Onay Formları: Dijital Onay Formu Tasarımına İlişkin Bilgiler

Onay Formları: Eksiksiz Bir Kılavuz

Sağlık, bankacılık, hukuk ve teknoloji gibi bazı sektörler onay formlarına ihtiyaç duyar. İşletme sahipleri ve yöneticileri uygun olanı seçmeli ve uygulamalıdır. izin formu türüAksi takdirde asıl hukuki işlevini yerine getiremeyebilir.

Herhangi bir belgeyi imzalamadan önce müşteriye tüm ayrıntıları vermeniz önemlidir.

Onay formları hakkında bilmeniz gereken her şeyi, yardımcı ipuçları ve tavsiyelerle birlikte aşağıda açıkladık.

Onay Formları Nedir?

Onay formu, bireyin tıbbi araştırma, klinik araştırma veya ticari faaliyet için bilgilendirilmiş izninin ayrıntılarını içeren imzalı bir belgedir. İbra formları olarak da bilinen onay formları, ilgili tarafların bilgi paylaşması veya alması için yazılı yetki sağlayan yasal belgelerdir. Tüketicileri sık sık ilgili kullanımın tehlikeleri konusunda bilgilendirir ve sağlayıcıyı ilgili her türlü iddiadan kurtarır. Onay formu, imzalandığında yetki ve feragat anlamına gelir.

Herhangi bir ileri işleme devam etmeden önce müşterinizin veya tüketicinizin onayını aldığınızdan emin olun.

Onay formunun amacı, müşterileri, hastaları veya denekleri, edindiğiniz bilgiler, teslim ettikleri haklar ve diğer ilgili ayrıntılar hakkında bilgilendirmektir. Taraflar arasındaki iletişim kanallarının açık kalmasını ve kişilerin bilgilenme hakkına sahip olmasını garanti altına alır.

Farklı Rıza Türleri

Rıza olabilir birçok şekil almak. İlgili sektör, medya, yasal koşullar ve diğerleri gibi çeşitli yönler, kullanacağınız onay biçimini etkiler. Karar vermeden önce, size sunulan birçok izin türünü göz önünde bulundurmalısınız. Aşağıda, farkında olmanız gereken en yaygın altı izin türünü ayrıntılı olarak açıkladık:

A) Açık Rıza

Tüketicilere kullanımı, riski veya ifşayı kabul etme seçeneği sunduğunuzda açık izin almış olursunuz. Örneğin bir şirket bir tüketicinin verilerini işlediğinde, dünya çapındaki gizlilik standartlarının özel bir anlaşmaya ihtiyacı vardır. Bu kurallar, şirketleri, faaliyetleri ve müşterilerin nasıl vazgeçebilecekleri konusunda açık ve yazılı açıklamalar yapmaya zorlamaktadır.

B) Aktif Rıza

Açık rızaya benzer şekilde, aktif rıza, tüketicilerin belirli bir iddiayı "aktif olarak" kabul etmesi durumunda ortaya çıkar. Aktif rıza, bir web sayfasında "Kabul ediyorum" seçeneğinin tıklanmasıyla veya bir sözleşmenin imzalanmasıyla gösterilir.

C) Bilgilendirilmiş Onam

Bilgilendirilmiş onam aldığınızda, kişiye izin vermenin tüm sonuçlarını ve sonuçlarını anlatırsınız. Bilgilendirilmiş onamın geçerli olabilmesi için imza sahibinin:

I) Yetenekli olmak

II) Serbestçe yetkilendirme

III) Kullanım ve tehlikeler konusunda iyi eğitimli olun.

IV) En az 18 yaşında olmalı

D) Pasif Rıza

Pasif onay, müşterinin kendisine sorulmadan izin verdiği bir tür örtülü onaydır. Gizlilik düzenlemelerine uymaya çalışıyorsanız pasif rızayı kullanamazsınız. Ancak kullanımın tüketiciyi maddi olarak etkilememesi durumunda pasif izin koşullarından yararlanabilirsiniz.

E) Zımni Rıza

Belirli durumlarda katılım, otomatik olarak zımni rıza olarak bilinen onayı sağlar. Örneğin çoğu eyalet, sürücü ehliyeti alırken zımni bir rıza kuralı uygular. Bu durumda zımni onay, meşru DWI/DUI araştırmaları için yetkililere nefes örneği vermeyi kabul ettiğiniz anlamına gelir.

