Talep Formlarına İlişkin Tam Kılavuz

Giriş

İstek formları genellikle herhangi bir sürecin ilk aşamasıdır, ister bir proje isteği, ister bir finans isteği, ister bir İK isteği veya çalışanların günlük olarak kullandığı yüzlerce farklı iş süreci formundan herhangi biri olsun. Çoğu kurumsal süreçte, birileri bir iş akışını başlatmak için bir şey ister veya rapor eder. Sonuç olarak, bir istek formunu düzgün bir şekilde almak, bir prosedürün sorunsuz çalışması için önemlidir.

Resmi toplantılar, koridor tartışmaları, anlık mesajlaşma ve e-postalar; bu gündelik, rastgele soruların ana sorunu, şu anda ihtiyacınız olan tüm bilgileri hiçbir zaman elde edememenizdir. İşinizi görevin kendisinden daha uzun sürecek şekilde tamamlayabilmeniz için önkoşulların peşinde koşmak yaygındır. Ve eğer bu ayrıntıları hemen elde edemezseniz, hiç bitmeyen bir değişim döngüsünün içinde sıkışıp kalırsınız.

Talep formları, başlangıç ​​için gerekli tüm bilgileri sağlarken ürün talep etme sürecini resmileştirir. İhtiyacınız olan her şeye en başından itibaren sahip olduğunuzda, beklentileri ilk seferde karşılayabilir ve zamandan (ve baş ağrılarından) tasarruf edebilirsiniz.

Talep Formları Nedir?

Talep formu, bir kuruluştan veya kişiden bir şey talep etmek için kullanılan bir belgedir. Genellikle talep sahibi ve ne istediği hakkında bilgi içerir ve talebin işlenmesi için tutarlı ve düzenli bir yol sağlamak için kullanılır. Talep formunun amacı gerekli tüm bilgilerin sağlanmasını ve talebin kolaylıkla takip edilip değerlendirilebilmesini sağlamaktır.

Talep formları hizmetler, ürünler, bilgiler veya izinler dahil olmak üzere çok çeşitli şeyleri talep etmek için kullanılabilir. Bunlar genellikle iş dünyası, kamu ve kar amacı gütmeyen sektörlerde kullanılır ve kağıt formlar, çevrimiçi formlar ve e-posta talepleri dahil olmak üzere birçok farklı formatta bulunabilirler. Talep formunda gerekli olan spesifik bilgiler, yapılan talebin türüne bağlı olarak değişebilir ancak genellikle talep sahibinin adı, iletişim bilgileri ve talep edilen şeyin açıklaması gibi ayrıntıları içerir.

Talep Formları neden gereklidir?

İş talepleri, talep formlarının ve tanımlanmış bir talep prosedürünün bulunmadığı durumlarda, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli yollardan ulaşma eğilimindedir:

a) Anlık mesajlar

b) Koridor konuşmaları

c) Resmi toplantılar

d) E-postalar

İsteklerin çok sayıda, koordine olmayan yollardan gelmesine izin vermek, eksik, yinelenen ve hatta çakışan isteklerin olasılığını artırır. Üstelik bu düzensiz sorgular nadiren istediğiniz bilgilerin tamamını anında verir.

Talep formlarının kullanılması, gerekli tüm verilerin sağlanmasını sağlar ve işi değerlendirmek ve gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri toplarken düzenli kalmanıza olanak tanır. Proje başarısızlığının ana nedenlerinden birinin yetersiz gereksinimler olması nedeniyle bu kritik öneme sahiptir.

Ayrıca, yapılandırılmış ve bütünleşik bir yaklaşım olmadan, değişiklikler gerekli etki değerlendirmeleri veya onaylar olmadan uygulanabilir. Talep formları, gelen her talep için takip edilecek resmi ve koordineli bir süreç sağlar. Formlar ayrıca görevlerin doğru şekilde planlanmasını ve önceliklendirilmesini de garanti eder. Alım iş akışının basitleştirilmesine ve tüm iş talebi sürecine yapının eklenmesine yardımcı olurlar.

