Formulários de consentimento: um guia completo

Introdução

Alguns setores, incluindo saúde, bancos, direito e tecnologia, precisam de formulários de consentimento. Proprietários e gerentes de negócios devem escolher e aplicar o tipo apropriado de formulário de permissão. Caso contrário, pode deixar de cumprir sua função legal original.

Formulários de consentimento com pessoas assinando o contrato no papel

É importante fornecer todos os detalhes ao cliente antes de assinar qualquer documento.

 Descrevemos abaixo tudo o que você precisa saber sobre os formulários de consentimento, juntamente com dicas e conselhos úteis ao longo do caminho.

O que são Formulários de Consentimento?

Um formulário de consentimento é um documento assinado que detalha a permissão informada de um indivíduo para pesquisa médica, ensaio clínico ou atividade comercial. Os formulários de consentimento, também conhecidos como formulários de liberação, são documentos legais que fornecem autorização por escrito para as partes envolvidas compartilharem ou receberem informações. Eles frequentemente notificam os consumidores sobre os perigos do uso relacionado e isentam o provedor de quaisquer reivindicações relacionadas. Um formulário de consentimento serve como uma autorização e renúncia quando assinado.

Médico explicando obtenção de consentimento para casal na prática

Certifique-se de obter o consentimento de seu cliente ou consumidor antes de prosseguir com qualquer tipo de processo adicional.

O objetivo de um formulário de consentimento é notificar clientes, pacientes ou sujeitos sobre as informações que você está adquirindo, os direitos que estão abrindo mão e outros detalhes relevantes. Eles garantem que os canais de comunicação entre as partes permaneçam abertos e que as pessoas tenham o direito de serem informadas.

Diferentes tipos de consentimento

O consentimento pode assumir muitas formas. Vários aspectos, como setor relevante, mídia, circunstâncias legais e outros, influenciam a forma de consentimento que você utilizará. Você deve considerar os vários tipos de permissão disponíveis antes de tomar uma decisão. Abaixo, detalhamos os seis tipos de permissão mais comuns que você deve conhecer:

A) Consentimento Explícito

Consentimento explícito em formulários de consentimento

Ao fornecer aos consumidores a opção de aceitar o uso, risco ou divulgação, você está obtendo permissão explícita. Quando uma empresa lida com os dados de um consumidor, por exemplo, os padrões mundiais de privacidade precisam de um acordo específico. Essas regras obrigam as empresas a fazer divulgações explícitas e por escrito sobre suas atividades e como os clientes podem optar por não participar.

B) Consentimento Ativo

Consentimento ativo em formulários de consentimento

Semelhante ao consentimento explícito, o consentimento ativo ocorre quando os consumidores concordam "ativamente" com uma afirmação específica. O consentimento ativo é demonstrado clicando em "Concordo" em uma página da Web ou assinando um contrato.

C) Consentimento Informado

Significado do consentimento informado nos formulários de consentimento

Ao obter o consentimento informado, você informa ao sujeito todos os resultados e repercussões de fornecer sua permissão. Para que o consentimento informado seja válido, o signatário deve:

e) Seja competente

II) Autorizar livremente

III) Esteja bem informado sobre o uso e os perigos.

IV) Deve ter pelo menos 18 anos

D) Consentimento passivo

Significado de consentimento passivo em formulários de consentimento

O consentimento passivo é uma espécie de consentimento implícito em que o cliente concede sua permissão sem ser solicitado. Se você está tentando atender aos regulamentos de privacidade, não pode empregar o consentimento passivo. No entanto, você pode utilizar termos de consentimento passivo se o uso não influenciar materialmente o consumidor.

E) Consentimento Implícito

Em certas circunstâncias, o envolvimento automaticamente fornece aprovação, o que é conhecido como consentimento implícito. A maioria dos estados, por exemplo, implementa uma regra de consentimento implícito ao adquirir uma carteira de motorista. Nesse caso, consentimento implícito significa que você concorda em fornecer uma amostra de respiração às autoridades para investigações legítimas de DWI/DUI.

F) Consentimento de exclusão

Opt Out Consentimento em formulários de consentimento

O consentimento de exclusão é quando os clientes podem recusar ou cancelar a autorização a qualquer momento. Você pode, por exemplo, incluir um formulário de consentimento de exclusão para que os clientes possam rejeitar cookies em seu site. O consentimento é formalizado quando o cliente continua a utilizá-lo sem recusá-lo.

Melhores práticas para criar um formulário de consentimento

Aqui estão algumas considerações a serem feitas ao construir seu formulário de consentimento.

A) Respostas automáticas

Alguns campos em um formulário, como a data e a hora em que o formulário foi assinado, podem ser preenchidos automaticamente para economizar o tempo do usuário. Se a pessoa já tiver uma conta em seu site, informações como nome e endereço podem ser preenchidas automaticamente no formulário.

