Formulaires de consentement : aperçus de la conception de formulaires de consentement numérique

Formulaires de consentement : un guide complet

Introduction

Certaines industries, notamment la santé, la banque, le droit et la technologie, ont besoin de formulaires de consentement. Les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise doivent choisir et appliquer le type de formulaire d'autorisation approprié. Dans le cas contraire, il risque de ne pas remplir sa fonction juridique d'origine.

Il est important de fournir tous les détails au client avant de signer tout document.

 Nous avons décrit ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur les formulaires de consentement, ainsi que des astuces et des conseils utiles en cours de route.

Que sont les formulaires de consentement ?

Un formulaire de consentement est un document signé qui détaille l'autorisation éclairée d'un individu pour la recherche médicale, l'essai clinique ou l'activité commerciale. Les formulaires de consentement, également appelés formulaires de décharge, sont des documents juridiques qui autorisent par écrit les parties concernées à partager ou à recevoir des informations. Ils informent fréquemment les consommateurs des dangers liés à l'utilisation et libèrent le fournisseur de toute réclamation connexe. Un formulaire de consentement sert d'autorisation et de renonciation lorsqu'il est signé.

Assurez-vous d'obtenir le consentement de votre client ou consommateur avant de poursuivre tout type de processus.

L'objectif d'un formulaire de consentement est d'informer les clients, les patients ou les sujets des informations que vous obtenez, des droits qu'ils renoncent et d'autres détails pertinents. Ils garantissent que les canaux de communication entre les parties restent ouverts et que les personnes ont le droit d'être informées.

Différents types de consentement

Le consentement peut prendre plusieurs formes. Plusieurs aspects, tels que l'industrie concernée, les médias, les circonstances juridiques et autres, influencent la forme de consentement que vous utiliserez. Avant de prendre une décision, vous devez tenir compte des nombreux types d'autorisations qui s'offrent à vous. Nous avons détaillé ci-dessous les six types d'autorisation les plus répandus que vous devez connaître :

A) Consentement explicite

Lorsque vous offrez aux consommateurs la possibilité d'accepter l'utilisation, le risque ou la divulgation, vous obtenez une autorisation explicite. Lorsqu'une entreprise traite les données d'un consommateur, par exemple, les normes de confidentialité mondiales nécessitent un accord spécifique. Ces règles obligent les entreprises à divulguer explicitement et par écrit leurs activités et la manière dont les clients peuvent se retirer.

B) Consentement actif

Semblable au consentement explicite, le consentement actif se produit lorsque les consommateurs acceptent "activement" une affirmation particulière. Le consentement actif est démontré en cliquant sur "J'accepte" sur une page Web ou en signant un contrat.

C) Consentement éclairé

Lorsque vous obtenez un consentement éclairé, vous informez le sujet de tous les résultats et répercussions de l'octroi de sa permission. Pour que le consentement éclairé soit valable, le signataire doit :

I) Soyez compétent

II) Autoriser librement

III) Être bien informé sur l'utilisation et les dangers.

IV) Doit être âgé d'au moins 18 ans

D) Consentement passif

Le consentement passif est une sorte de consentement implicite dans lequel le client accorde sa permission sans qu'on lui demande. Si vous essayez de respecter les réglementations en matière de confidentialité, vous ne pouvez pas utiliser le consentement passif. Cependant, vous pouvez utiliser des conditions de consentement passif si l'utilisation n'influence pas matériellement le consommateur.

E) Consentement tacite

Dans certaines circonstances, la participation fournit automatiquement une approbation, connue sous le nom de consentement tacite. La plupart des États, par exemple, appliquent une règle de consentement implicite lors de l'acquisition d'un permis de conduire. Dans ce cas, le consentement implicite signifie que vous acceptez de fournir un échantillon d'haleine aux autorités pour les enquêtes légitimes DWI/DUI.

F) Consentement de retrait

Le consentement d'opt-out est lorsque les clients peuvent refuser ou retirer l'autorisation à tout moment. Vous pouvez, par exemple, inclure un formulaire de consentement de désinscription afin que les clients puissent refuser les cookies sur votre site Web. Le consentement est formalisé lorsque le client continue à l'utiliser sans le décliner.

Meilleures pratiques pour créer un formulaire de consentement

Voici quelques considérations à prendre en compte lors de la rédaction de votre formulaire de consentement.

A) Automatiser les réponses

Certains champs d'un formulaire, tels que la date et l'heure de signature du formulaire, peuvent être remplis automatiquement pour faire gagner du temps à l'utilisateur. Si la personne a déjà un compte sur votre site Web, des informations telles que le nom et l'adresse peuvent être renseignées automatiquement dans le formulaire.