Talep formları ayrıca konuya netlik katar. talep süreci, herkesin tam olarak ne yapılması gerektiğini anlamasını sağlar. Örneğin, proje yönetimi yazılımı istek formları, henüz yetkilendirilmemişse, istek sahiplerine isteklerinin değerlendirme sürecinde nerede olduğunu gösterebilir. Standart formlar ve süreçler kullanmak ayrıca isteklerin doğru projeye veya çalışma alanına gönderilmesini garanti eder ve isteklerin yanlış yere gönderilme olasılığını azaltır.

Bu formları ve prosedürleri proje yönetim sisteminizde tutmak, bunların birleştirilmesine ve tüm paydaşlar için erişilebilir olmasına olanak tanıyarak iletişimi ve hesap verebilirliği artırır. Ekibin üyeleri yalnızca ne üzerinde çalıştıklarını değil aynı zamanda diğerlerinin ne yaptığını ve bundan sonra ne olacağını da görebilir. Proje yönetimi yazılımına erişimi olan herkes, isteklerin durumunu gerçek zamanlı olarak takip edebilir.

Talep Formlarına dışarıdan erişilebilir mi?

Sıkça sorulan konulardan biri de proje yönetim sisteminiz veya şirketiniz dışındaki kişilerin talep formlarına hâlâ erişip erişemeyeceğidir. Talep formuna bağlantı verilen herkes, formu doğru proje yönetimi yazılımını kullanarak görüntüleyebilmeli, doldurabilmeli ve gönderebilmelidir.

Bu özellik, kayıtlı kullanıcı olmasalar bile herkesin isteklerini başarıyla göndermesine olanak tanır. Sonuç olarak, proje yönetim yazılımında olmaları gerekmeyen konu uzmanları veya paydaşlar, başka birine güvenmeden yine de istek gönderebilirler.

Harici müşteriler de formları kullanarak isteklerini iletebilirler. Kullanıcı testi veya müşteri kabulü yapıyorsanız, bu onların sorun veya ayarlama talep etmelerini kolaylaştırır.

Ayrıca, talepleri kimin yaptığından bağımsız olarak, talepler üzerinde aynı düzeyde kontrol ve süreç yönetimini korumanıza olanak tanır: artık tedarikçilerden veya müşterilerden gelen, ek kapsam veya proje ayarlamaları talep eden e-postalar ve telefon çağrıları arasında hokkabazlık yapmanıza gerek kalmaz.

Bir istek formunun URL bağlantısını kullanırken, harici kullanıcılardan adlarını ve e-posta adreslerini göndermeleri istenecektir. İşlem tamamlandığında, isteklerinin başarıyla gönderildiğini onaylayan bir e-posta alacaklar. Bu bildirim, talepte bulunanlara, taleplerinin alındığına ve uygun şekilde ele alınacağına dair güven verir.

Talep Formları oluşturmaya yönelik en iyi uygulamalar

Talep formlarınızı hem kullanıcı dostu hem de parçası oldukları süreçle alakalı hale getirmeye yönelik bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

A) Mümkün olduğunda alanları önceden doldurun

Sisteminiz kullanıcı hakkında zaten bir şeyler biliyorsa, tekrar doldurmalarını sağlayın. Bu bilgiler adınızı, departmanınızı, ofis yerinizi, amirinizi vb. içerebilir. Diğer "bilinen" bilgiler, "önceden belirlenmiş harcama limiti" veya "atanan kaynak"ı içerebilir (örneğin, bir proje talebi, eğer biliniyorsa, talep sahibinin atanmış proje yöneticisini önceden doldurabilir). Bu tür ön doldurmalar, formun tamamlanma süresini önemli ölçüde kısaltabilir ve aynı zamanda kullanıcı deneyimini iyileştirebilir. Ön doldurmalar aynı zamanda yanlış veri girilme olasılığını da sınırlar, bu da daha sonra işlem zorlukları oluşmasına neden olabilir.

