Introduction

De nombreuses personnes dans le monde moderne émergent peuvent échanger leurs informations sur de nombreuses plateformes, en particulier Internet. Les noms, adresses et adresses e-mail sont des exemples d'informations privées. Bien que ces informations soient essentielles pour votre organisation, les personnes qui vous les soumettent voudront peut-être savoir qu'elles sont protégées. En conséquence, l'Union européenne a créé une législation sur la protection des données en 2018 avec le règlement général sur la protection des données, en abrégé RGPD.

Cette règle exige que toute plateforme qui collecte les informations personnelles des personnes fournisse des services conformes au RGPD. Parmi ces plateformes figurent constructeurs de formulaires en ligne. Les sites de création de formulaires, en particulier les formulaires d'inscription, conservent de nombreuses informations sur les personnes. dans de telles circonstances, le GDPR est essentiel.

Le RGPD est la politique de l'Union européenne visant à protéger les informations personnelles des individus. Un générateur de formulaires conforme au RGPD, quant à lui, est un outil qui modifie leurs politiques de confidentialité conformément à toutes les lois et réglementations du RGPD. Par conséquent, si vous utilisez des générateurs de formulaires conformes au RGPD, vous n'aurez pas à vous soucier des amendes ou d'autres sanctions. Si vous souhaitez créer des formulaires générateurs de prospects, par exemple, vous devez choisir un générateur de formulaires conforme au RGPD.

En outre, chaque individu doit être conscient de la manière dont ses données sont traitées, conservées et partagées avec d'autres parties. Par conséquent, vous devez créer une liste de contrôle de conformité GDPR et vous assurer que les créateurs de formulaires ont pris les mesures de protection essentielles en matière de confidentialité. De plus, si vous avez l'intention d'utiliser des formulaires dans votre organisation, vous devez porter une attention particulière à ces règles et réglementations.

Cet article expliquera pourquoi le RGPD est important et pourquoi vous devriez utiliser un générateur de formulaires conforme au RGPD lors de la conception de formulaires.

Qu'est-ce que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ?

Le RGPD est le résultat de la législation audacieuse sur la protection des données de l'Union européenne (UE). Pour protéger les droits des personnes, des exigences strictes en matière de confidentialité sont entrées en vigueur le 25 mai 2018. Ce cadre de cybersécurité vise à sécuriser les données personnelles de tous les citoyens de l'Union européenne.

Le RGPD modernise la Convention européenne des droits de l’homme de 1950 pour l’ère numérique. Selon elle, toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale. La distinction entre vie publique et vie privée était claire à l’ère analogique qui a donné lieu à cet essai. Elles sont désormais confuses et floues. Les clients ne seront peut-être jamais convaincus que leurs données privées, et donc leur vie privée, sont protégées en l’absence d’une norme définie et appliquée telle que le RGPD.

En complément des mesures d'atténuation des risques du RGPD, l'Autorité de Régulation Prudentielle précise ses orientations en matière de gestion des risques tiers dans

Que sont les formulaires de conformité RGPD ?

Le formulaire RGPD (Règlement général sur la protection des données) est un document ou un ensemble de documents utilisés par les entreprises pour garantir le respect du règlement général sur la protection des données de l'Union européenne. Le RGPD est une loi complète sur la protection des données qui régit la manière dont les entreprises collectent, traitent, stockent et partagent les données personnelles des citoyens de l'UE. Le formulaire RGPD comprend généralement des informations sur les données collectées, le but de la collecte de données, la manière dont les données seront utilisées et stockées, et les droits de l'individu en vertu du RGPD. Les entreprises qui traitent les données personnelles des citoyens de l'UE sont légalement tenues de mettre en place un formulaire RGPD.

Le formulaire GDPR est conçu pour garantir que les entreprises qui traitent les données personnelles des citoyens de l'UE sont conformes au règlement GDPR. Le formulaire comprend généralement des informations sur les données collectées, le but de la collecte de données, la manière dont les données seront utilisées et stockées, et les droits de l'individu en vertu du RGPD.