F) Vazgeçme Onayı

Devre dışı bırakma onayı, müşterilerin yetkilendirmeyi istedikleri zaman reddedebilecekleri veya geri çekebilecekleri zamandır. Örneğin, müşterilerinizin web sitenizdeki çerezleri reddedebilmesi için bir vazgeçme onay formu ekleyebilirsiniz. Rıza, müşterinin reddetmeden kullanmaya devam etmesiyle resmileşmiş olur.

Onay Formu Oluşturmak İçin En İyi Uygulamalar

Onay formunuzu oluştururken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar şunlardır.

A) Yanıtları Otomatikleştirin

Bizi bir formdaki alanlar, formun imzalandığı tarih ve saat gibi bilgiler, kullanıcının zamanından tasarruf etmek için otomatik olarak doldurulabilir. Kişinin web sitenizde zaten bir hesabı varsa, ad ve adres gibi bilgiler formda otomatik olarak doldurulabilir.

B) Kullanıcı dostu bir düzen oluşturun

Kağıt formlar genellikle sıkıcıdır ve belirli sayıda sayfayla sınırlıdır. Çünkü dijital formlar aynı kısıtlamalara sahip değilseniz, daha kullanıcı dostu bir deneyim geliştirebilirsiniz. Örneğin, bilgileri bölümlere veya çeşitli sayfalara bölerek formu daha gezilebilir hale getirebilirsiniz.

C) Kısa tutun

Devam etmenin en iyi yolu konuyu kısa ve tatlı tutmaktır. Tabii ki, ilgili tüm bilgileri ve sorguları eklemelisiniz, ancak yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz şeyleri saklayın. Sırf soru sormuş olmak için daha fazla soru eklemeyin. Her araştırmanın bir amacı olduğundan emin olun.

D) Koşullu Mantığı Kullanın

Önceki yanıtlara göre formunuz soruları gizleyebilir veya açığa çıkarabilir. Örneğin formu dolduran kişi, çocuğu olup olmadığı sorusuna evet diyorsa, formda çocukların yaşları da sorgulanabiliyor. Çocuk sahibi olma sorusuna hayır yanıtı verilmesi halinde formda çocukların yaşlarına ilişkin soru atlanıyordu.

E) Bağlamsal desteği kullanın (yardım metni)

Forma yardım dilinin dahil edilmesi, kullanıcının sorular arasında gezinmesine yardımcı olabilir. Zor konuları kağıt üzerinde açıklamak için yeterli alanınız yok. Belirli bir metnin üzerine gelerek veya üzerine dokunarak açıklamaları ve yönlendirmeleri dijital formatta dahil edebilirsiniz.

Onay Formu'nda bulunması gereken unsurlar

Basit tutmak veya yerden tasarruf etmek için onay formunuzdaki bazı bilgileri dışarıda bırakmak cazip gelebilir. Ancak formda, dolduran kişiden beklediğiniz tüm bilgilerin yanı sıra ondan talep ettiğiniz tüm unsurlar bulunmalıdır.

Örneğin, mümkünse kişinin adı, posta adresi, e-posta adresi, doğum tarihi ve tıbbi geçmişi gibi genel bilgileri toplamalısınız. İmza için de bir yer ayırdığınızdan emin olun. Ayrıca kullanıcıya belirli bilgiler sağlamanız gerekir. Firmanız için geçerli olduğunda, bir onay formunun aşağıdaki altı unsura sahip olması gerekir:

A) Yasallık

Onay belgelerinizi bir hukuk uzmanıyla birlikte inceleyin. Belgenin herhangi bir şekilde kamu politikasına veya sözleşme kanununa aykırı olması durumunda size tavsiyede bulunabileceklerdir.

B) Kağıt Biçimlendirmesi

İzin formunuzda başlıklar, okunaklı yazı tipleri ve düz metin kullanılmalıdır. Geniş bir okuyucu kitlesine uygun olduğundan emin olun.

C) Hassasiyet

Yasaya uymak için, birinden haklarından feragat etmesini isterseniz, nelerden feragat ettiğinin ayrıntılı bir listesini hazırlamalısınız. Aksi takdirde haklarını ihlal etme veya izin formlarınızda yeterli bilgiyi sağlayamama riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

D) Serbest Bırakma Nedeni

İzin formunuzda alıcının kabul ettiği bir feragat maddesi bulunmalıdır. Bunlar sizi mallarınızı veya hizmetlerinizi kullanmakla bağlantılı tehlikelerden muaf tutar.