B) Mümkün olduğunca serbest biçimli alanlardan kaçının

Çoğu form kullanıcısı, çok daha hızlı olduğu için mantıklı olan, yazmaktan ziyade seçmeyi tercih eder. Ancak, raporlama için de mükemmeldir. Önceden belirlenmiş değerleri seçerek verileri manuel olarak normalleştirmeniz gerekmeden yanıtları toplayabilirsiniz. Örneğin, formunuz kullanıcıdan "Sermaye edinimini açıklayın." isterse ve bir serbest biçimli yanıt, şuna benzer yanıtlar alabilirsiniz:

a) Çalışmayan klima ünitesini değiştirmek için

b) Muhasebeye yönelik kurumsal yazılım

c) İlave çağrı merkezi kapasitesi için yeni inşaat

d) Daha iyi bir fotokopi makinesine ihtiyacımız vardı

CFO sorduğunda "Peki en çok ne tür harcamalar talep ediliyor?" Kesinlikle hiçbir fikrin yok. Ancak, aşağıdaki seçeneklere sahip bir açılır menü kullanırsanız:

Bir bina

b) Bilgisayar Donanımı

c) Mobilya veya Demirbaşlar

d) Maddi Olmayan Duran Varlıklar

e) Arsa

f) Makineler

g) Ofis Ekipmanları

h) Yazılım

i) Araçlar

Daha sonra ihtiyaç duyulduğunda bunların her biri bölünebilir. Örneğin, kullanıcılar "Maddi Olmayan Varlıklar"ı seçerse "patent, telif hakkı, franchise/lisans, ticari marka veya şerefiye" gibi ek seçenekler sunabilirsiniz. Artık verileri türe ve alt türe göre ayıran bir rapor çalıştırabilirsiniz.

C) Yalnızca gerekli alanları ekleyin

İnsanların talep formunuza bakıp talepte bulunmak için başka yöntemler aramasını (e-posta, telefon görüşmesi, ofis "pop-in" vb.) istemezsiniz. Formunuz yüzlerce alanla doluysa ve bunların çoğu belirgin bir kullanıma sahip değilse, kullanıcılarınız formunuzu terk edecek ve su gibi en az dirençli yolu arayacaktır.

Şunu düşünün: forma eklediğiniz her alan için kullanıcıya neden bu bilgiye ihtiyaç duyduğunuzu açıklamanız gerekir. "Sahip olunması gereken" yerine "sahip olunması güzel" alanlarla karşılaşırsanız, bunları elinizde tutmak isteyip istemediğinizi düşünün. Alternatif olarak kendinize şu soruları sorun:

a) Kullanıcının bu bilgiyi sağlaması muhtemel mi?

b) Daha sonraki bir rapor için gerekli midir?

c) Bu veri noktasına yanıt olarak eylem gerçekleştirilecek mi?

Bu sorular size o alanı talebe dahil etmenin ne kadar önemli olduğu konusunda bir fikir verecektir.

D) Talep sahibinin arkadaşı koşullu mantıktır

Bir form kullanıcısı farkında olmasa da, yalnızca gerektiğinde ortaya çıkan, görüş alanından gizlenmiş ek sorular olabilir. Bir form geliştiricisi, alanları göstererek ve gizleyerek formlarının boyutunu ve karmaşıklığını önemli ölçüde azaltabilir. Yanında "(eğer uygulanabilirse)" yazan tüm sorular/alanlar, koşullu mantıkÖnceden doldurulmuş verilere veya geçmiş yanıtlara dayanarak, formun bir sorunun uygun olup olmadığını belirleyebilmesi gerekir.