B) Créer une mise en page conviviale

Les formulaires papier sont souvent fastidieux et limités à un nombre défini de pages. Parce que les formulaires numériques n'ont pas les mêmes contraintes, vous pouvez développer une expérience plus conviviale. Vous pouvez, par exemple, rendre le formulaire plus navigable en divisant les informations en sections ou en plusieurs pages.

C) Soyez bref

La meilleure façon de procéder est de le garder court et doux. Bien sûr, vous devez inclure toutes les informations et requêtes pertinentes, mais ne gardez que ce dont vous avez vraiment besoin. N'incluez pas plus de questions simplement pour le plaisir de les avoir. Assurez-vous que chaque demande a un but.

D) Utiliser la logique conditionnelle

En fonction des réponses précédentes, votre formulaire peut dissimuler ou révéler des questions. Par exemple, si la personne qui remplit le formulaire répond oui à la question de savoir si elle a ou non des enfants, le formulaire peut ensuite demander l'âge des enfants. Si la réponse à la question sur le fait d'avoir des enfants était non, le formulaire sauterait la question concernant l'âge des enfants.

E) Utiliser le support contextuel (texte d'aide)

L'inclusion d'un langage d'assistance dans le formulaire peut aider l'utilisateur à naviguer dans les questions. Vous n'avez pas assez de place pour exposer des sujets difficiles sous forme papier. Vous pouvez intégrer des explications et des conseils au format numérique en survolant ou en appuyant sur un certain texte.

Éléments à inclure dans un formulaire de consentement

Il peut être tentant d'omettre certaines informations sur votre formulaire de consentement afin de le garder simple ou d'économiser de l'espace. Cependant, le formulaire doit contenir toutes les informations que vous attendez de la personne qui le remplit, ainsi que tous les éléments que vous exigez de sa part.

Par exemple, le cas échéant, vous devez collecter des informations générales, telles que le nom, l'adresse postale, l'adresse e-mail, la date de naissance et les antécédents médicaux de la personne. Assurez-vous également de fournir un emplacement pour une signature. Vous devez également fournir à l'utilisateur des informations spécifiques. Lorsqu'il s'applique à votre entreprise, un formulaire de consentement devrait comporter les six éléments suivants :

A) Légalité

Passez en revue vos documents de consentement avec un professionnel du droit. Ils pourront vous conseiller si le document contredit l'ordre public ou le droit des contrats de quelque manière que ce soit.

B) Formatage du papier

Des en-têtes, des polices lisibles et du texte brut doivent être utilisés dans votre formulaire d'autorisation. Assurez-vous qu'il convient à un large public.

C) Précision

Pour se conformer à la loi, si vous demandez à quelqu'un de renoncer à ses droits, vous devez produire une liste détaillée de ce à quoi il renonce. Sinon, vous risquez de porter atteinte à leurs droits ou de ne pas fournir les informations adéquates dans vos formulaires d'autorisation.

D) Cause de libération

Votre formulaire d'autorisation doit inclure une clause de libération que l'acheteur accepte. Ils vous dégagent des dangers liés à l'utilisation de votre bien ou service.

E) Clause de limitation de responsabilité

L'exonération de responsabilité doit indiquer sans équivoque que les clients ne vous poursuivront pas pour négligence du fournisseur. Pour obtenir l'applicabilité, assurez-vous que vos clauses de non-responsabilité intègrent une protection en matière de responsabilité légale.

 F) Lignes de signature et de date

Si nécessaire, la dernière composante d'un formulaire de consentement est le consentement actif. L'autorisation active peut prendre la forme d'une signature et d'une date limite, ou elle peut être aussi simple qu'un bouton "J'accepte". Si vous utilisez le consentement implicite, vous pouvez ignorer cette étape."

Utiliser des cas de formulaires de consentement

Un document de consentement est requis dans de nombreux scénarios juridiques. Il est difficile de saisir comment ils fonctionnent dans l'abstrait, surtout si vous en écrivez un pour la première fois. Nous avons inclus trois exemples de formulaires de consentement dans un cas hypothétique dans cette section :

Cas d'utilisation 1 : Cookies de site Web

Voici un exemple d'entreprise en ligne qui vend à des clients dans des zones où s'appliquent les réglementations sur la confidentialité des consommateurs :

A) Fashion world est un détaillant de vêtements en ligne pour femmes.

B) Ils vendent et envoient aux consommateurs du monde entier.

C) Pour fonctionner efficacement, une partie de leur site Web repose sur des cookies.

D) Sur leur site Web, Fashion world dispose d'un formulaire de consentement aux cookies actif.

E) Ils adhèrent également aux processus de consentement de retrait.

F) Certains éléments du site Web ne fonctionneront pas ou ne seront pas disponibles si les consommateurs n'acceptent pas les conditions.

Cas d'utilisation 2 : Test DUI

L'exemple suivant montre comment les gouvernements utilisent les formulaires d'autorisation :

A) Diana réside maintenant dans l'État de Californie.