B) Crie um layout amigável

Os formulários em papel costumam ser tediosos e limitados a um determinado número de páginas. Como os formulários digitais não têm as mesmas restrições, você pode desenvolver uma experiência mais amigável. Você pode, por exemplo, tornar o formulário mais navegável dividindo as informações em seções ou várias páginas.

C) Mantenha-o curto

A melhor maneira de proceder é mantê-lo curto e doce. Claro, você deve incluir todas as informações e consultas relevantes, mas mantenha apenas o que realmente precisa. Não inclua mais perguntas apenas para fazê-las. Certifique-se de que cada consulta tenha um propósito.

D) Use Lógica Condicional

Com base nas respostas anteriores, seu formulário pode ocultar ou revelar perguntas. Por exemplo, se o indivíduo que preenche o formulário disser sim à pergunta sobre se tem ou não filhos, o formulário poderá perguntar sobre as idades dos filhos. Se a resposta à pergunta sobre ter filhos fosse negativa, o formulário omitiria a pergunta sobre a idade dos filhos.

E) Use suporte contextual (texto de ajuda)

A inclusão de um idioma de assistência no formulário pode ajudar o usuário a navegar pelas perguntas. Você não tem espaço suficiente para expor tópicos difíceis em papel. Você pode incorporar explicações e orientações em formato digital passando o mouse sobre ou tocando em um determinado texto.

Elementos a incluir no Termo de Consentimento

Pode ser tentador deixar de fora certas informações em seu formulário de consentimento para mantê-lo simples ou economizar espaço. No entanto, o formulário deve conter todas as informações que deseja do indivíduo que o preenche, bem como todos os elementos que lhe são solicitados.

Por exemplo, se aplicável, você deve coletar informações gerais, como nome da pessoa, endereço postal, endereço de e-mail, data de nascimento e histórico médico. Certifique-se de fornecer um local para uma assinatura também. Você também deve fornecer ao usuário informações específicas. Quando aplicável à sua empresa, um formulário de consentimento deve ter os seguintes seis elementos:

A) Legalidade

Revise seus documentos de consentimento com um profissional jurídico. Eles poderão aconselhá-lo se o documento contradizer a política pública ou a lei contratual de alguma forma.

B) Formatação do papel

Cabeçalhos, fontes legíveis e texto simples devem ser usados ​​em seu formulário de permissão. Certifique-se de que é apropriado para um público amplo.

C) Precisão

Para cumprir a lei, se você pedir a alguém que renuncie aos seus direitos, deverá apresentar uma lista detalhada do que ela está renunciando. Caso contrário, você corre o risco de infringir seus direitos ou deixar de fornecer informações adequadas em seus formulários de permissão.

D) Causa de Liberação

Seu formulário de permissão deve incluir uma cláusula de liberação com a qual o comprador concorda. Eles o isentam dos perigos relacionados ao uso de seus produtos ou serviços.

E) Cláusula de limitação de responsabilidade

A renúncia de responsabilidade deve dizer inequivocamente que os clientes não irão processá-lo por descuido do provedor. Para obter aplicabilidade, certifique-se de que seus avisos de isenção de responsabilidade incorporam proteção de responsabilidade legal.

 F) Linhas de assinatura e data

Quando necessário, o componente final de um formulário de consentimento é o consentimento ativo. A permissão ativa pode assumir a forma de uma assinatura e linha de data, ou pode ser tão simples quanto um botão "Aceito". Se estiver usando consentimento implícito, você pode pular esta etapa."

Casos de Uso de Formulários de Consentimento

Um documento de consentimento é necessário em muitos cenários legais. É difícil entender como eles funcionam de forma abstrata, especialmente se você estiver escrevendo um pela primeira vez. Incluímos três exemplos de formulários de consentimento em um caso hipotético nesta seção:

Caso de uso 1: cookies do site

Banner de consentimento de cookies do site

Veja a seguir um exemplo de empresa on-line que vende para clientes em áreas onde se aplicam os regulamentos de privacidade do consumidor:

A) O mundo da moda é um varejista de roupas online para mulheres.

B) Eles vendem e enviam para consumidores em todo o mundo.

C) Para funcionar de forma eficaz, uma parte do site deles depende de cookies.

D) Em seu site, Fashion world tem um formulário de consentimento de cookies ativo.

E) Eles também aderem a processos de consentimento de exclusão.

F) Certos elementos do site não funcionarão ou não estarão disponíveis se os consumidores não concordarem com as condições.

Caso de uso 2: teste de DUI

Teste DUI

O exemplo a seguir demonstra como os governos usam formulários de permissão:

A) Diana agora reside no estado da Califórnia.

B) Ela se mudou recentemente e deseja obter uma carteira de motorista.