Örneğin form, "Donanım Talep Formu"nu dolduran kişinin Saha Satış Temsilcisi olduğunu zaten "biliyorsa", tek rol Saha Satış Temsilcileri olduğundan formun "Tablet Seçimi" bölümünün görüntülenmesi gerektiğini de bilir. bu onları isteyebilir. "Tablet Seçimi" seçeneğinin herkese gösterilmesi, BT'nin tablet sahibi olmaması gereken kişilerden tablet istekleri alacağı anlamına gelir.

Aynı şey harcama sınırları için de geçerlidir. Kişinin kendi limitini aşan bir satın alma talebinde bulunmasını istemiyorsanız alanı kişinin bilinen limitine göre koşullu hale getirin. Kısıtlama, seviyelerine, departmanlarına veya tüm çalışanlar için bir veritabanı kaydında saklanan sabit bir rakama göre belirlenebilir.

E) Mobil Uyumlu Hale Getirin

Tüketiciler, geliştirdikleri talep formunun türü ne olursa olsun, telefonlarını veya tabletlerini kullanabilmek istiyor. Aynı durum büyük olasılıkla şirketiniz için de geçerlidir. Harika mobil formlar yalnızca saha servis personeli için değildir; aynı zamanda havaalanından yeni bir işe alınan kişiyi onaylayan İK başkanının veya mesai saatleri dışında kanepede izin isteyen bir yöneticinin görevidir.

Pazarlama Talep Formu Nedir?

Pazarlama talep formları pazarlama departmanının hizmetlerini talep eden kişiyle iletişim kurmasının basit ama etkili bir yoludur. Talebin kime yönelik olduğuna ve projenin niteliğine bağlı olarak çeşitli pazarlama talep formları mevcuttur.

Bu tür görev iletişimi tüm proje kriterlerini, hedeflerini, temalarını ve pazarlama bütçelerini tam olarak tanımlar. Ayrıca talep, kurum içinde çok yönlü iletişimin organizasyonuna ve anlaşılmasına yardımcı olur.

Bir pazarlama ekibi aşağıdaki pazarlama talep formu şablonlarını kullanabilir:

a) Proje talep formu

b) Satış konuşması talep formu

c) Bütçe talep formu

d) Tasarım talep formu

e) Erişim talep formu

Her işletme kendi pazarlama talep formlarını oluşturabilir. Bir sorun ortaya çıktığında, bazı işletmeler çözüm talep formunu kullanırken, bazıları şirkete yeni bir çalışan katıldığında yeni çalışan işe alım talep formunu kullanabilir.

Pazarlama Talep Formunu Kullanmanın Avantajları

Belirli bir görev için tüm ihtiyaçları pazarlama ekibine iletmek için pazarlama talep formları kullanılmalıdır. Sonuç olarak, pazarlama talep formları gelişmiş erişilebilirlik, genel bakış ve görevin daha kesin bir şekilde yürütülmesine yol açan avantajlar sağlar. Aşağıdaki bölümlerde her pazarlama ekibinin bu tür bir çalışma yapısından nasıl kâr elde edebileceğini açıklayacağız.

A) Açık İletişim

Belirli bir görev için tüm ihtiyaçları pazarlama ekibine iletmek için pazarlama talep formları kullanılmalıdır. Sonuç olarak, pazarlama talep formları gelişmiş erişilebilirlik, genel bakış ve görevin daha kesin bir şekilde yürütülmesine yol açan avantajlar sağlar.

B) Zaman Tasarrufu

Zaman, işin her alanında değerlidir ve bu formların kullanılması, özellikle de ekibin yetişmesi gereken bir son teslim tarihi varsa, işleri önemli ölçüde hızlandırabilir.

Ayrıca, eksiksiz bir proje açıklaması ve ilgili tüm ayrıntılar tek bir talep formunda yer aldığından, ileri geri iletişimde tasarruf edilen zaman, pazarlama talep formlarını kullanmanın açık ve olumlu bir faydasıdır.

