Razões inteligentes para usar e-mail ao se corresponder com clientes

Por quase trinta anos, o e-mail tem sido o meio mais eficiente de comunicação escrita para enviar mensagens a um indivíduo ou grupo de colaboradores. Escrever um e-mail leva muito pouco tempo, mesmo que seja necessária uma comunicação mais longa para entregar uma mensagem clara e concisa.

Da mesma forma, o e-mail pode ser enviado a qualquer hora, dia ou noite, de qualquer lugar do mundo, independentemente da localização do destinatário. 

E-mail é o método preferido

Na maioria das vezes, o envio de e-mail é um meio de comunicação seguro e confidencial. A menos que você acidentalmente envie uma mensagem de broadcast para uma lista de e-mail inteira em vez de algumas pessoas.

Enviar vídeos curtos, fotos e documentos é simples por e-mail. Embora seja necessário observar que algumas restrições de tamanho podem ser aplicadas (geralmente entre 10 MB e 25 MB) ao usar um serviço de domínio público, como o Gmail.

O e-mail é o método de comunicação preferido para agilizar os negócios e garantir que os projetos sejam tratados em tempo hábil, porque receber mensagens de clientes é tão simples quanto o processo de envio. 

As desvantagens são poucas e distantes entre si

Além de serem vulneráveis ​​a hackers, conexões lentas de internet podem atrasar a entrega e o recebimento de mensagens. Os vírus podem ser enviados como anexos questionáveis ​​que podem causar danos consideráveis ​​aos arquivos, se infectados e disseminados. 

Quando se trata de e-mail, o tamanho importa. Enviar e receber mensagens torna-se um desafio quando uma caixa de correio está quase cheia. Depois, há o pequeno requisito de estar conectado à Internet para enviar e receber mensagens.

O Slack é apenas caixas de entrada de e-mail simplificadas

O e-mail revolucionou as comunicações dentro de uma empresa porque permitiu que membros de várias equipes se comunicassem em tempo real e conversassem sobre um tópico comum, sem interromper seu fluxo de trabalho atual. Com o e-mail, não há necessidade de sair de sua mesa, localize uma sala de reunião aberta grande o suficiente para conter o grupo confortavelmente e participe de um fórum aberto que pode se arrastar por mais tempo do que o necessário para muitos participantes.

Como o e-mail continuou a evoluir além das paredes das corporações, a conveniência de transmitir uma única mensagem para um grande grupo de indivíduos também cresceu em sofisticação. De fato, a mídia social como a conhecemos hoje não existiria se não fosse por aqueles estágios iniciais de desenvolvimento da e-mail como ferramenta de comunicação preferida.

Simplificando, o e-mail acelera a comunicação dentro de um grupo e, portanto, aumenta a inovação e a produtividade da equipe. Ao olhar para as estatísticas, podemos ver cerca de 121 e-mails por dia entrando e saindo da caixa de e-mail do trabalhador médio. 

O que levanta a questão; se o e-mail for a ferramenta preferida para processo de comunicação e colaboração, por que há necessidade de aplicativos alternativos, como Slack ou Flock? 

Além do óbvio, mais de três décadas se passaram desde que o e-mail foi introduzido pela primeira vez como uma ferramenta de comunicação. Além disso, há o fator de que nem todo mundo usa e-mail para colaborar com colegas de equipe da mesma forma que faria com o Slack. 

O Slack é basicamente um e-mail aprimorado

Com o Slack, o usuário dedica um determinado canal a um grupo de indivíduos e várias caixas de entrada onde as pessoas compartilham essas discussões. Por exemplo, um usuário pode dedicar um canal a um projeto específico que está acontecendo e convidar vários colaboradores para participar da conversa sobre o projeto nas várias etapas de criação.

Todas as conversas sobre o projeto podem ser contidas facilmente no canal, para qualquer um dos membros da equipe consultar a qualquer momento, de qualquer lugar. 

Com o e-mail, no entanto, pode ser um desafio focar em um único projeto e seu progresso dedicado, porque a caixa de entrada única é dedicada a todo um fluxo de comunicação de todos os tipos de direções. Algumas dessas comunicações podem ser importantes, outras podem ser facilmente adiadas para mais tarde, mas todas elas são distrações em potencial e matadores de produtividade se demorar muito para rastrear informações pertencentes a um projeto específico.

Flock não é muito diferente de Slack

Esses tipos de eficiência, produtividade e gerenciamento de projetos os aplicativos permitem comunicações sincronizadas entre colegas de equipe em todos os fusos horários. Simplificando o processo de comunicação e colaboração, permitindo maior produtividade.

Da mesma forma, ao dividir os projetos em canais específicos, os gerentes de projeto podem acompanhar os membros da equipe para oferecer comentários e insights para manter o fluxo de inovação em movimento. Ao ter menos distrações entre as respostas aos projetos, os gerentes ficam com mais tempo para se concentrar nas comunicações vitais com os clientes.

O e-mail ainda tem um lugar de valor no mundo das comunicações. Os aplicativos colaborativos podem simplificar e simplificar o gerenciamento de projetos com os membros da equipe, mas o bom e velho e-mail ainda é testado e verdadeiro ao se comunicar com clientes, fornecedores e parceiros de negócios externos.

A única coisa que diferencia o e-mail

Em uma palavra - recibos. Email oferece notificação ao remetente de que o email foi entregue e lido. Com ferramentas colaborativas, como Slack e Flock, embora todos os membros da equipe possam receber uma comunicação, há muito pouca certeza de que todos os membros leram a mensagem. Simplificando, Flock e Slack estão aquém quando se trata de simplificar as notificações de recebimento de entrega. 

Sim, os emojis e os ocasionais polegares para cima podem fornecer alguma indicação de que a mensagem foi confirmada, mas não é uma garantia satisfatória de que todas as partes estejam informadas.