Le guide ultime des formulaires de demande d'adhésion

Introduction

Les premières impressions sont cruciales. Bien qu'un membre potentiel ait parcouru votre site Web d'adhésion ou assisté à un événement avant de décider de s'inscrire, il le rend officiel en remplissant un demande d'adhésion.

Considérez les formulaires de demande d'adhésion comme la première étape pour apprendre à vous connaître. Les membres potentiels soumettent non seulement des informations personnelles, mais ils sont également officiellement présentés à votre organisation. Vous avez sorti le tapis de bienvenue !

Lorsque vous arrêtez d'y penser, ce formulaire communique beaucoup sur votre entreprise. Un formulaire de demande attrayant, facile à trouver et simple à utiliser démontre que vous êtes attentionné, invitant et que vous comprenez les besoins de vos membres. Un formulaire difficile et chronophage, en revanche, a peu de chances d'inspirer confiance.

Voici quelques suggestions pour améliorer votre formulaire de demande d'adhésion existant ou en créer un nouveau !

Que sont les formulaires de demande d'adhésion ?

A formulaire de demande d'adhésion est un document utilisé pour collecter des informations auprès de personnes souhaitant devenir membres d'une organisation, d'un club ou d'une association. Le formulaire comprend généralement des champs pour les informations personnelles telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, ainsi que des questions sur les qualifications, les intérêts et les raisons de la demande d'adhésion du candidat. Les informations recueillies sur le formulaire sont utilisées pour déterminer si la personne est éligible à l'adhésion et pour tenir un registre de tous les membres.

La valeur des formulaires de demande d'adhésion

Formulaires de demande d'adhésion sont l'un des premiers points de contact des membres potentiels avec votre organisation, il est donc essentiel qu'ils soient bons. Votre futur employé remplira-t-il le formulaire ? Si vous obtenez les informations appropriées, cela pourrait être le début d'une relation merveilleuse et durable. Après tout, c'est l'une de vos premières chances de collecter des données pertinentes et sans ambiguïté pour votre base de données de membres.

Les meilleurs formulaires d'adhésion réalisent le mélange idéal entre la commodité de l'utilisateur et des informations précises pour l'utilisation de votre organisation.

Votre demande d'adhésion conclut-elle la vente ?

Les formulaires et les pages d'adhésion sont la dernière poussée pour persuader les membres potentiels de rejoindre! C'est pourquoi il est essentiel de garder les informations cruciales (telles que les avantages des membres et les opportunités de réseautage) facilement accessibles.

Certaines organisations vont même jusqu'à inclure Témoignages sur leur site Web d'adhésion. Cela humanise l'organisation et ses membres, et les recommandations des autres membres peuvent être très puissantes.

Bien sûr, si vous souhaitez intégrer des recommandations ou des témoignages, vous devez d'abord obtenir l'autorisation de les utiliser. Incluez votre nom complet, votre titre et votre organisation, ainsi qu'une photo ou une vidéo si possible.

Éléments à inclure dans le formulaire de demande d'adhésion

Il n'y a pas deux associations qui se ressemblent. Par conséquent, ce qu'une organisation considère comme une information critique peut ne pas l'être par une autre. Faites une liste de toutes les informations dont votre organisation a besoin de ce membre potentiel avant de commencer à construire ou à modifier le formulaire de demande. Voici les éléments importants à mettre sur votre formulaire de demande d'adhésion :

A) Coordonnées

Noms et prénoms, adresses personnelle et professionnelle, numéros de téléphone (domicile, portable et professionnel), adresses e-mail, etc. Je préconise d'obtenir deux adresses e-mail du membre : une pour la performance des entreprises et un à usage personnel.

B) Conditions d'adhésion

Énumérez toutes les conditions préalables à l'adhésion au groupe spécifique pour lequel ils postulent. Les critères d'adhésion doivent également être disponibles sur la page "Devenir membre".