Le formulaire RGPD bénéficie à la fois aux personnes concernées (personnes dont les données personnelles sont collectées) et aux responsables du traitement (sociétés collectant et traitant des données personnelles). Pour les personnes concernées, le formulaire GDPR offre transparence et clarté sur la manière dont leurs données personnelles seront utilisées et traitées, ainsi que sur leurs droits en vertu du GDPR. Pour les contrôleurs de données, le formulaire GDPR les aide à assurer la conformité avec le règlement GDPR et à éviter d'éventuelles amendes et sanctions légales. Globalement, le formulaire GDPR contribue à promouvoir la transparence et la responsabilité dans le traitement des données personnelles.

A qui s'applique le RGPD ?

Le GDPR affecte toute entreprise qui fournit des produits et des services aux citoyens de l'UE. Cela couvre les entités basées en dehors de l'UE. Si vous faites des affaires en ligne, vous ne savez jamais avec certitude si les personnes avec lesquelles vous traitez sont originaires de l'UE. Par conséquent, toutes les entreprises en ligne devraient être conformes au RGPD par mesure de précaution. Les données personnelles sont divisées en deux catégories : ceux qui les contrôlent et ceux qui les traitent (contrôleurs vs sous-traitants).

A) Processeurs de données

Toute personne, autorité gouvernementale, agence ou autre organisation qui traite des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement est définie par le RGPD. Les sous-traitants ne portent pas de jugement sur la manière dont les données personnelles sont traitées puisqu'ils suivent les règles de traitement des données établies par le responsable du traitement.

Une entreprise de logiciels, par exemple, emploie un spécialiste du marketing pour une prochaine campagne par e-mail. Tous les noms et adresses e-mail des prospects sont envoyés au responsable marketing, de sorte que des e-mails froids personnalisés peuvent être envoyés à chacun. Parce qu'elle choisit la manière dont les données doivent être traitées, l'entreprise de logiciels est qualifiée de responsable du traitement des données personnelles. Le commercialisateur est désigné comme « sous-traitant » car il exécute les instructions de traitement des données de l'entreprise de logiciels. Même si les procédures suivent des instructions contrôlées, elles doivent toujours être conformes au RGPD car elles traitent des données personnelles.

B) Responsables du traitement des données

Un responsable du traitement est défini dans le RGPD comme toute personne, autorité publique, agence ou autre organisation qui détermine la finalité et le traitement des données personnelles. Les contrôleurs prennent des décisions sur la manière dont les données personnelles sont traitées.

Une école de musique, par exemple, utilise un écran numérique pour indiquer aux parents dans la salle d'attente quand chaque professeur est disponible. Le nom de chaque enfant et le numéro de salle de son cours de musique s'affichent à l'écran. Puisqu'elle sélectionne la manière dont le système de notification doit traiter l'ensemble des données, l'école de musique est qualifiée de « responsable du traitement » des données personnelles.

Le consentement de vos utilisateurs est une condition préalable essentielle à la conformité au RGPD. Le consentement doit être donné librement, de manière éclairée, spécifique et sans ambiguïté. Les personnes ne peuvent pas être obligées d'accepter ou de ne pas être informées du fait qu'elles donnent leur autorisation pour que leurs données soient utilisées. Cela implique que vous devez être extrêmement explicite sur les raisons pour lesquelles vous collectez des informations et sur la manière dont elles seront utilisées.

LeadGen App peut vous aider à rester conforme au RGPD en fournissant une méthode simple pour expliquer vos objectifs, vous connecter aux politiques de confidentialité et obtenir une autorisation d'adhésion. Gardez à l’esprit que les restrictions du RGPD ne s’appliquent pas à tous les formulaires. Le consentement n'est requis que lorsque vous demandez des informations personnellement identifiables telles que des noms, des adresses électroniques, des adresses et des numéros de téléphone. Vous pouvez obtenir le consentement de vos utilisateurs en utilisant deux champs de formulaire importants. Passons en revue les pratiques recommandées à retenir pour chacun :

A) Champs de description - Partagez vos politiques

Comment comptez-vous utiliser les informations que d'autres ont partagées avec vous ? Envisagez-vous de le conserver dans votre base de données ou de l'envoyer à un tiers ? Pour répondre à ces questions et à d'autres, vous devez rendre vos politiques de confidentialité compréhensibles et accessibles.