B) Elle a récemment déménagé et souhaite obtenir un permis de conduire.

C) En vertu des lois sur le consentement implicite, l'État de Californie lui accordera un permis de conduire.

D) Diana accepte un dépistage DUI acceptable en acceptant et en conduisant sur les routes publiques.

E) Si elle refuse de produire un échantillon d'haleine lors d'un contrôle DUI ultérieur, elle perdra automatiquement son permis de conduire pendant un certain temps.

Cas d'utilisation 3 : Renseignements personnels sur la santé

Voici un exemple d'entreprise de technologie de la santé :

A) Heart Beat Rx fournit une application qui surveille la fréquence cardiaque d'un patient, organise ordonnances en ligne, fait des suggestions personnalisées aux clients et envoie des données aux médecins.

B) Heart Beat Rx acquiert de nouveaux clients en utilisant un formulaire sur l'écran de démarrage de l'application.

C) Avant d'utiliser le service, les clients doivent fournir leur autorisation expresse et active.

D) Dans sa procédure d'intégration des clients, Heart Beat Rx inclut un formulaire d'autorisation.

E) Si le consommateur ne donne pas son consentement, il ne pourra pas utiliser tout ou partie des fonctionnalités de l'application.

Qui utilise les formulaires de consentement ?

Les formulaires de consentement sont utilisés par les entreprises. Ils les utilisent pour fournir une approbation pour une certaine action. À divers moments, des secteurs particuliers, tels que la santé, la technologie et la finance, ont besoin d'organisations pour recueillir le consentement à l'aide de formulaires de consentement. Engagez des avocats contractuels si vous avez besoin d'établir un formulaire de consentement pour votre entreprise. Ils connaissent bien la loi et peuvent l'appliquer à votre situation particulière. De la première ébauche à la signature du contrat, un spécialiste juridique vous garantit que vous avez le droit au formulaire de consentement.

Formulaires en ligne vs formulaires papier dans le formulaire de consentement

Tenez compte du nombre de formulaires de consentement papier que vous envoyez à la maison chaque année. Et combien (ou combien) de déclarations ont été correctement remplies, signées et renvoyées à temps pour l'activité concernée ? La numérisation des formulaires de consentement est une excellente approche pour réduire le temps et les efforts nécessaires à la distribution, suivre rapidement l'état et améliorer le remplissage des formulaires.

             Formulaires papier : pile de papiers au bureau

Les formulaires papier étaient à la pointe de la productivité bureautique il y a deux siècles. Cela peut être difficile à imaginer, alors laissez-nous peindre un tableau. Il y avait peu de choix à l'époque si vous aviez besoin d'un duplicata d'un document. Vous pouvez avoir un type d'imprimante et imprimer des copies pour vous. Vous pourriez même demander à un greffier d'écrire le texte à la main.

Les formulaires papier ont augmenté l'efficacité en fournissant des instructions imprimées ainsi qu'un espace permettant aux utilisateurs de remplir leurs informations. C'était une amélioration significative par rapport à la création d'une lettre commerciale à partir de zéro chaque fois que vous aviez une commande ou une demande. Aujourd'hui, nous avons une nouvelle chance depuis que les formes numériques ont émergé.

Si vous avez l'habitude d'utiliser des formulaires papier, vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez passer à la collecte de données mobile avec des formulaires numériques. Examinons les avantages et les inconvénients de l'utilisation de formulaires papier au travail.

Avantages de l'utilisation de formulaires papier

A) Aucune électricité n'est nécessaire. Les formulaires papier ne nécessitent pas l'utilisation d'une batterie ou d'une connexion Internet. Vous êtes en affaires si vous avez une surface plane, un stylo et suffisamment de lumière pour voir !

B) Il est simple à transmettre. Et si vous deviez partir plus tôt du travail ? Avec un formulaire papier, vous pouvez le proposer à un collègue et lui demander de le remplir.

C) Petit prix. Les photocopieurs et les imprimantes ont réduit le coût de fabrication des copies.

Inconvénients de l'utilisation de formulaires papier

Les formulaires papier ne sont pas aussi simples et transparents que les formulaires numériques

A) La transmission est lente. Lorsqu'un formulaire papier est rempli, il doit être retourné au siège. Selon votre emplacement, cela peut prendre des heures ou des jours. Ces types de retards rendent la gestion de votre entreprise plus difficile.

B) C'est difficile à lire. Avez-vous déjà lu des documents rédigés à la hâte? Les détails sont difficiles à discerner. Si vous devez emmener vos employés hors du terrain pour clarifier ce qu'ils ont mis sur leurs papiers, cela coûte de l'argent à votre entreprise.

C) Les frais de protection et de stockage du papier. Selon un analyse Deloitte, il y a trois principales dépenses à long terme associées aux documents papier : le stockage, la conservation, la récupération et l'élimination.