C) Görevleri yolunda tutmak

 Temel talimatlara ek olarak, bu tür formlar işin yapılması gereken son tarihi belirten bir alan içerebilir. Bu nedenle her projenin tamamlanma tarihleri ​​daha iyi yapılandırılmıştır ve daha erişilebilirdir. Ayrıca, ekip ödevi zamanında bitirmek için gereken iş günü sayısının farkındadır.

D) Yönetim basittir

 Pazarlama talepleri denizinin ortasında faaliyetleri oluşturmak ve önceliklendirmek zor olabilir.

Yöneticileri, işverenleri ve müşterileriyle iletişim kurmak için uzaktan çalışanlar veya dış kaynaklı işletmeler e-postalar ve uygulamalar gibi çeşitli yöntemler kullanabilir. Pazarlama talep formları bu sorun için yararlı bir çözüm olabilir çünkü tüm talepler tek bir yerde toplanır ve ilgili kişiye gönderilir. Artık günlük görevleri önceliklendirmek ve yönetmek çok daha kolay.

E) Tüm bilgileri toplayın

 Hazır pazarlama talebi formu şablonları mevcuttur, ancak çevrimiçi form oluşturucuların yardımıyla, herkesin taleplerini karşılayacak şekilde özelleştirilebilirler.

Bu, her formun, belirli bir istek için gerekli tüm bilgileri toplayacak, sizin seçtiğiniz alanlara sahip olabileceği anlamına gelir.

Pazarlama Talep Formları Örnekleri ve Kullanım Durumları

A) Proje Talep Formu

Proje talep formları, taze ve yenilikçi fikirler üretmek için mükemmel bir kaynaktır. Proje talep formları, çerçeveyi veya tümünü içerir.

Sonuç olarak firmadaki herhangi biri, yeni proje konseptini doğru bir şekilde açıklamak, basılı materyaller sunmak ve yeni kartvizit tasarımının amacını açıklamak için bir pazarlama talep formu kullanabilir.

a) Sahibi- Pazarlama Müdürü.

b) Zorunlu Alan- Proje hedeflerini açıklayan uzun metin/paragraf.

c) En İyi Kullanım Amacı- Uygulanması gereken yeni ve daha büyük kavramların sunulması.

d) Kullanım Durumu- Müşteri hizmetleri, web sitesi içeriğinin, ürünün amacını web sitesi ziyaretçilerine etkili bir şekilde aktarmadığını keşfeder. CS ekibi, pazarlama ekibine bir proje isteği göndererek ekibin metin yoluyla ürün sunumunu iyileştirmenin bir yolunu bulmasını talep edebilir.

B) Bütçe Talep Formu

Bütçe talep formları PPC uzmanı için yararlı olabilir. PPC uzmanı, bu tür pazarlama talep formunu kullanarak yeni bir kampanya için bütçe arayabilir ve yönetici, proje taleplerini, hedef kitleyi ve bütçe onayı için gereken diğer parametreleri açıkça kavrayacaktır.

a) Sahibi- Bütçeyi yöneten pazarlamacı veya finans departmanından biri.

b) Zorunlu Alan- Toplam bütçe sayısı.

c) En İyi Kullanım Amacı- Yeni sosyal medya pazarlama stratejileri için bütçe talebi.

d) Kullanım Durumu- PPC profesyonelleri güçlü bir pazarlama potansiyeli görürlerse belirli bir kampanya için daha fazla fon talep edebilirler.

C) Satış Konuşması Talep Formu

Pek çok pazarlama ekibi, beyin fırtınası veya sunum oturumları sırasında fikirlerini toplar ve ardından yapılan tartışmalara dayanarak günlük işlere karar verir.