Ajoutez une zone de description à votre formulaire de consentement RGPD pour partager ces informations. Vous pouvez mettre du contenu riche, tel que des photos, des liens et du texte structuré, dans ces zones. Incluez un lien vers votre politique de confidentialité pour fournir aux utilisateurs toutes les informations dont ils ont besoin sur la manière dont vous avez l'intention d'utiliser leurs données.

B) Cases à cocher - Utiliser l'opt-in et non l'opt-out

Pour obtenir le consentement de vos utilisateurs, cochez une case sur votre formulaire de collecte de données. Les cases pré-cochées ne doivent pas être utilisées. Il n'est plus acceptable de présélectionner une case de consentement pour fournir un consentement de désinscription. Les règles d'adhésion au RGPD exigent que les utilisateurs donnent activement leur consentement pour que ce consentement soit valide.

Gardez à l'esprit que si vous souhaitez utiliser les informations à de nombreuses fins, vous devez expliquer chacune et obtenir une approbation explicite pour chacune. Si vous souhaitez envoyer des messages (tels que des publicités sociales et de reciblage) aux personnes qui s'inscrivent à votre newsletter, par exemple, vous devez mentionner et expliquer ces activités dans votre formulaire.

Comment se conformer au RGPD ?

Lorsque de nouvelles règles sont promulguées, les entreprises sont tenues d'adapter leur approche marketing pour répondre aux nouvelles exigences. Le RGPD ne fait pas exception. Lorsque le RGPD a été mis en œuvre, les spécialistes du marketing de contenu du monde entier ont été contraints de faire preuve de créativité afin d'éviter de paraître invasifs. Cependant, il existe certaines techniques typiques de conformité GDPR.

A) Les données personnelles ne doivent être traitées qu'à des fins particulières

Évitez de demander des informations personnelles telles que votre nom, votre adresse personnelle, votre adresse IP, etc. Si vous devez les demander, indiquez clairement dans le formulaire où et pourquoi les données seront utilisées. Utilisez les informations strictement aux fins prévues.

B) Demander le moins d'articles possible

Maintenez la forme la plus courte possible. Ne posez que les questions auxquelles vous devez répondre. Cela augmentera la confiance de votre client et éliminera tout chahut indésirable lors de la collecte de données. Les formulaires longs sont également généralement ignorés par les utilisateurs.

C) Simplifiez le retrait du consentement

À tout moment de la procédure, un utilisateur peut ne plus se sentir à l'aise de vous fournir ses informations. En vertu du RGPD, ils ont le droit complet de retirer leur autorisation à tout moment. Pour la conformité GDPR, vous devez rendre cette procédure aussi simple que possible. Si la méthode de retrait est difficile à comprendre ou n'est pas disponible à la vue de tous, un utilisateur peut être contraint d'accorder son consentement à contrecœur. Cela semblera être une persuasion coercitive.

D) Une fois le processus terminé, supprimez les données

Prenez des précautions supplémentaires lorsque vous traitez les informations sensibles des personnes. Stockez-les avec une extrême prudence et prenez toutes les mesures nécessaires pour éviter une compromission de la sécurité. Lorsque le travail est terminé, effacez toutes les données.

E) Utiliser une double technique d'opt-in

Les cases à cocher peuvent parfois échapper à l'attention des utilisateurs. Les abonnés peuvent être distraits et cocher la case par inadvertance. Un formulaire de double opt-in peut être utilisé pour éviter que cela se produise. Lorsque les personnes cochent la case, elles reçoivent un e-mail. Elles ne seront incluses que si elles cliquent sur le lien de la page de vérification fourni par e-mail. De cette manière, vous pouvez économiser beaucoup de paperasse inutile.

F) Mentionnez si vous avez l'intention de partager des données avec un tiers

Si votre application nécessite que vous partagiez les données collectées avec un tiers, indiquez-le clairement. Assurez-vous que vos utilisateurs sont conscients de cette coopération et qu'ils s'y sentent à l'aise. Vous devez être prêt à autoriser les utilisateurs à se retirer à tout moment au cours de l'opération.