E) Sorumluluğun sınırlandırılması maddesi

Sorumluluktan feragat, müşterilerin sizi sağlayıcının dikkatsizliği nedeniyle dava etmeyeceğini açıkça belirtmelidir. Uygulanabilirlik sağlamak için sorumluluk reddi beyanlarınızın yasal sorumluluk korumasını içerdiğinden emin olun.

 F) İmza ve tarih satırları

Gerektiğinde, onam formunun son bileşeni aktif onamdır. Etkin izin, imza ve tarih çizgisi şeklinde olabileceği gibi "Kabul Ediyorum" düğmesi kadar basit de olabilir. Eğer zımni rıza kullanıyorsanız bu adımı atlayabilirsiniz."

Onay Formlarının Kullanım Örnekleri

Birçok yasal senaryoda bir onay belgesi gereklidir. Özellikle ilk kez bir tane yazıyorsanız, soyut olarak nasıl çalıştıklarını kavramak zordur. Bu bölüme varsayımsal bir vakada üç onay formu örneğini dahil ettik:

Kullanım Örneği 1: Web Sitesi Çerezleri

Aşağıda, tüketici gizliliği düzenlemelerinin geçerli olduğu alanlardaki müşterilere satış yapan bir çevrimiçi işletme örneği verilmiştir:

A) Moda dünyası bayanlara yönelik çevrimiçi bir giyim perakendecisidir.

B) Dünyanın her yerindeki tüketicilere satıp gönderiyorlar.

C) Web sitelerinin bir kısmının etkili bir şekilde çalışabilmesi için çerezler kullanılmaktadır.

D) Fashion World'ün internet sitesinde aktif çerez onay formu bulunmaktadır.

E) Ayrıca vazgeçme onay süreçlerine de uyarlar.

F) Tüketicilerin koşulları kabul etmemesi durumunda belirli web sitesi öğeleri çalışmayacak veya kullanılamayacaktır.

Kullanım Senaryosu 2: DUI Testi

Aşağıdaki örnek, hükümetlerin izin formlarını nasıl kullandığını göstermektedir:

A) Diana şu anda Kaliforniya Eyaleti'nde ikamet ediyor.

B) Yakın zamanda taşındı ve ehliyet almak istiyor.

C) Zımni rıza kanunları uyarınca Kaliforniya eyaleti ona bir sürücü ehliyeti verecektir.

D) Diana, kamuya açık yollarda araç kullanmayı kabul ederek kabul edilebilir DUI taramasını kabul eder.

E) Bir sonraki DUI kontrolü sırasında nefes örneği vermeyi reddederse, belirli bir süre için otomatik olarak ehliyetini kaybedecektir.

Kullanım Senaryosu 3: Kişisel Sağlık Bilgileri

Aşağıda bir sağlık teknolojisi şirketine bir örnek verilmiştir:

A) Heart Beat Rx, hastanın kalp atış hızını izleyen, düzenleyen, müşterilere kişiselleştirilmiş önerilerde bulunan ve doktorlara veri gönderen bir uygulama sunuyor.

B) Heart Beat Rx, uygulamanın açılış ekranındaki bir formu kullanarak yeni müşteriler kazanır.

C) Müşterilerin hizmeti kullanmadan önce açık ve aktif izinlerini almaları gerekmektedir.

D) Heart Beat Rx, müşteri katılım prosedürlerine bir izin formu ekler.

E) Tüketici onay vermediği takdirde uygulamanın herhangi bir fonksiyonunu veya tüm fonksiyonlarını kullanamayacaktır.

Onam Formlarını Kimler Kullanır?

Onay formları işletmeler tarafından kullanılır. Bunları belirli bir eyleme onay sağlamak için kullanırlar. Sağlık hizmetleri, teknoloji ve finans gibi belirli sektörler, çeşitli zamanlarda kuruluşların onay formlarını kullanarak onay almasına ihtiyaç duyar. Firmanız için bir onay formu hazırlamanız gerekiyorsa sözleşme avukatları tutun. Hukuk konusunda bilgilidirler ve bunu sizin özel koşullarınıza uygulayabilirler. İlk taslaktan sözleşmenin imzalanmasına kadar bir hukuk uzmanı, onay formu hakkına sahip olduğunuzu garanti eder.