Toplantıdan önce ekibin fikirlerini sunabileceği bir pitch istek formu veya yaratıcı form, fikir hazırlamak ve toplamak için iyi bir yol olabilir.

a) Sahibi- İçerik yöneticisi.

b) Zorunlu Alan- Fikirleri açıklamak için uzun metin/paragraf.

c) En İyi Kullanım Amacı- Blog gönderileri ve içerik stratejisi için fikir üretimi.

d) Kullanım Durumu- Bir içerik üreticisi, web sitesinin derecelendirmesini önemli ölçüde etkileyebilecek yeni SEO sıralama trendlerini öğrenir. İçerik üreticisi, bu bilgilerin yanı sıra SEO geliştirme önerilerini de sağlayabilir ve bunları daha sonraki bir toplantıda tartışabilir.

D) Erişim Talep Formu

Ekibiniz çok fazla yönetim, SEO, grafik tasarım veya ? kullanıyor mu? Bazı araçların sınırlı hesap erişimi olabilir ve aynı anda yalnızca bir kullanıcı tarafından kullanılabilir. Öte yandan, birisine hesaplarınıza erişim sağlamak da büyük bir tehlike olabilir. Hesap talep formları, hesaplarınızı kimin ve neyin kullandığını takip etmek için harika bir araçtır.

Örneğimizde yöneticilerin araçlar hakkında bilgi toplayabilmeleri için süre alanları sağlanmıştır.

a) Sahibi- Ofis Yöneticileri.

b) Zorunlu Alan- Yazılım adı veya Yazılım açılır listesi.

c) En İyi Kullanım Amacı- Hesap yönetimi basittir ve dahili araçlar mevcuttur.

d) Kullanım Durumu- Şirketin üyelerinden biri, kritik pazarlama verilerini ve analizlerini içeren bir dosyaya erişim istiyor. Ofis yöneticileri bu formu kullanarak verilere kimlerin, hangi amaçla erişmesi gerektiğini kolayca takip edebilir.

E) Tasarım Talep Formu

Tasarım talep formları, grafik tasarımcıdan belirli bir proje için kesin ve net bir tasarım istemek için mükemmel bir yaklaşımdır.

Yeni bir web sitesi tasarımı istediğinizi varsayalım. Tasarımcının görevi zamanında tamamlayabilmesi için yaratıcı aşamada hangi tasarımların ve kopyaların kullanılması gerektiğini belirtmek için bu formu kullanabilirsiniz. Tasarımcının teklifinizi tasarlamasına yardımcı olmak amacıyla fotoğraf eklemek için dosya yükleme seçeneğini de kullanabilirsiniz.

a) Sahibi- Grafik Tasarımcı veya pazarlama uzmanı.

b) Zorunlu Alan- Resim yükleme seçeneği.

c) En İyi Kullanım Amacı- Yeni pazarlama kampanyaları veya daha büyük yeniden tasarımlar için talepler.

d) Kullanım Durumu- İçeriğin geliştiricisi, belirli bir blog yazısındaki fotoğrafların güncelliğini yitirdiğini ve artık alakalı olmadığını keşfeder ve bu durum Google aramalarındaki sayfa sıralamasına zarar verir. İçerik yazarı, Google'da üst sıralarda yer alan ilgili bir fotoğrafın örneğini sunarak fotoğrafların değiştirilmesini talep etmek için bu formu kullanabilir.

S / A

1. Gelen isteklerimi nasıl organize edebilirim?

Yeni İstekler, İstek Formu'nun önceden seçilmiş durumu altında otomatik olarak Fikir Panonuzda görünür. Yalnızca düzenli kalmak için görmeniz gereken gelen istekleri gösteren, filtrelenmiş bir Fikir Panosu görünümü oluşturun.

2. Birisi Talep Formumu doldurduğunda bildirim alacak mıyım?

Bir Talep Formu oluşturulduğunda, hangi ekip üyelerinin uyarılacağını belirtebilirsiniz (kendi adınızı eklerseniz kendiniz de dahil). Bildirim listesine eklenen tüm kullanıcılar, bildirim seçeneklerinde İstek Formu e-posta uyarılarını etkinleştirdikleri sürece, İstek Formu tamamlandığında bir e-posta alacaktır.) Ayarlar altındaki Hesap sayfası, İstek Formu bildirimlerini yönetmenizi sağlar.