G) Clarifier les termes et conditions

Les termes et conditions doivent être clairs et concis dans le formulaire d'autorisation GDPR. Les termes et conditions doivent fournir aux utilisateurs une compréhension claire de ce à quoi ils ont affaire. Donnez-leur des faits précis et évitez d'utiliser des mots comme peut, certains, probablement, probablement, etc.

Meilleures pratiques pour créer des formulaires de conformité GDPR

Vous devriez maintenant avoir une bonne compréhension de ce qu'est le RGPD et quelques indications sur la façon de rendre votre formulaire de consentement RGPD plus conforme. Mais il y a quelques autres choses dont vous devriez vous préoccuper. Ces règles s'appliquent à bien plus que votre formulaire d'autorisation GDPR. Vous aurez également besoin de pratiques plus intelligentes pour être conforme au RGPD.

1. Intégrez une case à cocher RGPD dans votre formulaire de consentement

Incluez une case à cocher RGPD à la fin de votre formulaire. En incluant une coche GDPR, vous aurez une liste de diffusion plus active. Ce sont ceux qui choisissent d'être ici plutôt que d'autres qui sont ici parce qu'ils n'ont pas d'autre choix. La case à cocher GDPR peut vous faire gagner du temps et de l'argent en évitant de gaspiller des ressources pour des personnes qui ne sont même pas intéressées.

2. Inclure DPA dans votre formulaire

Le Accord de traitement des données, ou DPA, est un instrument juridique qui définit les droits et les responsabilités du responsable du traitement, qui fournit les données, et du sous-traitant, qui traite ces données. La DPA est l'une des réglementations les plus importantes à respecter si vous souhaitez éviter les amendes GDPR. Il doit être joint à votre formulaire d'autorisation RGPD. C'est à vous de décider si vous le faites physiquement sur papier ou via une connexion.

3. Conservez la preuve de consentement

Obtenir l'approbation des abonnés avant de les ajouter à votre liste de diffusion est insuffisant. Vous aurez également besoin d'une preuve d'autorisation. Avoir la documentation d'autorisation à portée de main sera utile en cas d'audit. Envoyez un formulaire de consentement à tous les abonnés qui ont été précédemment inscrits à l'aide du formulaire de consentement GDPR. Surtout si vous avez des utilisateurs de l'UE, de l'EEE et de la Suisse. Utilisez simplement leurs adresses IP pour créer une nouvelle section. Envoyez-leur des papiers de consentement et conservez la preuve de consentement. Pour cela, utilisez plusieurs formulaires d'opt-in. Si votre formulaire nécessite une autorisation sur plusieurs fronts, proposez une case à cocher pour chacun afin d'obtenir une approbation expresse. Avant qu'ils ne cliquent sur les boutons Call-To-Action, assurez-vous que les abonnés sont correctement informés.

4. Supprimer les données à la demande de l'utilisateur

GDPR donne aux utilisateurs un contrôle total sur leurs données. Ils ont le droit de savoir pourquoi leurs informations sont nécessaires et où elles sont utilisées. Ils devraient pouvoir retirer leur consentement à tout moment, sans avoir à faire d'annonce. S'ils le font, vous pouvez supprimer toutes leurs données. Cela inclut toute information que vous pourriez avoir divulguée à un tiers ou envoyée à une société pour traitement. Vous devez informer tout le personnel concerné et les exhorter à retirer tout matériel.

5. Utilisez un déclencheur de lien

Garder une trace de tous vos abonnés peut être difficile si vous avez une grande liste de diffusion. Il sera difficile de déterminer quels utilisateurs ont donné leur consentement et lesquels ne l'ont pas fait, surtout si vous avez déjà des abonnés inscrits. Dans ce scénario, utilisez un déclencheur de lien. Les utilisateurs qui cliquent sur le lien seront identifiables et étiquetés. Vous pouvez déterminer rapidement lesquels de vos utilisateurs n'ont pas cliqué sur le lien vers votre page de consentement RGPD et leur envoyer un e-mail de suivi.