C) De acordo com os estatutos de consentimento implícito, o estado da Califórnia concederá a ela uma carteira de motorista.

D) Diana concorda com a triagem aceitável de DUI aceitando e dirigindo em vias públicas.

E) Se ela se recusar a produzir uma amostra de respiração durante uma verificação subseqüente de DUI, ela perderá automaticamente sua carteira de motorista por um determinado período de tempo.

Caso de uso 3: informações pessoais de saúde

Informações pessoais de saúde

Veja a seguir um exemplo de empresa de tecnologia em saúde:

A) Heart Beat Rx fornece um aplicativo que monitora a frequência cardíaca de um paciente, organiza prescrições online, faz sugestões individualizadas aos clientes e envia dados aos médicos.

B) Heart Beat Rx adquire novos clientes usando um formulário na tela inicial do aplicativo.

C) Antes de utilizar o serviço, os clientes devem fornecer sua permissão expressa e ativa.

D) No procedimento de integração do cliente, a Heart Beat Rx inclui um formulário de permissão.

E) Caso o consumidor não dê consentimento, não poderá utilizar nenhuma ou todas as funcionalidades do aplicativo.

Quem usa os formulários de consentimento?

Os formulários de consentimento são usados ​​pelas empresas. Eles os utilizam para fornecer aprovação para uma determinada ação. Em vários momentos, setores específicos, como saúde, tecnologia e finanças, precisam que as organizações obtenham consentimento usando formulários de consentimento. Contrate advogados contratados se precisar estabelecer um formulário de consentimento para sua empresa. Eles são versados ​​na lei e podem aplicá-la às suas circunstâncias específicas. Desde a primeira minuta até a assinatura do contrato, um especialista jurídico garante que você tem direito ao formulário de consentimento.

Formulários Online Vs Formulários em Papel no Formulário de Consentimento

Considere quantos formulários de consentimento em papel você envia para casa a cada ano. E quantas (ou quantas) declarações foram corretamente preenchidas, assinadas e devolvidas a tempo para a atividade relevante? A digitalização de formulários de consentimento é uma excelente abordagem para diminuir o tempo e o esforço necessários para a distribuição, rastrear rapidamente o status e aprimorar o preenchimento do formulário.

Formulários de papel

             Formulários de papel: Pilha de papéis no escritório

Os formulários de papel eram a vanguarda da produtividade do escritório há dois séculos. Pode ser difícil imaginar, então vamos pintar um quadro. Naquela época, havia poucas opções se você precisasse de uma duplicata de um documento. Você pode ter um tipo de conjunto de impressora e imprimir cópias para você. Você pode até pedir a um funcionário que escreva o texto à mão.

Os formulários em papel aumentaram a eficiência ao fornecer instruções impressas, bem como espaço para os usuários preencherem suas informações. Foi uma melhoria significativa em relação à criação de uma carta comercial do zero sempre que você recebe um pedido ou solicitação. Hoje, temos uma nova chance desde que surgiram as formas digitais.

Se você está acostumado a utilizar formulários em papel, pode estar se perguntando por que deveria mudar para a coleta de dados móveis com formulários digitais. Vejamos as vantagens e desvantagens de utilizar formulários de papel no trabalho.

Prós de usar formulários de papel

A) Não é necessária eletricidade. Os formulários em papel não requerem o uso de bateria ou conexão com a Internet. Você está no negócio se tiver uma superfície nivelada, uma caneta e luz suficiente para ver!

B) É simples de transmitir. E se você precisar sair mais cedo do trabalho? Com um formulário em papel, você pode oferecê-lo a um colega de trabalho e pedir que ele o preencha.

C) Preço baixo. Fotocopiadoras e impressoras reduziram o custo de fazer cópias.

Contras de usar formulários de papel

Contras de formulários de papel

Os formulários em papel não são tão simples e integrados quanto os formulários digitais

A) A transmissão é lenta. Quando um formulário em papel é preenchido, ele deve ser devolvido à sede. Dependendo da sua localização, isso pode levar horas ou dias. Esses tipos de atrasos tornam o gerenciamento de seus negócios mais desafiador.

B) É difícil de ler. Você já leu documentos redigidos às pressas? Os detalhes são difíceis de discernir. Se você tiver que tirar seus funcionários do campo para esclarecer o que eles colocam em sua papelada, isso custará dinheiro à sua empresa.

C) A despesa de proteção e armazenamento de papel. De acordo com um Análise Deloitte, existem três principais despesas de longo prazo associadas aos registros em papel: armazenamento, retenção e recuperação e descarte.

D) Não há análises. Não existe um método simples para examinar os dados em papel sem inseri-los novamente em uma planilha ou em um sistema diferente. Como você pode tomar boas decisões de gerenciamento sem dados de tendências?