3. Talep formuna hangi bilgileri eklemeliyim?

Talep formunda gerekli olan spesifik bilgiler, yapılan talebin türüne ve talebi alan kuruluşa bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Ancak genellikle aşağıdaki bilgiler yer alır:

a) Talep edenin adı, iletişim bilgileri ve imzası (gerekiyorsa).

b) Talep edilen şeyin amacı ve ayrıntıları dahil olmak üzere talebin açıklaması.

c) Talebin tarihi.

d) İlgili her türlü arka plan bilgisi veya bütçe veya proje planı gibi destekleyici belgeler.

e) Varsa, talebin son tarihi.

f) Gerekiyorsa ilgili taraflardan izin veya onay.

Gerekli tüm bilgileri eklediğinizden emin olmak için, talebi alan kuruluş tarafından sağlanan talimatları veya yönergeleri dikkatlice okumak her zaman en iyisidir. Ayrıca, tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmak için talep formunuzu göndermeden önce tekrar kontrol etmeniz iyi bir fikirdir.

4. İnternet üzerinden talepte bulunabilir miyim yoksa şahsen mi yapılması gerekiyor?

Bir talebin çevrimiçi olarak mı yoksa şahsen mi yapılacağı, talebi alan kuruluşa bağlıdır. Artık pek çok kuruluş, talepte bulunmak için uygun bir seçenek olarak çevrimiçi talep formları sunuyor ve hatta bazıları, taleplerin kendi web siteleri aracılığıyla gönderilmesini bile zorunlu kılıyor. Bu gibi durumlarda genellikle formu doldurabilir, ilgili belgeleri ekleyebilir ve elektronik olarak gönderebilirsiniz.

Öte yandan bazı kuruluşlar, özellikle hassas veya gizli bilgiler için taleplerin şahsen yapılmasını talep edebilir. Bu durumlarda, talep formunu doldurmak ve gerekli destekleyici belgeleri sağlamak için kuruluşu bizzat ziyaret etmeniz gerekebilir.

Talepte bulunmak için tercih edilen yöntemi belirlemek amacıyla kuruluş tarafından sağlanan yönergeleri veya talimatları kontrol etmek her zaman en iyisidir. Emin değilseniz, işlemlerini onaylamak için doğrudan kuruluşla da iletişime geçebilirsiniz.

5. Talep formuma ek belgeler ekleyebilir miyim?

Talep formunuza ek belgeler ekleyip ekleyemeyeceğiniz, talebi alan kuruluşa ve talebi göndermek için kullanılan yönteme bağlıdır.

Çevrimiçi talep formları için, dosyaları yükleyerek veya çevrimiçi belgelere bağlantılar sağlayarak ek belgeleri doğrudan forma ekleyebilirsiniz.

Kağıt üzerinde talep formları için, doldurulmuş forma şahsen gönderdiğinizde bunları da ekleyerek veya kuruluşa postayla göndererek ek belgeleri ayrıca göndermeniz gerekebilir.

Talep formuna ek belgelerin eklenip eklenemeyeceğini ve eklenecekse bunların nasıl gönderilmesi gerektiğini belirlemek için kuruluş tarafından sağlanan yönergeleri veya talimatları dikkatlice okumak her zaman en iyisidir. Emin değilseniz açıklama için doğrudan kuruluşa da ulaşabilirsiniz.

6. Talep formumu gönderdikten sonra ne olur?

Talep formunu gönderdikten sonra ne olacağı, talebi alan kuruluşa ve yapılan talebin türüne bağlıdır.