Çevrimiçi Formlar ve Onay Formunda Basılı Formlar Karşılaştırması

Her yıl evinize kaç tane kağıt onam formu gönderdiğinizi düşünün. İlgili faaliyet için kaç (veya ne kadar az) geri bildirim doğru bir şekilde tamamlandı, imzalandı ve zamanında geri gönderildi? Onay formlarının dijitalleştirilmesi, dağıtım için gereken zamanı ve çabayı azaltmak, durumu hızlı bir şekilde takip etmek ve formun doldurulmasını geliştirmek için mükemmel bir yaklaşımdır.

             Kağıt Formlar: Ofisteki kağıt yığını

Kağıt formlar iki yüzyıl önce ofis üretkenliğinin en ileri noktasıydı. Hayal etmesi zor olabilir, o yüzden gelin bir resim çizelim. O zamanlar bir belgenin kopyasına ihtiyacınız varsa çok az seçenek vardı. Sizin için bir yazıcı seti türüne ve baskı kopyalarına sahip olabilirsiniz. Hatta bir katipin metni elle yazmasını bile sağlayabilirsiniz.

Kağıt formlar, basılı talimatların yanı sıra kullanıcılara bilgilerini doldurmaları için alan sağlayarak verimliliği artırdı. Her sipariş veya talebinizde sıfırdan iş mektubu oluşturmaya kıyasla önemli bir gelişmeydi. Bugün dijital formların ortaya çıkmasıyla yeni bir şansımız var.

Kağıt formları kullanmaya alışkınsanız neden dijital formlarla mobil veri toplamaya geçmeniz gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. İşyerinde kağıt formları kullanmanın yararlarına ve sakıncalarına bakalım.

Kağıt Form Kullanmanın Artıları

A) Elektriğe gerek yoktur. Kağıt formlar pil veya İnternet bağlantısı kullanılmasını gerektirmez. Düz bir yüzeye, kaleme ve görecek kadar ışığa sahipseniz iş yapıyorsunuz demektir!

B) Aktarılması kolaydır. Peki ya işten erken ayrılmanız gerekirse? Kağıt üzerinde bir form kullanarak bunu bir iş arkadaşınıza sunabilir ve doldurmasını isteyebilirsiniz.

C) Düşük fiyat. Fotokopi makineleri ve yazıcılar kopyalama maliyetini azalttı.

Kağıt Form Kullanmanın Eksileri

Kağıt formlar dijital formlar kadar basit ve kusursuz değil

A) İletim yavaştır. Kağıt form doldurulduktan sonra merkeze iade edilmelidir. Bulunduğunuz yere bağlı olarak bu işlem saatler veya günler sürebilir. Bu tür gecikmeler işinizi yönetmeyi daha da zorlaştırır.

B) Okuması zordur. Aceleyle hazırlanmış evrakları hiç okudunuz mu? Ayrıntıları ayırt etmek zordur. Çalışanlarınızı evraklarına ne koyduklarını açıklığa kavuşturmak için saha dışına çıkarmak zorunda kalırsanız, bu şirketinizin parasına mal olur.

C) Kağıdı koruma ve depolamanın masrafı. Deloitte analizine göre, kağıt kayıtlarla ilişkili üç ana uzun vadeli masraf vardır: depolama, saklama ve alma ve imha.

D) Analitik yoktur. Kağıt üzerindeki verileri bir elektronik tabloya veya farklı bir sisteme tekrar girmeden incelemenin basit bir yöntemi yoktur. Trend verileri olmadan nasıl iyi yönetim kararları alabilirsiniz?

E) İşleme masrafı. Onayların gerekli olması durumunda tek bir kağıt formun çeşitli departmanlar tarafından incelenmesi gerekebilir. Kağıt formunun bir departmandan diğerine taşınması tüm prosedürü yavaşlatır.

F) Güvenlikle ilgili sorunlar. Kağıt formlar, dijital bilgilerin aksine şifrelenemez. Bu, yanlış yerleştirilmiş bir kağıt formunun kolayca okunabileceği anlamına gelir! Dolandırıcılık milyarlarca dolarlık bir iş haline geldiğinden, bu riski kabul ederken dikkatli olunmalıdır.

