, suelen incluir algún tipo de aceptación, autorización y liberación de reclamaciones. Debido a que en ciertos casos usted suele pedir a los clientes que renuncien a sus derechos, es fundamental ponerse en contacto con un buscador de abogados quien lo ayudará a contratar al abogado adecuado para garantizar que sus derechos civiles estén protegidos.

Un documento de consentimiento no lo absuelve de negligencia grave. Todavía hay requisitos y metas que cumplir. Los documentos de consentimiento solo lo protegen de riesgos realistas; de lo contrario, su proveedor de seguro de responsabilidad puede negarse a cubrirlo.