Tipik olarak, siz bir talep formu gönderdikten sonra kuruluş, talebin onaylanıp onaylanamayacağını ve eğer öyleyse hangi ek bilgi veya belgelere ihtiyaç duyulabileceğini belirlemek için gönderiminizi inceleyecektir. Talebin yerine getirilmesiyle ilgili maliyet veya ücretleri değerlendirmek için talep formunda sağlanan bilgileri de kullanabilirler.

Kuruluş, talep formunuzu inceledikten sonra genellikle size bir yanıt verecektir. Bu, onay, ret veya ek bilgi veya belge talebi şeklinde olabilir. Talep onaylanırsa nasıl ilerleyeceğinize veya talebin ne zaman yerine getirilmesini bekleyebileceğinize ilişkin talimatlar alabilirsiniz.

7. İsteğim reddedilirse ne olur?

Talebiniz reddedilirse kuruluş genellikle karara ilişkin bir açıklama sunacaktır. Talebin niteliğine ve kuruluşun politikalarına bağlı olarak karara itiraz edebilir veya talebi ek bilgilerle yeniden gönderebilirsiniz.

Bazı durumlarda talep formunuzun durumunu kuruluşun web sitesi aracılığıyla veya kuruluşla doğrudan iletişime geçerek çevrimiçi olarak da kontrol edebilirsiniz.

8. Talebimin durumunu nasıl takip edebilirim?

İsteğinizin durumunu takip etmenin en iyi yolu, ilgili kuruluşa ve isteği göndermek için kullanılan yönteme bağlıdır. İşte bazı genel ipuçları:

a) Durumu çevrimiçi olarak kontrol edin: Kuruluşun bir web sitesi varsa, isteğinizin durumunu çevrimiçi olarak kontrol etmenizi sağlayan bir sistemleri olabilir. İsteğiniz hakkında bilgi içerebilecek bir durum izleme aracı, müşteri portalı veya yardım merkezi arayın.

b) Kuruluşla doğrudan iletişime geçin: Talebinizin durumu hakkında bilgi almak için kuruluşa telefon, e-posta veya şahsen ulaşabilirsiniz. Aramayı yaparken talep numaranızı veya referans numaranızı hazır bulundurun.

c) Yanıt bekleyin: Talebin niteliğine bağlı olarak kuruluşun gönderiminizi incelemesi ve işleme koyması biraz zaman alabilir. Sabırlı olun ve bir yanıt bekleyin, ancak makul bir süre geçtikten sonra hiçbir şey duymazsanız bize ulaşmaktan çekinmeyin.

d) Talebi yeniden göndermeyi düşünün: İsteğinizi göndermenizin üzerinden makul olmayan bir süre geçtiyse ve yanıt alamadıysanız, isteğinizi yeniden göndermeyi düşünün. Önceki gönderiminize yanıt almadığınızı açıkladığınızdan ve referans numarasını veya diğer ilgili bilgileri sağladığınızdan emin olun.

Talebinizi yerine getirirken kibar ve profesyonel olmanız önemlidir. Talepte bulunmaktan veya hayal kırıklığınızı ifade etmekten kaçının ve bunun yerine isteğinizin durumu ve yardım etmek için neler yapabileceğiniz hakkında bilgi aramaya odaklanın.

Sonuç

Açık iletişim ve iyi tanımlanmış hedefler, özellikle ürün veya hizmet pazarlamasında görevlerin doğru şekilde yerine getirilmesi için gereklidir. Birçok şirket pazarlama iletişimini, projeleri ve görevleri yönetmek için çeşitli teknolojiler kullanıyor ancak bazıları etkisiz.

İş talepleri, geldikleri anda talep formları kullanılarak yakalanabilir. Ayrıca bu formları, isteklerin gönderilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi ve uygulanmasına yönelik sistematik bir prosedür oluşturmak için de kullanabilirsiniz. Proje ekipleri, talep formlarını kullanarak uçtan uca iş talep sürecinin tamamını başarıyla kontrol edebilir.