G) Form verilerinin bilgisayara dönüştürülmesi zordur. Analiz etmek zordur. Kuruluşunuz aldığında bilgileri kağıt formdan bilgisayara dönüştürmek zordur. Tarayıcılarda bile bilgilerin net olduğundan emin olmak için her formu incelemeniz gerekir.

1990'larda kağıtsız ofis hakkında çok fazla söylenti vardı. O zamanlar güvenilir mobil cihazlar gibi bazı önemli teknolojiler eksikti. Artık kağıtsız bir ofis yönetmek mümkün.

Çevrimiçi Formların Artıları

Çevrimiçi formlar kağıtsız bir ofise geçişte size yardımcı olabilir. Dijital veya mobil formlar, kağıt ve baskı masraflarından tasarruf etmenin yanı sıra aşağıdaki avantajlara da sahiptir:

A) Kağıt depolama ücretlerini ödemekten kaçının. Kuruluşunuz her yıl başka bir yerde saklamak için para harcıyorsa, bu maliyeti düşürmenin zamanı geldi. Geleneksel bir kayıt yönetimi hizmetiyle karşılaştırıldığında, dijital depolama daha az maliyetlidir.

B) İş Akışlarınızı Koruyun. Tüm çalışma rutininizi elden geçirmenize gerek yok. Dijital formlar iş akışınıza (örn. talep eden, onaylayan, analiz) uyacak şekilde tasarlanmıştır.

C) Diğer Yazılımınıza Bağlanın. ? kullanıyor musunuz? Bu, cep telefonunuza bağlanabilecek internet hizmetlerinden yalnızca biridir.

D) Mobil Cihaz Desteği. Hem Android hem de iPhone ile uyumlu bir mobil form çözümü seçin.

Onay Formlarını dijital olarak kullanmaya başlamaya yönelik araç

Bireylerin büyük çoğunluğunun akıllı bir cihaza ve veri planına erişimi olduğundan, çevrimiçi platformlar tüm dünyada kohort çalışmaları ve işe alım konusunda yardımcı olabilir. Tüm evlerin mobil cihazlara ve İnternete erişimi vardır. Basitleştirilmiş veri toplama, veri kalitesi ve çevrimiçi izleme, hepsi teknolojilerden faydalanır. mHealth uygulamalarında oldukça faydalı olan 'nin web tabanlı anketlerin ve hasta katılımının tamamlanmasına yardımcı olabileceğini belirtmekte fayda var.

Şaşırtıcı bir şekilde, her zaman gerekli değildir. Günümüzün güvenli finansal işlemleri gibi kişisel bilgiler, sağlıkla ilgili verilere erişim ve takip sağlamak için yeterli olabilir. Bu onay formlarını dijital olarak oluşturmaya yardımcı olabilecek araçlar şunlardır: çevrimiçi form oluşturucular. Bu tür çevrimiçi form oluşturuculardan biri LeadGen App'tir. Dijital olarak onay formları oluşturmanın 3 kolay adımına hızlıca bir göz atalım.

1 Adım: Formunuzu tercihinize göre sıfırdan oluşturabilir veya 400'den fazla şablon kategorimizden dilediğinizi seçebilirsiniz.

2 Adım: Formu istediğiniz renge göre düzenleyebilir, onu bir çok adımlı veya tek adımlı formda olup, farklı soru tipleri mevcuttur.

3 Adım: Formunuz oluşturulup tasarlandıktan sonra, basit bir yerleştirme koduyla onu açılış sayfanıza kolayca gömün.

Ve işte! Formunuz hazır!!

Sonuç

Koşullara bağlı olarak, rıza formları ayrıntılı veya basit olabilir. Ancak, genellikle bir tür kabul, yetkilendirme ve iddiaların serbest bırakılmasını içerirler. Müşterilerinizden belirli durumlarda haklarından feragat etmelerini sıklıkla istediğiniz için, medeni haklarının korunduğundan emin olmak için doğru avukatı tutmanıza yardımcı olacak biriyle iletişime geçmeniz kritik önem taşır.

Rıza belgesi sizi ağır ihmalden kurtarmaz. Hala karşılanması gereken gereksinimler ve hedefler var. Onay belgeleri sizi yalnızca gerçekçi risklerden korur; aksi takdirde sorumluluk sigortası sağlayıcınız sizi sigortalamayı reddedebilir.