6. Vérifiez si vos cases sont cochées

Les utilisateurs accorderont moins d'attention à la case à cocher si elle est cochée. Certaines personnes peuvent même ignorer complètement la case à cocher. Parce qu'une case à cocher pré-cochée est souvent ignorée. Ainsi, alors que vous autorisez l'abonné à cocher la case, la remarque laisse place à l'erreur. Certains pourraient même appeler cela tromperie. Et si les utilisateurs ne sont pas équitables, cela ne sera pas considéré comme un consentement actif.

7. Sauter certaines données

Certains fournisseurs de services de messagerie ne conservent pas d'informations personnelles sensibles. Bien que la conservation de données personnelles telles que le nom, l'adresse e-mail, etc. soit autorisée avec une autorisation légitime, les données personnelles sensibles telles que l'origine ethnique, les opinions religieuses, etc. doivent être évitées. Si vous devez les utiliser pour quelque chose comme une enquête, rendez-les introuvables à la personne.

8. Ayez une politique de confidentialité

Votre formulaire de contact précise comment les données seront utilisées, traitées, stockées et divulguées. Vous pouvez y accéder en créant un lien et en le joignant directement au formulaire. Vous pouvez également l'envoyer par courrier électronique.

Q / A

Voici quelques questions fréquemment posées sur les formulaires RGPD :

1. Qui doit remplir un formulaire RGPD ?

Toute entreprise ou organisation qui collecte et traite les données personnelles des citoyens de l'UE est tenue de se conformer au règlement RGPD et peut être amenée à remplir un formulaire RGPD.

2. Quelles informations sont généralement incluses dans un formulaire RGPD ?

Un formulaire GDPR comprend généralement des informations sur les données collectées, le but de la collecte de données, la manière dont les données seront utilisées et stockées, et les droits de l'individu en vertu du GDPR.

3. Est-il obligatoire d'avoir un formulaire RGPD ?

Oui, il est obligatoire pour les entreprises et les organisations qui collectent et traitent les données personnelles des citoyens de l'UE d'avoir un formulaire RGPD.

4. Comment m'assurer que mon formulaire RGPD est conforme à la réglementation ?

Pour vous assurer que votre formulaire RGPD est conforme à la réglementation, vous devez consulter les exigences et les directives du RGPD et demander des conseils juridiques si nécessaire. Il est important de fournir des informations claires et précises sur les données collectées et traitées et de garantir le respect des droits des individus en vertu du RGPD.

5. Quelles sont les conséquences du non-respect du RGPD ?

Le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes importantes et des sanctions légales. Les amendes peuvent aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel global de l'entreprise, selon le montant le plus élevé. De plus, la non-conformité peut nuire à la réputation d'une entreprise et entraîner une perte de confiance entre les clients et les parties prenantes.

Résumé

En résumé, les formulaires en ligne sont utilisés dans de nombreux aspects de la vie, et de nombreuses personnes, délibérément ou inconsciemment, révèlent des informations personnelles à travers eux. Il est essentiel de comprendre pourquoi ces informations sont recueillies, où elles seront utilisées et dans quel but. La personne concernée a le droit de connaître ces informations et le RGPD protège ces droits.

Travailler avec des créateurs de formulaires conformes au RGPD est bénéfique pour vous et votre entreprise. Par conséquent, avant de concevoir un formulaire, assurez-vous qu'il est conforme au RGPD. Si vous souhaitez créer des formulaires sans vous soucier des problèmes juridiques, vous pouvez utiliser l'application LeadGen, qui est totalement conforme au RGPD. Si vous souhaitez créer des formulaires rapidement, inscrivez-vous à l'application LeadGen et commencez à l'utiliser dès maintenant !

LeadGen App aide les organisations à maintenir la conformité GDPR en découvrant et en corrigeant les failles de sécurité particulières affectant la législation. Les entreprises et les organisations peuvent commencer à examiner leur propre conformité au RGPD, ainsi que la conformité de tout tiers dans leur chaîne d'approvisionnement, en utilisant notre questionnaire RGPD prédéfini.