E) As despesas de processamento. Se forem necessárias aprovações, um único formulário em papel pode precisar ser examinado por vários departamentos. Transportar o formulário de papel de um departamento para outro atrasa todo o processo.

F) Questões de segurança. Os formulários em papel, ao contrário das informações digitais, não podem ser criptografados. Isso significa que um formulário de papel fora do lugar pode ser facilmente lido! Aceitar esse risco deve ser feito com cautela, pois a fraude evoluiu para um negócio multibilionário.

G) É difícil converter os dados do formulário para um computador. É difícil de analisar. É difícil converter informações de um formulário em papel para um computador quando sua organização as recebe. Mesmo com scanners, você deve revisar cada formulário para garantir que as informações estejam claras.

Houve muita agitação sobre o escritório sem papel na década de 1990. Na época, faltavam certas tecnologias cruciais, como dispositivos móveis confiáveis. Agora é possível administrar um escritório sem papel.

Prós de formulários on-line

Prós de formulários online

Os formulários online podem ajudá-lo na transição para um escritório sem papel. Além de economizar dinheiro em papel e impressão, os formulários digitais ou móveis têm as seguintes vantagens:

A) Evite pagar taxas de armazenamento de papel. Se a sua organização gasta dinheiro todos os anos para manter documentos legais em outros lugares, é hora de cortar esse custo. Quando comparado a um serviço de gerenciamento de registros tradicional, o armazenamento digital é menos dispendioso.

B) Manter seus fluxos de trabalho. Não há necessidade de reformular toda a sua rotina de trabalho. Os formulários digitais são projetados para se adequarem ao seu fluxo de trabalho (por exemplo, solicitante, aprovador, análise).

C) Conecte-se ao seu outro software. Você faz uso do Dropbox? Esse é apenas um dos serviços de internet que podem estar vinculados ao seu celular.

D) Suporte a Dispositivos Móveis. Escolha uma solução de formulários móveis compatível com Android e iPhone.

Ferramenta para começar a usar os Formulários de Consentimento digitalmente

Como a grande maioria dos indivíduos tem acesso a um dispositivo inteligente e a um plano de dados, as plataformas online podem ajudar em estudos de coorte e recrutamento em todo o mundo. No Reino Unido sozinho, 84% de todas as residências têm acesso a dispositivos móveis e à Internet. Coleta de dados simplificada, qualidade de dados e monitoramento on-line, todas as tecnologias de benefícios. Vale a pena notar que notificações push, que são bastante úteis em aplicativos mHealth, podem ajudar no preenchimento de questionários baseados na web e no envolvimento do paciente.

Surpreendentemente, assinaturas eletrônicas nem sempre são necessários. As informações pessoais, tal como as actuais transacções financeiras seguras, podem ser suficientes para permitir o acesso e o acompanhamento dos dados relacionados com a saúde. Ferramentas que podem ajudar a construir esses formulários de consentimento digitalmente são Criador de formulários on-line. Um desses construtores de formulários online é Aplicativo LeadGen. Vamos dar uma olhada rápida nas 3 etapas fáceis para criar formulários de consentimento digitalmente.

- Você pode criar seu formulário do zero de acordo com sua escolha ou simplesmente escolher entre mais de 400 categorias de modelos de sua escolha.

- Você pode editar o formulário de acordo com sua escolha de cor, torná-lo um formulário de várias etapas ou de uma etapa, ter diferentes tipos de perguntas.

- Depois que seu formulário for criado e projetado, incorpore-o facilmente à sua página de destino com um código de incorporação simples.

Formulários Online

E voilá! Seu formulário está pronto!!

Conclusão

Dependendo das circunstâncias, os formulários de consentimento podem ser elaborados ou simples. No entanto, geralmente incluem algum tipo de aceitação, autorização e liberação de reivindicações. Como muitas vezes você pede aos clientes que renunciem aos seus direitos em determinados casos, é fundamental entrar em contato com um procurador de procurador que o ajudará a contratar o advogado certo para garantir que seus direitos civis sejam protegidos.

Um documento de consentimento não o isenta de negligência grave. Ainda há requisitos e metas a cumprir. Os papéis de consentimento apenas protegem você de riscos realistas; caso contrário, seu provedor de seguro de responsabilidade civil pode se recusar a cobri-lo.

 

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Sobre o autor

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Priyanka Jain, Marketing de conteúdo

Priyanka é profissional de marketing de conteúdo. Priyanka ajuda na criação de novos conteúdos e na auditoria de conteúdos existentes para negócios online. Ela é apaixonada por escrever e cria conteúdo otimizado para SEO. Priyanka é responsável por criar conteúdo novo, original e de alta qualidade para o site, com pesquisa adequada de palavras-chave e auditar o conteúdo existente para torná-lo um conteúdo de qualidade.