D) Il n'y a pas d'analyse. Il n'existe pas de méthode simple pour examiner les données sous forme papier sans les saisir à nouveau dans un tableur ou un système différent. Comment prendre de bonnes décisions de gestion sans données de tendance ?

E) Les frais de traitement. Si des approbations sont nécessaires, un seul formulaire papier peut devoir être examiné par différents services. Le transport du formulaire papier d'un service à l'autre ralentit toute la procédure.

F) Problèmes de sécurité. Les formulaires papier, contrairement aux informations numériques, ne peuvent pas être cryptés. Cela implique qu'un formulaire papier égaré peut être facilement lu ! Accepter ce risque doit être fait avec prudence car la fraude est devenue une entreprise de plusieurs milliards de dollars.

G) Il est difficile de convertir les données d'un formulaire sur un ordinateur. C'est dur à analyser. Il est difficile de convertir les informations d'un formulaire papier en un ordinateur lorsque votre organisation les reçoit. Même avec des scanners, vous devez revoir chaque formulaire pour vous assurer que les informations sont claires.

Il y avait beaucoup de buzz autour du bureau sans papier dans les années 1990. À l'époque, certaines technologies cruciales, telles que des appareils mobiles fiables, faisaient défaut. Il est désormais possible de gérer un bureau sans papier.

Avantages des formulaires en ligne

Les formulaires en ligne peuvent vous aider à passer à un bureau sans papier. En plus d'économiser de l'argent sur le papier et l'impression, les formulaires numériques ou mobiles présentent les avantages suivants :

A) Évitez de payer des frais de stockage de papier. Si votre organisation dépense de l'argent chaque année pour garder documents le'gaux ailleurs, il est temps de réduire ce coût. Comparé à un service de gestion de documents traditionnel, le stockage numérique est moins coûteux.

B) Maintenez vos flux de travail. Il n'est pas nécessaire de revoir toute votre routine de travail. Les formulaires numériques sont conçus pour s'adapter à votre flux de travail (par exemple, demandeur, approbateur, analyse).

C) Connectez-vous à vos autres logiciels. Utilisez-vous Dropbox ? Ce n'est qu'un des services Internet qui peuvent être liés à votre téléphone mobile.

D) Prise en charge des appareils mobiles. Choisissez une solution de formulaires mobiles compatible avec Android et iPhone.

Outil pour commencer à utiliser les formulaires de consentement numériquement

Étant donné que la grande majorité des individus ont accès à un appareil intelligent et à un forfait de données, les plateformes en ligne peuvent aider aux études de cohorte et au recrutement dans le monde entier. Dans le Royaume-Uni seul, 84% de tous les foyers ont accès à des appareils mobiles et à Internet. La collecte de données simplifiée, la qualité des données et la surveillance en ligne profitent toutes aux technologies. Il est à noter que notifications push, qui sont très utiles dans les applications mHealth, peuvent aider à remplir des questionnaires en ligne et à impliquer les patients.

Étonnamment, signatures électroniques ne sont pas toujours nécessaires. Les informations personnelles, comme les transactions financières sécurisées d'aujourd'hui, peuvent suffire à permettre l'accès et le suivi des données liées à la santé. Les outils qui peuvent aider à créer ces formulaires de consentement numériquement sont Générateur de formulaires en ligne. Un tel constructeur de formulaires en ligne est Application LeadGen. Jetons un coup d'œil aux 3 étapes faciles pour créer des formulaires de consentement numériquement.

Étape 1: Vous pouvez créer votre formulaire à partir de zéro selon votre choix, ou vous pouvez simplement choisir parmi notre catégorie de plus de 400 modèles de votre choix.

Étape 2: Vous pouvez modifier le formulaire selon votre choix de couleur, en faire un formulaire en plusieurs étapes ou en une seule étape, avoir différents types de types de questions.

Étape 3: Une fois votre formulaire construit et conçu, intégrez-le facilement dans votre page de destination avec un simple code d'intégration.

Et voila ! Votre formulaire est prêt !!

Conclusion

Selon les circonstances, les formulaires de consentement peuvent être élaborés ou simples. Cependant, ils incluent généralement un certain type d’acceptation, d’autorisation et de renonciation aux réclamations. Parce que vous demandez souvent aux clients de renoncer à leurs droits dans certains cas, il est essentiel de contacter un chercheur d'avocat qui vous aidera à embaucher le bon avocat pour garantir que leurs droits civils sont protégés.

Un document de consentement ne vous dispense pas d'une négligence grave. Il y a encore des exigences et des objectifs à atteindre. Les papiers de consentement ne vous protègent que des risques réalistes ; dans le cas contraire, votre assureur responsabilité civile peut refuser de vous couvrir.