C) Coordonnées des employés

Il est conseillé aux associations dont les membres sont des organisations ou des entreprises de recueillir des informations sur le propriétaire, les ventes et le contact de facturation.

D) Éducation

Pour les associations avec des membres certifiés, l'université/collège, le grade/diplôme et l'année d'obtention du diplôme doivent être recueillis. Si la vérification de l'inscription de l'étudiant ou d'un diplôme est requise, indiquez-le clairement sur le formulaire ou donnez-lui la possibilité de télécharger le ou les documents sur le formulaire en ligne.

E) Alternatives de paiement et informations sur la procédure

La plupart des associations autorisent le paiement par chèque ou par carte de crédit, soit au moment du dépôt de la demande, soit après son approbation. Il est souhaitable de disposer d'une alternative en ligne pour les paiements par carte de crédit, soit via un site Web, soit via un système de gestion d'association (AMS). Une boîte d'autorisation de carte de crédit doit être incluse dans les inscriptions papier que les membres doivent remplir et envoyer.

F) Sponsors ou références (si nécessaire)

Demandez une à trois références et donnez leurs noms, adresses e-mail et numéros de téléphone. Avez-vous également besoin d'une lettre de recommandation signée ? Inclure une option de téléchargement pour le formulaire.

G) Emplacement préféré

 N'oubliez pas de demander comment votre nouveau membre souhaite être contacté afin que vous puissiez le contacter de la manière la plus efficace possible. 

Avantages des formulaires d'adhésion en ligne

L'une des choses les plus simples que vous puissiez faire pour vos contributeurs est d'accéder aux formulaires de demande de membre en ligne situés sur votre compte d'adhésion. site. Elle présente également des avantages non négligeables pour les salariés ou bénévoles en charge de l'administration des adhésions.

Certains des avantages de l'utilisation des formulaires d'adhésion en ligne sont les suivants :

A) Des données exactes et protégées

Parce que les informations sont enregistrées dans votre base de données de membres sans effort, cela garantit que les informations de contact sont capturées avec précision. De plus, tout ajustement futur peut être effectué par le membre via le libre-service en ligne. La sauvegarde automatique des données stocke également tout "dans le cloud", éliminant ainsi la possibilité de perdre des informations précieuses sur les membres.

B) Efficacité accrue

Les informations personnelles et financières de vos membres sont collectées instantanément et automatiquement par des applications en ligne. Il permet à votre personnel de gagner du temps sur des tâches telles que l'insertion de données d'impression dans la base de données ou l'attente d'une autorisation de carte de crédit.

C) Paiements en ligne sécurisés

Avec un site Web certifié SSL, vous pouvez vous assurer que les paiements de vos membres sont traités rapidement et en toute sécurité. Cela élimine les soucis de perte de chèques par la poste tout en économisant du temps !

D) Accès à tout moment et en tout lieu

Les membres peuvent s'inscrire rapidement et impulsivement depuis n'importe quel appareil, à condition qu'ils aient accès à WiFi. Il n’y aura pas de téléchargement de documents ni d’envoi quoi que ce soit qui pourrait les ralentir ! Mieux encore, dès la minute où la candidature est effectuée, toute personne disposant d'un accès administratif à votre système de gestion des membres en ligne peut simplement consulter ces informations.

E) C'est sans papier

C'est une option verte - sauvez des arbres tout en élargissant votre adhésion !

F) Confirmation instantanée et bienvenue

Un accueil agréable montre à vos membres que vous êtes ravi de les avoir à bord. Avec un accès rapide, les individus peuvent rapidement passer de membres potentiels à membres actifs.

Créez ce formulaire !

Vous pouvez maintenant commencer à créer ou à modifier vos formulaires de demande d'adhésion avec Application LeadGen. N'oubliez pas que, que votre organisation permette aux membres potentiels de postuler via un formulaire papier, en ligne ou les deux, il est essentiel de rendre la demande simple et facile à remplir tout en collectant les informations nécessaires pour traiter cette nouvelle adhésion.